Shuhei Aoyama đã chính thức được làm việc từ xa khoảng một tháng nay, nhằm hạn chế sự lây lan của Covid-19 trong cộng đồng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là anh không phải lên công ty.
Cứ vài lần trong tuần, Aoyama sẽ dành nửa tiếng để di chuyển dọc Tokyo cho một nhiệm vụ nghe có vẻ phù hợp trong thời đại samurai hơn là thời đại công nghệ số: đóng dấu của công ty lên hợp đồng kinh doanh và các giấy tờ hành chính.
Con dấu này, hay còn gọi là “hanko” hoặc “inkan” trong tiếng Nhật, là con dấu có khắc họ tên của người sở hữu, thường được sử dụng để thay thế chữ ký bình thường trong các văn bản tại Nhật. Nó khá phổ biến tại các công sở, bao gồm cả mạng lưới khách sạn nơi Aoyama đang làm việc. Con dấu này đã trở thành một biểu tượng của văn hóa công sở bảo thủ, gây khó khăn cho nhiều người Nhật đang làm việc tại nhà, kể cả khi chính phủ đã nói rằng làm việc từ xa là điều cần thiết để ngăn đại dịch Covid-19 vượt khỏi tầm kiểm soát tại Nhật Bản.
Trong khi thế giới coi Nhật Bản như một vùng đất của tương lai - nơi sản xuất ra các loại robot giống người và bồn cầu thông minh, tại nhiều công sở vẫn duy trì những hình thức làm việc khá “cổ lỗ sĩ”: tài liệu giấy, gửi fax, trao đổi danh thiếp và gặp mặt trực tiếp.
Những văn bản quan trọng không được số hóa; hệ thống máy tính lỗi thời và không thể di chuyển khỏi văn phòng. Các nhà quản lý cấp trung tại những công sở làm việc theo định hướng nhóm ở Nhật Bản thường khá ngại ngần trong việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà. Họ lo lắng rằng nhân viên sẽ bỏ bê công việc và thậm chí là nhậu nhẹt trong lúc làm việc. Trong khi đó, các nhân viên có quyền được lựa chọn làm việc tại nhà thì sợ rằng công việc sẽ bị ảnh hưởng.
Bị buộc phải cân bằng giữa nhu cầu tại văn phòng và rủi ro về sức khỏe, các nhân viên như Aoyama (26 tuổi) cho biết, họ đang mất dần kiên nhẫn với văn hóa làm việc truyền thông của đất nước. “Không phải văn hóa công ty mà văn hóa Nhật Bản mới là thứ gây ra vấn đề”, anh nói.
Tại nhiều quốc gia khác - nơi người lao động cũng phải ở nhà để hạn chế sự lây lan của virus, dân văn phòng đã chuyển sang họp trực tuyến qua Zoom hoặc dùng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, tại Nhật Bản - nền kinh tế lớn thứ ba thế giới, nhu cầu giãn cách xã hội đột ngột đã khiến nhiều công ty không kịp trở tay.
“Nhiều tổ chức dù chưa kịp sẵn sàng hay chuẩn bị gì nhưng vẫn buộc phải làm việc từ xa. Điều này đã tạo ra vô số rắc rối”, Kunihiko Higa - một chuyên gia làm việc từ xa tại Học viện Công nghệ Tokyo - cho biết.
“Nội quy yêu cầu nhân viên phải họp mặt trực tiếp”, ông Higa bổ sung. “Họ nghĩ rằng họ không thể kiểm soát được nếu nhân viên không có mặt”.
Ngay cả chính phủ Nhật Bản cũng là một trở ngại cần vượt qua, dù họ chính là người thúc đẩy mô hình làm việc tại nhà: Các công ty nộp đơn xin trợ cấp làm việc từ xa cho biết, họ phải in ra hơn 100 trang tài liệu và gửi trực tiếp cho chính phủ.
Trước khi đại dịch bùng phát, chính phủ Nhật Bản đã gây sức ép để các công ty và chính quyền địa phương chuyển đổi các chức năng thiết yếu sang nền tảng online. Tại quốc gia thường xuyên bị ảnh hưởng bởi thảm họa tự nhiên như động đất và sóng thần này, nhiều tổ chức từ lâu đã đề cao tầm quan trọng của mô hình làm việc từ xa nhằm đảm bảo các hoạt động kinh doanh và hành chính được diễn ra liên tục.
Trong quá trình chuẩn bị cho Olympic Tokyo - sự kiện nhẽ ra sẽ được tổ chức vào tháng 7 này nhưng đã bị hoãn lại, chính phủ cũng thúc giục các công sở cho phép nhân viên làm việc tại nhà, với hy vọng sẽ giải phóng một phần mạng lưới giao thông công cộng đông đúc để nhường chỗ cho khách du lịch.
Nhiều công ty cam kết sẽ thực hiện điều này. Theo một khảo sát tiến hành vào cuối tháng 2 bởi Hiệp hội Kinh doanh Quốc gia Keidanren, gần 70% thành viên dự định sẽ tiến hành các chính sách làm việc từ xa.
Người lao động di chuyển bên ngoài ga tàu Shinjuku ở Nhật Bản vào tuần trước. (Ảnh: Noriko Hayashi/NYT)
Tuy nhiên, khi Nhật Bản tuyên bố tình trạng khẩn cấp quốc gia và yêu cầu người dân giảm thiểu 70% các tiếp xúc trực tiếp, rất ít công ty có đủ khả năng hoặc sẵn lòng biến kế hoạch thành hành động.
