Xây dựng khung quản lý chất lượng thông tin cho các Ngành/ Quốc gia

Kinh tế xã hội phát triển thông qua Quản lý Thông tin, Dữ liệu và Dữ liệu đặc tả (metadata) một cách có chất lượng, ngắn gọn là Quản lý chất lượng Thông tin. Điều quan trọng trong Quản lý chất lượng Thông tin là sự hiểu biết các Tiêu chuẩn về Thông tin, Dữ liệu và Dữ liệu đặc tả để áp dụng cho việc xây dựng kho Thông tin, Dữ liệu, Dữ liệu đặc tả Ngành/Quốc gia. Bài báo trình bày các khái niệm và ý tưởng triển khai Khung quản lý chất lượng thông tin, dữ liệu cho Ngành/Quốc gia để tạo ra Kho thông tin, dữ liệu dùng chung cho Ngành/Quốc gia.

Lý do và bối cảnh

Thực tế hiện nay còn có nhiều vấn đề bất cập: Thông tin và dữ liệu thu thập được thường có chất lượng kém hoặc không xác định và/hoặc không kịp thời; nhiều phiên bản khác nhau của cùng một thông tin, dữ liệu; yếu kém trong các quy trình, thủ tục và phương tiện để thu thập, xử lý, phân tích và chia sẻ thông tin, dữ liệu; không có nguồn thông tin, dữ liệu trung tâm.

Thông tin và dữ liệu thường được thu thập và lưu trữ trên giấy, xử lý bằng tay và rất ít có các dữ liệu đặc tả kèm theo để giải thích; không có các chính sách, tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn quản lý chất lượng thông tin và dữ liệu chung cho Ngành/Quốc gia. Đến nay, vẫn chưa có cơ quan chức năng nào thực sự xây dựng các nội dung này một cách đầy đủ và mang lại hiệu quả sử dụng cao.

Các nước phát triển trên thế giới thường áp dụng các thông lệ (practices) về quản lý chất lượng thông tin và xây dựng các định hướng chiến lược về quản lý chất lượng thông tin.

Các thông lệ về Quản lý chất lượng Thông tin

   ·Sử dụng các tiêu chuẩn Quốc tế và các Tiêu chuẩn được ủng hộ rộng rãi, được biên soạn với sự tham gia tích cực của các bên quan tâm, đồng lòng, tự nguyện và minh bạch.

   ·Các tiêu chuẩn cung cấp cơ sở cho việc tích hợp, hỗ trợ việc trao đổi thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả.

    ·Các tiêu chuẩn hợp thành thông lệ tốt nhất (best practices). Do vậy, các tiêu chuẩn sẽ giúp cho tổ chức tận dụng thông lệ tốt nhất đã được xây dựng, tức là giảm nhẹ phần việc đã được tổ chức khác thực hiện.

    ·Các tiêu chuẩn cung cấp một hình thức rõ ràng để thực hiện.

   ·Các tiêu chuẩn khuyến khích việc xây dựng các quy trình, thủ tục và hệ thống để hỗ trợ tiêu chuẩn. Chẳng hạn, Ủy Ban châu Âu tài trợ việc xây dựng các công cụ chung cho các thành viên Liên minh châu Âu để giúp họ có thể tuân theo các chuẩn của châu Âu một cách dễ dàng hơn. Các nước khác cũng có thể sử dụng các công cụ này.

      ·Các tiêu chuẩn hỗ trợ việc sử dụng lại các quy trình, thủ tục và hệ thống.

Nhìn chung, mặc dù ở ngắn hạn, việc áp dụng các tiêu chuẩn có thể có khó khăn trong việc xây dựng hoặc vận hành, nhưng về lâu dài, các lợi ích do các tiêu chuẩn này mang lại sẽ nhiều hơn là những hạn chế. Các tiêu chuẩn sẽ hỗ trợ cho việc tích hợp, thực hiện thông lệ tốt nhất và tạo điều kiện cho việc tái sử dụng thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả.

Các định hướng chiến lược

1. Mỗi Ngành/Quốc gia phải xác định được vai trò và chức năng đối với các nhu cầu thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả tương ứng. Để đảm bảo việc quản lý chất lượng thông tin được coi trọng thì: (1) cần thực hiện các chính sách quản lý chất lượng thông tin chất lượng, tức là quản lý thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả và (2) đặc biệt là thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả phải được quản lý như một nguồn lực.

2. Xây dựng hạ tầng quản lý chất lượng thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả cũng như các phương tiện theo dõi, tận dụng tối đa các quy trình và hệ thống được các tổ chức khác xây dựng sẵn.

3. Nâng cao kỹ năng và kiến thức của các cán bộ trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là kiến thức về tiêu chuẩn.

4. Không ngừng hoàn thiện và tổ chức lại các quy trình nghiệp vụ căn bản có sử dụng các phương tiện thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả Ngành/Quốc gia. Phải đảm bảo thực thu khung quản lý chất lượng thông tin, dữ liệu.

