Triển khai gửi, nhận văn bản điện tử vừa làm, vừa điều chỉnh và phải quyết tâm

Ngày 25/9/2018, tại Hà Nội,  Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), Bộ TTTT đã tổ chức Hội nghị đẩy mạnh sử dụng chữ ký số (CKS) trong hoạt động ứng dụng CNTT của cơ quan nhà nước (CQNN) và tuyên truyền, phổ biến Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017. Thứ trưởng Bộ TTTT Nguyễn Thành Hưng đã tham dự và phát biểu chỉ đạo Hội nghị.

Hội nghị có các diễn giả đến từ các cơ quan liên quan trực tiếp đến việc triển khai văn bản điện tử như Văn phòng Chính phủ (Cục kiểm soát Thủ tục hành chính - TTHC), Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước), Ban Cơ yếu Chính phủ (Cục Chứng thư số và Bảo mật) và NEAC. Tham dự Hội nghị còn có đại diện các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các Sở TTTT các tỉnh, thành phố phía Bắc.

Thứ trưởng Bộ TTTT Nguyễn Thành Hưng phát biểu

Phát biểu tại Hội nghị, Thứ trưởng Bộ TTTT Nguyễn Thành Hưng cho biết năm 2017, Bộ TTTT đã phối hợp với Bộ Nội vụ (cụ thể là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước), Ban Cơ yếu Chính phủ và các đơn vị liên quan xây dựng và ban hành Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy định về việc sử dụng CKS cho văn bản điện tử trong CQNN. Thông tư 41 quy định cụ thể các nội dung về việc ký số, kiểm tra CKS, lưu trữ thông tin kèm theo văn bản điện tử ký số; quy định về yêu cầu kỹ thuật và chức năng của phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra CKS; các yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ CKS; các yêu cầu đối với cơ quan, đơn vị áp dụng CKS cho văn bản điện tử.

Hiện nay, Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cũng đang hoàn thiện những thủ tục cuối cùng ban hành Thông tư về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư cũng như yêu cầu về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Bên cạnh đó, ngày 12/7/2018, vừa qua, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định cũng quy định một số nội dung rất quan trọng, đó là quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử đã ký số được gửi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Như vậy, theo Thứ trưởng, để chính thức áp dụng thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các CQNN nước theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ từ ngày 01/01/2019 tới đây thì hiện nay hạ tầng pháp lý cơ bản đã đầy đủ.

Tuy nhiên, Thứ trưởng cũng nhận định trong quá trình triển khai thực tiễn công tác gửi, nhận văn bản điện tử của CQNN trong thời gian vừa qua gặp không ít khó khăn. Bên cạnh các khó khăn về thói quen, nhận thức, còn có những khó khăn về quy trình, kỹ thuật… “Đây là những vấn đề trong quá trình thực hiện cần vừa làm, vừa điều chỉnh, vừa quyết tâm”.

Qua thực tiễn triển khai văn bản điện tử như tại Bộ TTTT vừa qua có rất nhiều vấn đề mà chúng ta phải quyết tâm vượt qua. Đầu tiên là thói quen, đây thực sự là vấn đề cần phải giải quyết. Đó là việc tiếp tục song hành hai hệ thống văn bản vừa văn bản giấy, vừa văn bản điện tử, cần phải tiếp tục xử lý trong một thời gian dài mà khó có thể xử lý dứt điểm. Nếu chỉ là văn bản điện tử thì đơn giản, nhưng về TTHC của chúng ta, ở đâu đó vẫn chưa được chuẩn hóa nên dẫn đến gây khó khăn cho triển khai thực tiễn. Các doanh nghiệp viễn thông, nhà mạng, các đơn vị làm phần mềm rất vất vả bởi các hệ thống hành chính rườm rà.

Nhưng một điểm quan trọng được Thứ trưởng cho biết thêm là nhiều địa phương đã triển khai văn bản điện tử, thuận lợi cho triển khai văn bản điện tử trên toàn quốc. Theo đó, các đơn vị phối hợp tốt để hoàn thiện các nội dung liên quan để 01/01/2019 công tác triển khai văn bản điện tử toàn quốc được thuận lợi.

Ông Vũ Tuấn Anh, Cục Kiểm soát TTHC, Văn phòng Chính phủ

Tại Hội nghị, ông Vũ Tuấn Anh, Cục Kiểm soát TTHC, Văn phòng Chính phủ đã trình bày về xây dựng trục liên thông văn bản quốc gia. Theo đó, trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương, kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

Căn cứ pháp lý triên trực liên thông được dựa trên các Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020 và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 21/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Trục liên thông văn bản quốc gia

Mục tiêu của việc xây dựng trục liên thông văn bản quốc gia là xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; Tạo môi trường điện tử để người dân giám sát và đóng góp cho hoạt động của chính quyền các cấp; Cung cấp nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

Một số điểm lưu ý của Thông tư 41

Đại diện cho NEAC, ông Phạm Quốc Hoàn, Phó Giám đốc đã giới thiệu một số nội dung chính của Thông tư số 41/TT-BTTTT quy định sử dụng CKS cho văn bản điện tử trong CQNN. Theo đó, Thông tư được xây dựng nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tạo môi trường pháp lý cho cơ quan, tổ chức áp dụng văn bản điện tử trong hoạt động điều hành và trao đổi văn bản điện tử. Thông tư cũng quy định việc ký số, xác minh tích hợp lệ của CKS trên văn bản điện tử (hay nói cách khác là xác định tính pháp lý của CKS trên văn bản điện tử ký số, và việc lưu trữ thông tin kèm theo văn bản điện tử ký số.

