Xây dựng các Hệ thống Thông tin, cần làm rõ những khái niệm cơ bản (P1)

Chúng ta đang thấy thuật ngữ HTTT (Hệ Thống Thông Tin) xuất hiện ngập ngừng trong một số chủ trương, quyết định về ứng dụng CNTT. Đã có vài HTTT của một số ngành được triển khai khá tốt dù rằng thường chưa được gọi đúng tên là các HTTT. Mặt khác, ta thấy khá nhiều các TTTT (Trung Tâm Thông Tin) đủ loại. Ở các HTTT và các TTTT thì có không ít các CSDL (Cơ Sở Dữ Liệu).

Những khái niệm: CSDL, HTTT TTTT mà nhiều người cho rằng đã rất phổ biến và dễ hiểu thực ra là rất sâu sắc trong triển khai ứng dụng CNTT. Việc làm rõ những khái niệm này sẽ góp phần làm cho ứng dụng CNTT có hiệu quả hon, tránh bớt những ngộ nhận và đầu tư lãng phí.

Từ nhiều năm nay, những cơ quan tham mưu về khoa học công nghệ (KHCN) nói chung hoặc về CNTT nói riêng đã trình lên các cấp lãnh đạo nhiều kế hoạch xây dựng các CSDL hoặc các HTTT hoặc các TTTT. Các khoản đầu tư không nhỏ bắt đầu từ giữa những năm 1990 của Ban Chỉ đạo Chương trình Quốc gia về CNTT cho một loạt các CSDL Quốc gia (mà sau đó và cho đến nay vẫn được bàn thảo và đầu tư ít nhiều qua nhiều thế hệ, nhiều tổ chức!), hoặc nhiều chủ trương và đầu tư cho những TTTT KHCN, TTTT Kinh tế của nhiều ngành, nhiều cấp, hoặc gần đây là một Quyết định của lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) triển khai hàng chục các HTTT chuyên ngành, trong đó có Hệ thống Thông tin kinh tế (HT TTKT) được xem xét như một nghiên cứu tình huống (Case Study) trong bài báo này.
Vậy thì, các CSDL (quốc gia hoặc ngành, hoặc địa phương), các TTTT đủ loại và các HTTT đa dạng đó có phải là một, hay chúng khác nhau và nếu khác nhau thì khác nhau thế nào? Cái nào xây dựng dễ hơn, cái nào khó hơn? v.v..

Để hiểu sâu sắc các khái niệm CSDL, HTTT, TTTT thì chúng ta phải học và nghiên cứu nghiêm túc. Trong phạm vi một bài báo ngắn, chúng ta chỉ có thể xem xét một cách khái quát về những đối tượng này.

I.HAI NHÓM CSDL VỚI HAI MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG KHÁC NHAU

CSDL là một tập hợp (nói chung là lớn) các dữ liệu về một vấn đề nào đó. Thường người ta hay nói là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, nhưng điều đó đến nay đã không thật quan trọng nhờ những tiến bộ công nghệ của CNTT. Có thể tạm chia các CSDL thành hai nhóm lớn, với hai mục đích sử dụng khác nhau.

-Nhóm một là nhóm các CSDL phục vụ cho mục tiêu tham khảo. Còn tham khảo để làm gì thì tùy người, có thể để học tập, để nghiên cứu, để ra một chủ trương nào đó,. Chẳng hạn, CSDL "Điều tra dân số". Đây là một CSDL rất lớn, thực hiện công phu và tốn kém. Một thí dụ khác là CSDL "Sáng chế đăng ký tại Việt Nam từ 2001 - 2010". Có thể kể ra rất nhiều CSDL nhóm này của nhiều quốc gia, nhiều ngành, nhiều địa phương, thậm chí của một cá nhân.

-Nhóm hai là nhóm các CSDL phục vụ cho việc Quản Lý và Điều Hành (QLĐH) một hoạt động nào đó của một tổ chức nào đó. Mục đích sử dụng các CSDL này là để hỗ trợ ra quyết định. Thường các CSDL nhóm này tồn tại trong các doanh nghiệp. Những tập đoàn lớn như IBM, Intel,. đều xây dựng rất nhiều CSDL nhóm này ở nhiều cấp QLĐH, bên cạnh các CSDL nhóm một nhằm phục vụ tham khảo, nghiên cứu.