Các khái niệm quản lý thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả

Theo cách nói thông thường, thông tin và dữ liệu được hiểu theo nghĩa chung và không chính xác. Ví dụ: theo từ điển mở Wikipedia: Thông tin là cái có thể được học, được biết, hoặc được hiểu và Dữ liệu là các phần của thông tin

Tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 2382-1 cung cấp các định nghĩa chính xác hơn nhưng cũng vẫn còn rất rộng như sau:

- Thông tin: là những kiến thức có liên quan đến bất cứ đối tượng nào như các sự việc, các sự kiện, các sự vật, các quá trình hoặc các ý tưởng kể cả các khái niệm có nghĩa cụ thể trong một bối cảnh nhất định;

- Dữ liệu: việc trình bầy dễ hiểu thông tin dưới hình thức phù hợp cho việc giao tiếp, diễn giải, hay xử lý.

Với những thông tin và dữ liệu quản lý ta hiểu :

·Dữ liệu chỉ thông tin dạng số có cấu trúc, hoặc thông tin được mã hóa , điển hình là các bộ dữ liệu hoặc chuỗi dữ liệu, bao gồm các bảng số hoặc mã, thường được tổng kết dưới dạng đồ thị, biểu đồ.

·Thông tin bao gồm dữ liệu theo nghĩa trên (cùng với các dữ liệu đặc tả kèm theo) và các tư liệu khác không có cấu trúc theo nghĩa này, điển hình là dạng văn bản như thư từ, báo cáo, luật pháp và cũng bao gồm các bản vẽ, tranh, hình ảnh, v.v…

Vì vậy, thông tin bao gồm dữ liệu như một trường hợp đặc biệt, tuy vậy khi cả hai thuật ngữ được sử dụng trong một cụm như nhu cầu thông tin, dữ liệu, thì thông tin ở đây tách khỏi dữ liệu và ám chỉ thông tin không có cấu trúc và dữ liệu ám chỉ thông tin dạng số có cấu trúc hoặc thông tin được mã hóa.

Thông tin và dữ liệu yêu cầu các dạng quản lý khác nhau. Dữ liệu được lưu trữ điển hình ở các bảng trong các cơ sở dữ liệu hoặc các bảng tính, trong khi Thông tin được lưu ở các hệ thống quản lý văn bản.

Để dễ hiểu, Dữ liệu phải được đi kèm với Dữ liệu đặc tả để mô tả nội dung của các con số hoặc mã và cách thức chúng được xây dựng. Cũng như vậy, để hiểu Thông tin một cách đầy đủ, nó phải đi kèm với Dữ liệu đặc tả mô tả nguồn gốc, tính xác thực … của thông tin đó.

Dữ liệu đặc tả được định nghĩa chung trong tiêu chuẩn ISO/IEC 11179là dữ liệu để định nghĩa và mô tả dữ liệu. Điều đó có nghĩa là, với những Dữ liệu đặc tả của từng Ngành, từng đơn vị, thì Dữ liệu đặc tả được định nghĩa là thông tin cần thiết cho việc tạo lập, xử lý và sử dụng thông tin, dữ liệu có hiệu suất và hiệu quả.  Do vậy, Dữ liệu đặc tả điển hình gồm định nghĩa về các khoản mục tạo nên dữ liệu, mô tả các quá trình theo đó dữ liệu được thu thập, các thước đo chất lượng của dữ liệu, các thông tin số đòi hỏi cho việc lưu trữ, truy cập và phổ biến.

Quản lý Thông tin, Dữ liệu và Dữ liệu đặc tả hay gọi tắt là Quản lý Thông tin. Ở đây ám chỉ  tới việc thu thập, lưu trữ và tính sẵn có để sử dụng của Thông tin, Dữ liệu và Dữ liệu đặc tả kèm theo tạo điều kiện tốt nhất và thúc đẩy hiệu suất và hiệu quả của các quá trình công tác. Dữ liệu đặc tả chỉ ra cách thức các đầu vào Thông tin  và Dữ liệu được thu thập, lưu trữ và truy cập, các đầu ra được trình bầy và các dữ liệu đi kèm với chúng. Dữ liệu đặc tả không ám chỉ bản thân các quá trình công tác này, hay chất lượng của các đầu vào thông tin và dữ liệu mà chúng sử dụng hoặc các đầu ra do chúng tạo lập.

Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quan trọng và được sử dụng rộng rãi nhất là Dublin Core. Tiêu chuẩn này được công bố với tên gọi là ISO 1588-2003. Tiêu chuẩn này bao gồm 15 yếu tố mô tả. Những yếu tố mô tả này có thể sử dụng để mô tả bất cứ nguồn thông tin nào bao gồm : Tiêu đề (1), Người tạo lập (2), Chủ đề (3), Mô tả (4), Nhà xuất bản (5), Người đóng góp (6), Ngày (7), Loại (8), Định dạng (9), Các yếu tố nhận dạng (10), Nguồn (11), Ngôn ngữ (12), Mối quan hệ (13), Phạm vi (14), Các quyền (15)

Mỗi yếu tố này là tùy chọn và có thể được lặp lại. Ngoài ra, một yếu tố có thể được hạn định. Có hai loại hạn định:

·Các hạn định tinh lọc yếu tố-làm ý nghĩa của các yếu tố hẹp hơn, nghĩa là cụ thể hơn. Một yếu tố được hạn định có chung nghĩa với yếu tố căn bản đã xây dựng nhưng với phạm vi bị giới hạn hơn.

