Ứng dụng CKS và hợp đồng điện tử trong hợp đồng lao động

Từ đầu năm 2021, Bộ Luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành với nhiều điểm thay đổi mang tính tiến bộ hơn về HĐLĐ để bảo đảm tốt hơn quyền, lợi ích chính đáng của người lao động và người sử dụng lao động. Trong đó, điều 14 Bộ Luật Lao động 2019 quy định "HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản".

Trong khi đó, quy định tại Khoản 1, Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023 nêu rõ: “Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng”.

Tuy nhiên, theo Luật Giao dịch điện tử, khi DN hoặc cá nhân thực hiện giao kết hợp đồng điện tử để hợp đồng có giá trị pháp lý bắt buộc phải sử dụng CKS. Trường hợp các hợp đồng điện tử không sử dụng CKS sẽ không đảm bảo tính pháp lý và dễ xảy ra tranh chấp.

Trong thời điểm hiện nay, khi công nghệ phát triển làm thay đổi phương thức vận hành và làm việc của đa số DN, hợp đồng điện tử và CKS ngày càng được các DN đặc biệt quan tâm. Hợp đồng lao động điện tử đã giải quyết nhiều bài toán trọng điểm cho DN và thúc đẩy ứng dụng CKS cá nhân rộng rãi.

Cụ thể, việc ứng dụng hợp đồng điện tử và CKS đã mang đến nhiều lợi ích như: Ký hợp đồng nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi; Tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đơn vị sử dụng hợp đồng giấy; Tiết kiệm chi phí, thời gian giao kết; Mở rộng hợp tác quốc tế, bắt nhịp công nghệ với thế giới; Đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ; Tránh các rủi ro về chủ thể ký hợp đồng, giả mạo chữ ký.

Hiện trạng của việc giao kết HĐLĐ điện tử

Theo số liệu của Tổng cục thống kê tính đến tháng 9/2023 cả nước có tổng số 51,2 triệu người trong độ tuổi lao động, tăng 776.000 người so với cùng kỳ 2022. Cùng với việc việc phát triển của Internet người lao động và DN không chỉ gói gọn ở quy mô làm việc tại 1 nhà máy, 1 tòa nhà văn phòng mà có thể có mặt ở khắp cả nước (Grab, Bee, Freelancer…) dẫn đến nhu cầu của DN và các nhà tuyển dụng trong việc tăng cường sử dụng các phương tiện điện tử trong việc ký kết HĐLĐ để có thể: Tuyển dụng nhanh chóng, giảm gánh nặng hành chính, quản lý từ xa và hiệu quả tài liệu nhân sự, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường…

Tuy nhiên, một cuộc khảo sát và nghiên cứu của Cục Việc làm (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) cho thấy mức độ ứng dụng giao kết HĐLĐ điện tử tại các DN vẫn đang mới bắt đầu có xu hướng phát triển từ năm 2021 và chủ yếu mới được áp dụng tại các DN về công nghệ trong khi đó nhu cầu quản lý và số lượng lớn lao động hiện tập trung nhiều ở các ngành nghề khác: dệt may, chế biến,…

Quy trình giao kết HĐLĐ điện tử vẫn đang được triển khai dưới dạng mô phỏng lại quy trình giấy của DN, việc thương thảo chủ yếu được thực hiện bên ngoài quá trình giao kết hợp đồng điện tử, chỉ khi đã thống nhất thì các bên mới sử dụng HĐĐT như một công cụ ký kết.

Ứng dụng ký kết HĐLĐ điện tử tạo đột phá cho DN

Hiện nay, tuy số lượng sử dụng hình thức ký kết HĐLĐ điện tử còn khiêm tốn nhưng hiệu quả mang lại đã được nhiều DN thừa nhận. Việc sử dụng HĐLĐ điện tử giúp DN rút ngắn thời gian, tối giản quy trình tiếp nhận nhân sự mới, tăng cường minh bạch trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng, bảo đảm quyền lợi cho cả DN và người lao động. Người lao động sẽ được trải nghiệm hội nhập số với sự đơn giản, tiện lợi; trong khi đó, DN có thể tối ưu nguồn lực nhân sự, lưu trữ so với khi sử dụng HĐLĐ giấy.

Mặt khác, theo các chuyên gia lao động, HĐLĐ điện tử khi triển khai rộng rãi có thể giúp liên thông dữ liệu giữa người lao động với các cơ quan quản lý nhà nước, tạo cơ sở dữ liệu để chia sẻ và tra cứu thông tin người lao động, phục vụ đối chiếu xác minh cho các cơ quan thuế, BHXH, ngân hàng... Qua đó, giải pháp này giúp các cơ quan nhà nước thống kê, đưa ra những chính sách phù hợp, mang lại lợi ích kịp thời cho người lao động.

Một số khó khăn, thách thức khi triển khai

Do đa số DN Việt Nam hiện nay có quy mô nhỏ và siêu nhỏ nên việc áp dụng HĐLĐ điện tử sẽ là thách thức lớn với họ khi phải đầu tư cả về nguồn lực lẫn tài chính để xây dựng, vận hành hệ thống. Do đó, các DN cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng để đồng hành trên con đường chuyển đổi, tiết kiệm nguồn lực, thời gian, công sức và tiền bạc.

Bên cạnh đó việc triển khai HĐLĐ điện tử cũng còn vướng mắc do chưa có sự liên thông dữ liệu giữa các đơn vị như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Cục Thuế, Bảo hiểm xã hội và ngành Y tế. Hợp đồng điện tử chưa có đủ tính pháp lý do cơ sở dữ liệu chưa có, quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử chưa rõ, chưa được luật xác định rõ (vì từ 1/7/2024 Luật Giao dịch điện tử mới có hiệu lực) nên cũng gặp trở ngại...