Tóm lại, chúng ta có nhóm CSDL phục vụ tham khảo (tạm viết tắt là CSDL TK) và nhóm CSDL phục vụ ra quyết định (tạm viết tắt là CSDL QĐ). Dĩ nhiên, các CSDL QĐ luôn có giá trị tham khảo cao. Chẳng hạn, xét một CSDL QĐ của doanh nghiệp về các chứng từ tài chính "thu và chi". Một khi tổ chức tốt CSDL này, đảm bảo luôn có đầy đủ, chính xác, kịp thời và lưu trữ bền bỉ các chứng từ thu, chi thì có thể nghiên cứu rất tốt về chiến lược phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, chiều ngược lại thì ít hơn, tức các CSDL TK ít có giá trị phục vụ QLĐH, ít có giá trị phục vụ ra quyết định, trừ những quyết sách có tính chất chiến lược.

Trong nhiều đề xuất xây dựng các CSDL người ta nhầm lẫn, không phân biệt được hai nhóm CSDL này.

Các CSDL TK thì thường được kiến tạo và cập nhật theo đợt, có tính chất định kỳ (Periodically), mang dáng dấp của các đợt điều tra, thu gom dữ liệu. Chu kỳ cập nhật thường khá dài, có thể là tuần, tháng, năm hoặc nhiều năm mới cập nhật một lần. Nói chung, không có những ứng dụng công nghệ chuyên sâu để thu gom thông tin, dựng nên các CSDL TK và khai thác chúng.

Các CSDL QĐ thì phải được kiến tạo theo "thời gian thực" (Real Time), với nhiều công nghệ ngày càng phát triển và hoàn thiện, đặc biệt từ khi có Internet phục vụ việc thu gom, xây dựng và khai thác các CSDL này. Chính tính chất Real Time đòi hỏi các công nghệ cả cứng và mềm ngày càng tinh vi.

Như vậy, hai loại cơ sở dữ liệu chính là: CSDL TK (còn được ký hiệu là CSDL PR, từ chữ Periodically) và CSDL QĐ (còn được ký hiệu là CSDL RT, từ chữ Real Time) cùng là các tập hợp dữ liệu, nhưng mục đích sử dụng rất khác nhau, đặc biệt là công nghệ thu gom, tổ chức và khai thác chúng thì rất khác nhau, dù rằng cùng là các công nghệ trong lĩnh vực CNTT.

Tiếc rằng, cho đến nay, những đề xuất xây dựng CSDL đã không phân biệt được CSDL nhóm nào. Nhiều CSDL mà người ta có thể nói đến như CSDL "dân cư" mà nếu được triển khai sẽ tiêu tốn hàng ngàn tỷ mà phần tốn kém chính là yêu cầu Real Time của CSDL, tức chi cho chữ QĐ, trong khi nếu là CSDL "dân số", được xây dựng khoảng 10 năm 1 lần thì là loại CSDL TK hay CSDL PR thì không tốn kém đến vậy và ít nguy cơ thất bại.

Các CSDL luôn là trái tim của các TTTT và các HTTT. Thông thường, các TTTT sở hữu rất nhiều CSDL PR, còn các HTTT thì nhất thiết phải có các CSDL RT. Đây có thể tạm xem là một đặc trưng có tính nguyên tắc về sự khác biệt của một HTTT với một TTTT. Để nhanh chóng tiếp cận những vấn đề này, chúng ta sẽ xem xét việc xây dựng Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế (HT TTKT) tại TP HCM như một "Nghiên cứu tình huông - Case study" điển hình;

Theo chủ trương của UBND TP HCM thì công việc này được giao cho Viện Nghiên Cứu - Phát Triển TP HCM. Viện đã tổ chức một hội thảo bàn về việc triển khai xây dựng HT TTKT TP HCM nhằm triển khai thực hiện phần nội dung về HT TTKT trong quyết định QĐ 5852/QĐ-UBND của UBND TP HCM. Tại hội thảo này, điều dễ nhận thấy là mọi người hiểu về khái niệm HTTT còn rất khác nhau.