Thông tư này cùng với Thông tư quy định về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, và mới nhất là Quyết định 28/2018/QĐ-TTg sẽ tạo thành bộ văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn đầy đủ cho việc sử dụng văn bản điện tử trong CQNN. Thông tư có 5 chương, bao gồm: Quy định chung; Quy định về ký số, kiểm tra CKS trên văn bản điện tử; Yêu cầu kỹ thuật và chức năng đối với phần mềm; Yêu cầu đối với các tổ chức, cá nhân; Tổ chức thực hiện và Phụ lục danh mục tiêu chuẩn về CKS và định dạng văn bản điện tử ký số.

Vòng đời văn bản điện tử ký số

Đại diện của NEAC cũng đã lưu ý một số điểm của Thông tư, đó là các cơ quan, tổ chức triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành để áp dụng việc gửi, nhận văn bản điện tử cần lưu ý các quy định yêu cầu phần mềm ký số, kiểm tra CKS để đảm bảo tính đồng bộ. Khi lưu trữ văn bản điện tử ký số, cần lưu ý việc lưu trữ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số. Trong quá trình quản lý văn bản điện tử ký số, cần lưu ý việc quản lý các phiên bản phần mềm (đặc biệt liên quan đến CKS) đảm bảo tính tương thích đối với các văn bản điện tử đã lưu trữ (còn hạn lưu trữ).

Đà Nẵng, Quảng Ninh tiết kiệm nhiều tỷ đồng khi xử lý văn bản điện tử

Cũng tại Hội nghị, ông Lê Quang Tùng, Cục Chứng thực số và bảo mật tông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ đã cho biết một thông tin đáng chú ý từ Sở TTTT Đà Nẵng là ước tính việc sử dụng CKS và liên thông văn bản điện tử, các cơ quan hành chính nhà nước của TP. Đà Nẵng đã tiết kiệm khoảng 1,5 tỷ đồng chi phí bưu điện, đăc biệt rút ngắn 850 ngày xử lý văn bản. Cơ quan thẩm quyền của TP. Đà Nẵng đã cấp phát gần 1700 CKS, trong đó, 250 CKS cơ quan, đơn vị (100%), 1450 CKS cá nhân (tỷ lệ cấp phát CKS cá nhân đến nay khoảng 95%). Trong năm 2017, số lượt văn bản được ký số cá nhân, phát hành trung bình đạt 35.647 văn bản.tháng; tỷ lệ văn bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước dưới dạng điện tử đạt 98%.

Bà Lê Ngọc Hân, Giám đốc Sở TTTT Quảng Ninh

Trong khi đó, bà Lê Ngọc Hân, Giám đốc Sở TTTT Quảng Ninh cho biết tỉnh Quảng Ninh là một trong hai tỉnh/thành phố đầu tiên trong cả nước thực hiện liên thông 4 cấp trong trao đổi văn bản điện tử, trên 95% văn bản gửi, nhận của các CQNN tỉnh sử dụng CKS để trao đổi hoàn toàn trên hệ thống chính quyền tỉnh. Tính từ khi triển khai đến tháng 9/2018, tỉnh Quảng Ninh đã trao đổi 4.468.481 văn bản có ký số qua mạng giữa 574 đơn vị (số liệu này được cập nhật ngay trên Cổng thông tin Chính phủ), ngoài ra còn gần 200 đơn vị (bệnh viện, trường học, trung tâm của các Sở, ban, ngành, các hội…) đã triển khai ký số và gửi nhận văn bản điện tử thông qua các hệ thống thông tin khác của tỉnh (hòm thư công vụ, một cửa điện tử…). Hàng năm, ước tính tỉnh Quảng Ninh đã tiết kiệm gần 30 tỷ đồng cho việc in ấn, gửi nhận văn bản.

Tỉnh Quảng Ninh bắt đầu triển khai trao đổi văn bản điện tử sử dụng CKS từ ngày 1/6/2015 cho 100% các loại văn bản (trừ các văn bản mật) trên các hệ thống thông tin của tỉnh. Tính đến nay, tỉnh Quảng Ninh đã được cấp 2.176 CKS tổ chức, 5.144 CKS cá nhân. Hiện nay, một số bệnh viện của tỉnh đã sử dụng CKS trong hồ sơ bệnh án theo mô hình bệnh viên thông minh nhằm số hóa tất cả các hoạt động bệnh viên giúp cho công tác quản lý hồ sơ khám chữa bệnh được liên thông, thuận lợi trong quá trình theo dõi bệnh án cũng như người bệnh được hưởng chất lượng y tế ngày càng tốt hơn. Các trường học trong tỉnh cũng được triển khai ứng dụng CKS để phục vụ quản lý, điều hành ngành giáo dục.