Văn phòng không sử dụng giấy tờ - xu hướng mới trong thời đại internet

Ý tưởng có thể truy cập vào các ghi chú hoặc thông tin cần thiết ở bất cứ nơi nào bạn đang làm là có thể thực hiện được thông qua đám mây, nhưng khái niệm về điều này thực sự có trước mô hình tiêu thụ dữ liệu mà bây giờ chúng tôi chấp nhận là chuẩn mực.

Trước khi đám mây trở thành chủ đạo, mọi người đã nói về một thế giới mà trong đó chúng tôi sử dụng ít giấy hơn. Điều này đã khơi dậy mối quan tâm của những người quan tâm đến chất thải và môi trường nhưng cũng khiến những người có ý thức chi tiêu tiền cũng hạnh phúc - sau tất cả, mọi thứ được in đều có chi phí môi trường và tiền tệ.

Nơi tuyệt vời nhất của doanh nghiệp được mệnh danh là văn phòng không cần giấy tờ, hoặc kỹ thuật số. Nhưng nó vẫn còn mang nhiều tính tiểu thuyết kinh doanh hơn là sự thật?

Mặc dù điều đó có vẻ không nhiều, nhưng con số trở nên nghiêm trọng hơn nhiều khi bạn tính đến số lượng nhân viên ở Vương quốc Anh và ước tính khoảng 6.800 trong số 10.000 tờ giấy trên mỗi người đang đơn giản là sự lãng phí hơn là cần thiết.

Từ quan điểm tài chính, việc sử dụng tài nguyên và giảm lãng phí tốt hơn sẽ chỉ đem lại những điều tốt đẹp cho các khoản chi phí của bạn. Cho dù điều đó được chuyển thành tiền tiết kiệm thuần túy hay chỉ cho phép một tổ chức chuyển hướng thêm tài nguyên để tăng giá trị ở nơi khác, nó có thể mang lại lợi ích thực sự.

Mặc dù có những rủi ro nhưng dữ liệu số luôn làm tăng mối quan tâm về bảo mật và liệu thông tin có tồn tại về mặt vật lý hay kỹ thuật số hay không, sự ra đời của GDPR có nghĩa là các doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ hơn đối với tất cả nội dung có chứa dữ liệu có thể nhận dạng.

Làm thế nào để tiến tới không tiêu thụ giấy

Có những điều thông minh mà các công ty có thể làm trong nhiệm vụ của họ để trở thành một văn phòng làm việc không cần giấy in. Chúng bao gồm các chiến thuật thông thường như giáo dục tốt hơn nhân viên hoặc sử dụng máy in thông minh được cấp cho nhân viên về chi phí mỗi khi họ in một cái gì đó hoặc chỉ có thể được truy cập với một thẻ ID.

Khuyến khích nhân viên chỉ in khi cần thiết và làm như vậy trên cả hai mặt của trang cũng là một cách để giảm lãng phí.

Nếu nhân viên nghĩ rằng đó hoàn toàn là một biện pháp cắt giảm chi phí, họ có thể không đồng tình thực hiện. Tuy nhiên, nếu họ hiểu rằng những chi phí đó có thể giúp đảm bảo sức khỏe của doanh nghiệp - hoặc môi trường - hoặc được tái đầu tư ở nơi khác trong công ty, nó đột nhiên có ý nghĩa hơn nhiều.

“Thay vì đặt mục tiêu dựa trên việc giảm chi phí hoặc tăng lợi nhuận, hãy tìm hiểu lý do tại sao nhân viên muốn giảm giấy trong văn phòng và đặt ra các sáng kiến có thể thực hiện được vì những lý do này. Dựa trên những lợi ích sẽ được thực hiện bởi các nhân viên, đặt mục tiêu xoay quanh những gì nhân viên tìm thấy có giá trị”, Nektar nói trong hướng dẫn về việc giảm tiêu thụ giấy trong văn phòng.

“Nếu mục tiêu và tiêu chí được xác định rõ ràng và thu hút nhân viên, thì một khi những mục tiêu này đã đạt được, các biện pháp như giảm chi phí sẽ phải tuân theo”.

Nektar đi thêm một bước nữa trong lời khuyên của mình, cho thấy nhân viên không nên chỉ được tư vấn, mà còn cần phải được yêu cầu dẫn đầu thay đổi, ông bổ sung: "Đây là một bước mà chúng tôi không thể không nhấn mạnh. Khi quản lý cố gắng thay đổi nơi làm việc mà không có bất kỳ đầu vào nào từ nhân viên thì kết quả thường không phải là những gì họ được mong đợi, hãy cho phép nhân viên có tiếng nói, điều này sẽ khiến họ có nhiều khả năng không chỉ chấp hành, mà còn dẫn dắt sự thay đổi tại nơi làm việc.’

“Nhân viên xử lý công việc hàng ngày cần nhiều giấy có thể đã có ý tưởng về nơi mà có thể dư thừa hoặc nơi sử dụng giấy có thể được giảm bớt hoặc loại bỏ, do đó, khai thác vào kiến thức này là rất quan trọng.”

WWF cũng cung cấp năm mẹo chính để giảm mức tiêu thụ giấy tại nơi làm việc:

1. Suy nghĩ trước khi bạn in
2. Sử dụng cả hai mặt của giấy in
3. Tránh in email hoặc quá nhiều bản sao
4. Sử dụng công nghệ để trợ giúp, chẳng hạn như máy quét hoặc email
5. Tái chế những gì bạn sử dụng và yêu cầu sử dụng giấy tái chế

Nếu những lời khuyên này được thực hiện theo, WWF tin rằng hầu hết các doanh nghiệp có thể giảm mức tiêu thụ giấy của họ ít nhất 20%.

“Một văn phòng không cần giấy tờ là một mục tiêu thông minh và thận trọng cho các doanh nghiệp, nhưng đó cũng là một mục tiêu cao cả”, Heinan Landa viết trong một bài báo đăng trên tạp chí Biz Journals về chủ đề này.

Ông nói thêm. “Tương tự như thế hệ cũ không sẵn sàng từ bỏ chiếc BlackBerry của họ hay chiếc Rolodex của họ, những người trong lực lượng lao động ngày nay chưa sẵn sàng từ bỏ giấy tờ.”

Vì vậy, rõ ràng là mặc dù có thể giảm đáng kể mức tiêu thụ giấy, nhưng giấc mơ của một văn phòng hoàn toàn không cần giấy tờ có thể phải cần thêm thời gian. Ít nhất là trong thời điểm này.