II.CASE STUDY: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ TP HCM

Chủ trương xây dựng HT TTKT TP HCM là chủ trương đúng đắn. Theo chúng tôi thì cần và có thể triển khai sớm hơn. Tuy nhiên, việc kiến tạo và duy trì bền vững HT TTKT cho thành phố là vấn đề khá phức tạp, kinh nghiệm thành công thực sự của các hệ thống tương tự chưa có ở Việt Nam. Qua nhiều năm theo dõi những thử nghiệm xây dựng những HTTT lớn mà chúng tôi có cơ hội tiếp cận, thì thấy rằng nói chung các thử nghiệm này đều không thành công. Đáng tiếc là sau khi sự việc đóng lại thì người ta chưa bao giờ đánh giá để rút kinh nghiệm một cách sâu sắc. Vì vậy, việc thảo luận về những HTTT lớn như HT TTKT TP HCM và thái độ thận trọng khi triển khai là rất đáng trân trọng.

Một suy nghĩ toàn diện cần làm rõ ít nhất 5 vấn đề cơ bản sau đây:

1.Hình dung về cấu trúc cơ bản của HT TTKT TP. HCM.

2.Các bước kiến tạo HT TTKT TP. HCM.

3.Vấn đề duy trì bền vững HT TTKT TP. HCM.

4.Tổ chức khai thác HT TTKT TP. HCM khi nó được hình thành và phát triển.

5.Một số việc quan trọng cần làm để có thể sớm có HT TTKT TP. HCM.

Trong giới hạn nội dung bài báo, sẽ trình bày vấn đề thứ nhất, tức việc "Hình dung về cấu trúc cơ bản của HT TTKT TP HCM". Có lẽ ai cũng công nhận rằng, nếu không vẽ ra thật rõ cái chúng ta muốn xây dựng thì không thể xây nên nó nghiêm túc. Có thể có người cho rằng khái niệm HT TTKT đã rõ từ lâu rồi, có gì đâu cần bàn thêm. Kinh nghiệm nhiều năm trực tiếp tổ chức và theo dõi việc tổ chức một số HTTT cho chúng tôi thấy, nói chung các HTTT được hiểu rất sơ sài, thậm chí sai lạc, ngộ nhận, khi người ta đầu tư xây dựng chúng và đó là nguyên nhân cơ bản số một dẫn đến kết quả như đã đề cập ở trên, tức gần như mọi HTTT lớn ở nước ta đều không đến đích. Còn những cái đang tồn tại ở dạng này, dạng khác và được gọi là HTTT thì thực sự không phải là các HTTT. Vì vậy, sẽ là không thừa khi chúng ta bàn về cấu trúc cơ bản của HT TTKT TP HCM, nói cách khác là định nghĩa HT TTKT TP HCM một cách cụ thể.

Để có thể định nghĩa HT TTKT TP HCM, chúng ta sẽ xem xét 4 vấn đề sau:

1.Nguyên tắc quan trọng hàng đầu cần có khi xây dựng HT TTKT TP HCM.

2.Sự khác biệt giữa một HTTT (hỗ trợ quản lý - điều hành) và một Trung Tâm Thông Tin (phục vụ cộng đồng).

3.Cấu trúc chung của các HTTT.

4.Cấu trúc của HT TTKT TP HCM, nội dung TTKT và công nghệ cơ bản nên sử dụng để tạo lập, duy trì bền vững HT TTKT TP HCM.

1.Nguyên tắc quan trọng hàng đâu cần có khi xây dựng HT TTKT TP HCM

Thông thường, khi nói đến một HTTT thì người ta hình dung đó là một thực thể được xây nên nhằm hỗ trợ việc quản lý và điều hành hoạt động nào đó của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là một doanh nghiệp, một cơ quan (một bộ, một vụ, một phòng, một tờ báo,...), một địa phương (một xã, một quận, một tỉnh hay một thành phố như TP HCM), thậm chí một quốc gia hay một tổ chức đa quốc gia (chẳng hạn Liên Hợp Quốc). Thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức là điều hiển nhiên và tất yếu khi tổ chức đó còn hoạt động. Tuy nhiên, người ta chỉ nói đến HTTT của tổ chức khi tổ chức đó sử dụng các công cụ CNTT (máy tính, mạng máy tính, Internet,.) để quản lý, khai thác các thông tin vốn có của tổ chức, tạo nên sức mạnh mới trong hoạt động của tổ chức; sức mạnh mà nếu không có các HTTT này thì tổ chức đó không thể có được. Các HTTT khi được tổ chức tốt sẽ là linh hồn của tổ chức.