Tình hình có vẻ khả quan hơn tại Tokyo. Một khảo sát tiến hành vào cuối tháng 3 bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp thành phố cho thấy, 26% công ty đã thực hiện mô hình làm việc từ xa. Vào thứ Hai, hai ngày sau khi Thủ tướng Shinzo Abe yêu cầu doanh nghiệp cắt giảm việc đi lại để đáp ứng mục tiêu giãn cách xã hội, số lượng người di chuyển tại Tokyo đã giảm đáng kể.
Thế nhưng, các thành phố khác và khu vực nông thôn lạ không thay đổi nhiều đến vậy. Một nghiên cứu được tiến hành vào cuối tháng 3 bởi Công ty Nghiên cứu và Tư vấn Persol cho thấy, tại Nagoya - thành phố lớn thứ tư và cũng là một trong những nơi có số ca nhiễm Covid-19 nhiều nhất, chỉ có 9% số lao động đang làm việc từ xa.
“Kể cả khi có laptop, bạn cũng không thể mang chúng về nhà. Có rất nhiều vấn đề liên quan tới phần mềm và phần cứng”, Rochelle Kopp - tư vấn viên chuyên về các hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản - cho biết. “Việc không thể làm việc từ xa đang gây trở ngại cho cuộc chiến chống Covid-19 của Nhật Bản.”
Công nhân đang đóng gói các sản phẩm phục vụ cho việc đóng dấu. (Ảnh:Noriko Hayashi/NYT)
Đối với nhiều lao động tại Nhật Bản, họ tin rằng còn tồn tại giải pháp khác ngoài việc lựa chọn giữa công việc hoặc sức khỏe. Trong đó, không vấn đề nào nan giải bằng con dấu hanko truyền thống với màu đỏ đặc trưng.
“Tại sao chúng ta tạo rủi ro cho nhau chỉ vì một thứ nhỏ nhặt như hanko?”, Yoshitaka Hibi - Giáo sư Văn học Nhật Bản tại ĐH Nagoya - viết trên Twitter. Bài đăng này đã thu hút 28.000 lượt thích từ cư dân mạng.
“Đây là cơ hội của chúng ta. Vì Chúa, xin hãy dẹp bỏ phong tục này”, ông bổ sung.
Việc sử dụng con dấu hanko trên các văn bản chính thức đã du nhập từ Trung Quốc sang Nhật Bản cách đây gần 2.000 năm, nhưng phải đến cuối thế kỷ 19 mới trở thành một phần của văn hóa công sở tại “xứ sở mặt trời mọc”.
Ngày nay, nhiều cửa hàng giảm giá tại Nhật Bản vẫn bày bán vô số con dấu bằng mực đen - hay còn gọi là “shachihata”, được khắc những họ phổ biến trong dân số. Các chuỗi cửa hàng điêu khắc và thiết kế dấu vẫn hoạt động rất nhộn nhịp.
Người Nhật Bản thường có ít nhất hai loại con dấu: một loại được đăng ký với chính phủ và sử dụng trong các văn bản hành chính và một loại được sử dụng trong các tình huống ít trang trọng hơn. Mọi người thường giữ một cái ở cửa nhà để sử dụng lúc nhận bưu phẩm hoặc thư từ, một cái khác để ở cơ quan và cái thứ ba thì cất cẩn thận trong nhà để dùng cho các giao dịch ngân hàng.
Các tổ chức cũng có con dấu cá nhân riêng của mình, thường được khóa lại và chỉ sử dụng trong các văn bản quan trọng như hợp đồng.
Dấu shachihata dùng để đóng lên giấy tờ liên quan đến bưu phẩm, thư từ.
Tại các văn phòng truyền thống, khi văn bản được truyền tay nhau từ bàn nọ sang bàn kia, các nhân viên có liên quan đến văn bản đều phải đóng dấu của mình lên đó để chứng minh rằng họ có đọc qua và công nhận nội dung bên trong.
Ngay cả những công ty công nghệ hàng đầu tại Nhật Bản cũng không thể tránh được thói quen này. Line - cha đẻ của ứng dụng chat phổ biến nhất quốc gia này - đã cho dẹp bỏ việc sử dụng hanko tại văn phòng, bằng cách thiết kế một ứng dụng cho phép người dùng đóng dấu kỹ thuật số.
Tuy nhiên, theo người phát ngôn Satsuki Motojima, nhân viên của họ vẫn thỉnh thoảng phải đến nơi làm việc để đóng dấu những giấy tờ quan trọng liên quan đến chính phủ hoặc các công ty khác.
Takao Tokui - Chủ tịch Hiệp hội Công nghiệp Đóng dấu toàn Nhật Bản - lập luận rằng hanko là một phần quan trọng trong “cơ sở vật chất xã hội” của đất nước, là một phần thiết yếu đối với những người không giỏi công nghệ, chẳng hạn như người già hoặc dân cư vùng nông thôn.
Tuy nhiên, theo Giáo sư Hibi, mọi chuyện sẽ sớm thay đổi. Ngay sau khi ông đăng bài viết phàn nàn về con dấu hanko, ĐH Nagoya đã thông báo rằng sinh viên không cần phải xin dấu hanko từ các thầy cô để điểm danh.
“Hóa ra tất cả những gì cần làm là có người dám đứng lên nói”, ông cho biết.
(Theo NYT)
.png "Tại sao bộ phận CNTT cần nâng cấp trải nghiệm nhân viên số?")