Tuy nhiên, theo chúng tôi hiểu thì HT TTKT mà chúng ta nghiên cứu ở đây không phải là HTTT được tạo lập nhằm hỗ trợ việc quản lý và điều hành hoạt động của Viện Nghiên cứu Phát triển TP HCM, cơ quan được giao trách nhiệm xây dựng và quản lý HTTT này. Viện Nghiên cứu Phát triển (NCPT) có thể đã có HTTT hỗ trợ quản lý - điều hành hoạt động của Viện. Nhưng đó không phải là HT TTKT mà chúng ta nói đến trong nghiên cứu tình huống này.

Vậy thì HT TTKT này thiết lập nhằm hỗ trợ ai và nhằm quản lý và điều hành cái gì?

HT TTKT chỉ có thể được thiết lập, vận hành và duy trì bền vững khi trả lời rõ ràng 2 ý hỏi vừa nêu. Chúng ta tạm trả lời hai ý hỏi nêu trên như sau:

HT TTKT sẽ được thiết lập, vận hành và duy trì nhằm hỗ trợ UBND TP HCM (và các tổ chức liên quan) để quản lý - điều hành các hoạt động kinh tế TP HCM.

Như vậy, Viện NCPT TP HCM đóng vai trò gì? Đó là cơ quan CIO của HT TTKT. Để thực thi được trách nhiệm này, Viện phải được sự ủy nhiệm thay mặt lãnh đạo UBND quản lý toàn bộ các thông tin kinh tế (sẽ có chọn lọc để đưa vào HT TTKT). Đây là nguyên tắc quan trọng hàng đầu và cũng có thể sẽ là khó khăn đầu tiên và lớn nhất gặp phải khi thực thi triển khai HT TTKT TP HCM. Khi xây dựng một HTTT hỗ trợ QL - ĐH một lĩnh vực hoạt động của một tổ chức, thì CIO phải toàn quyền với mọi thông đến lĩnh vực này) phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức. Tất cả các bộ phận trong tổ chức phải tuân thủ các quy định về phát sinh, thu thập, chuyển giao, quản lý thông tin trong bộ phận mình theo quy định của CIO. Không có điều kiện này thì không bao giờ có được HTTT nghiêm túc. Với một doanh nghiệp thì về thứ bậc, CIO thường là người đứng ngay sau CEO, tiếp đến sẽ là các CFO (Giám Đốc Tài Chính), CTO (Giám Đốc Công Nghệ),. Tình trạng hiện nay ở Việt Nam là hiểu về vai trò CIO (hoặc cơ quan CIO) còn rất nhiều nhầm lẫn và CIO thường còn ở thang bậc thấp trong hệ thống tổ chức. Đây cũng là một trong những lý do cơ bản dẫn đến sự sụp đổ của hầu hết các HTTT, đặc biệc các HTTT lớn như HT TTKT ta đang bàn.

2.sự khác biệt giữa một HTTT (hỗ trợ quản lý - điều hành) và một TTTT (phục vụ cộng đồng)

Những người không chuyên về các HTTT rất dễ lầm lẫn giữa 2 thực thể: một HTTT hỗ trợ quản lý -điều hành và một TTTT phục vụ cộng đồng. Đó là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau về khung pháp lý, về mục tiêu, về nhiệm vụ, về nguồn lực thông tin, về phương pháp xây dựng, về những công nghệ cụ thể cần sử dụng (dù rằng nói chung đều là các công nghệ của ngành CNTT), về trình độ chuyên môn cần có của đội ngũ nhân lực,. Một TTTT phục vụ chung có thể có lượng thông tin rất lớn thuộc pham vi nào đó (chẳng hạn thông tin về kinh tế, thông tin về khoa học & công nghệ, thông tin về y tế, v.v..), nhưng có thể chấp nhận sự thiếu hụt, chậm trễ và nét cơ bản là không có những thủ tục hành chính khắt khe quy định việc phát sinh thông tin, thu gom thông tin khi chúng phát sinh và khai thác những thông tin đó. Thông tin của TTTT thường phục vụ cho các yêu cầu tham khảo, nghiên cứu, học tập. Trong khi đó, một HTTT hỗ trợ QL - ĐH mảng hoạt động nào đó của một tổ chức thì luôn phải đảm bảo thông tin đủ, đúng và kịp thời, mang tính pháp quy về các hoạt động đang diễn ra, có những thủ tục hành chính khắt khe quy định việc phát sinh thông tin, thu gom thông tin và khai thác thông tin. Thông tin của các HTTT nhằm phục vụ quản lý - điều hành, hỗ trợ ra quyết định.

Như trên đã nói, hạt nhân của các TTTT phục vụ cộng đồng thường là các CSDL TK, tức các CSDL PR (Periodically) còn các HTTT nhất thiết phải chứa các CSDL RT (Thời Gian Thực - Real Time), tức các CSDL -QĐ.

Như vậy, rõ ràng không thể đồng nhất 2 thực thể này, dù rằng trong một số điều kiện nhất định thì cơ quan quản lý các HTTT có thể trích một số thông tin để phục vụ chung và ngược lại, một TTTT phục vụ công cộng có thể được giao nhiệm vụ quản lý và vận hành một HTTT (vai trò cơ quan CIO cho một tổ chức nào đó), nhưng đó phải là một nhiệm vụ riêng, do một phòng, một ban hay một nhóm đặc trách, với những ủy quyền và thủ tục hành chính nghiêm ngặt về thông tin. Ở đây, chúng ta đang xem xét về các HTTT mà cụ thể là HT TTKT chứ không xem xét một TTTT KT phục vụ cộng đồng.

3.Cấu trúc chung của các HTTT

Mọi HTTT đều có 3 tầng chủ yếu như Hình 1.

Trong cấu trúc 3 tầng của HTTT thì tầng 1 là tầng rất quan trọng, định hình hầu như toàn bộ HTTT. Tầng này của HT TTKT TP HCM về nguyên tắc bao gồm mọi đối tượng tham gia vào các hoạt động kinh tế tại TP HCM (và có thể cả những đối tượng tham gia vào các hoạt động kinh tế của TP HCM nhưng hoạt động ngoài TP HCM). Nói đến hoạt động kinh tế thì có thể trên 50% dân cư TP HCM đang tham gia các hoạt động kinh tế khác nhau, trong hàng trăm ngàn tổ chức các loại. Tuy nhiên, không thể xây dựng một HT TTKT bao gồm toàn bộ các thực thể này. Chúng ta sẽ phải giới hạn xem xét một số hoạt động kinh tế nào đó và do đó sẽ giới hạn các đối tượng mà hệ thống sẽ bao trùm. Trong QĐ 5852/QĐ-UBND về vấn đề xây dựng các HTTT chuyên ngành đã giới hạn 3 nhóm hoạt động kinh tế:

-Nhóm hoạt động của doanh nghiệp.

-Nhóm hoạt động tài chính.

-Nhóm hoạt động logistics.

Chúng tôi cho rằng nếu việc xây dựng HT TTKT được triển khai thì trước hết (tạm gọi là giai đoạn một) nên tập trung vào nhóm hoạt động của các doanh nghiệp. Chỉ với nhóm này thôi, khối lượng công việc đã vô cùng phức tạp và nếu thành công thì mang ý nghĩa hết sức quyết định cho việc phát triển kinh tế TP HCM. Với giới hạn đó, thực chất chúng ta sẽ nói về HTTT Doanh nghiệp TP HCM, thay vì nói về HT TTKT quá rộng lớn. Cần nhắc lại là việc xây dựng một TTTT Kinh tế phục vụ công cộng thì không có gì quá phức tạp, mà hiện nay, đã có một số TT TTKT với quy mô khác nhau. Với giới hạn này, chúng ta đi đến cấu trúc cơ bản của HTTT DN TP HCM. Đây là một hệ thống con của HT TTKT chung, nhưng là hệ thống quan trọng hàng đầu trong hoạt động kinh tế TP HCM.

TS. Nguyễn Trọng

(còn nữa)

(TCTTTT Kỳ 2/1/2014)