·Các hạn định kế hoạch đánh mã - bao gồm một từ vựng được kiểm soát (có nghĩa là một danh sách thuật ngữ được sử dụng nhất quán và định nghĩa rõ ràng hoặc các ý niệm hình thức (ví dụ như dạng thức ngày cụ thể)

Sử dụng từ vựng được kiểm soát giúp cho việc quyết định nội dung yếu tố dữ liệu và có thể cải thiện đáng kể giá trị của nó trong khi nghiên cứu.

Còn có các tiêu chuẩn thông tin khác, ví dụ như các tiêu chuẩn có liên quan bối cảnh cụ thể (tiêu chuẩn địa quyển) nhưng không có tiêu chuẩn nào được sử dụng rộng rãi như Dublin Core. Do vậy, tiêu chuẩn ISO 1588-2003 được khuyến nghị và áp dụng rộng rãi.

Tiêu chuẩn đăng ký Dữ liệu đặc tả

Tiêu chuẩn quan trọng nhất là ISO/IEC 11179: các đăng ký Dữ liệu đặc tả Công nghệ thông tin. Mục tiêu của tiêu chuẩn này là nhằm thúc đẩy: Một mô tả tiêu chuẩn của dữ liệu; Kiến thức chung về dữ liệu cho tất cả thành viên của tổ chức và giữa các tổ chức; Việc tái sử dụng và chuẩn hóa dữ liệu theo thời gian, không gian và các ứng dụng; Việc hài hòa hóa và tiêu chuẩn hóa dữ liệu trong nội bộ tổ chức và giữa các tổ chức; Quản lý và tái sử dụng các thành phần của dữ liệu thông qua việc xây dựng và sử dụng một đăng ký Dữ liệu đặc tả (MDR).

Tiêu chuẩn này gồm 06 phần:

·Phần 1: Khung - Tổng quan về tiêu chuẩn và mô tả các khái niệm cơ bản;

·Phần 2: Phân loại - Mô tả cách thức quản lý việc sắp xếp phân loại;

·Phần 3: Mô hình đăng ký đặc tả và các thuộc tính căn bản - cung cấp mô hình khái niệm đằng sau, bao gồm các thuộc tính căn bản và các mối quan hệ;

·Phần 4: Xây dựng các định nghĩa dữ liệu - bao gồm các quy tắc và các hướng dẫn để xác định các yếu tố dữ liệu và các thành phần của dữ liệu;

·Phần 5: Các nguyên tắc đặt tên và hiển diện - mô tả cách thức hình thái và áp dụng các quy ước về đặt tên cho các yếu tố dữ liệu và các thành phần của dữ liệu;

·Phần 6: Đăng ký - Chia ra các vai trò và yêu cầu đối với đăng ký các yếu tố Dữ liệu đặc tả. Tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong Quản lý Thông tin.

Quản lý Thông tin, Dữ liệu, Dữ liệu đặc tả (hay Quản lý Thông tin)

Để có được thông tin và dữ liệu chất lượng cho Trung tâm dữ liệu Ngành/Quốc gia lưu trữ và hoạt động, mục tiêu trước mắt cần xây dựng Khung quản lý chất lượng và thông tin, dữ liệu cho Ngành/Quốc gia. Khung quản lý chất lượng và thông tin Ngành/Quốc gia đã được xây dựng và triển khai trong khuôn khổ của dự án giữa Liên minh châu Âu và Chính phủ Việt Nam đươc gọi là chương trình hỗ trợ kỹ thuật của châu Âu cho Việt Nam (ETV2) từ năm 2008.

Trong khung quản lý Chất lượng, Thông tin, Dữ liệu và Dữ liệu Đặc tả, khái niệm Chất lượng là chỉ đến các quy trình nghiệp vụ cơ bản và đặc biệt là sự phù hợp để sử dụng các Thông tin, dữ liệu của đầu vào và đầu ra của các quy trình nghiệp vụ này. Khung Quản lý Thông tin chất lượng thúc đẩy chất lượng nói chung và cụ thể là giải quyết các khía cạnh quản lý thông tin dữ liệu. Khung quản lý thông tin chất lượng thực tế được xây dựng trong hai bước:

1. Tập trung vào quản lý thông tin, dữ liệu và dữ liệu đặc tả - tức là tiến hành xây dựng Trung tâm dữ liệu Ngành/quốc gia

2. Bổ sung phần quản lý chất lượng.

Kết luận

Một cách lý tưởng công tác Quản lý chất lượng thông tin cần được triển khai ở tất cả các đơn vị và tất cả các cấp trong một cơ quan/ngành/chính phủ. Tuy nhiên, để bắt đầu và duy trì các thông lệ tốt, nói riêng là để xây dựng và đưa vào một hệ thống Quản lý chất lượng thông tin thì nên chăng cần có một số đơn vị được chọn để dẫn đầu. Một kiểu sắp xếp về mặt tổ chức có thể áp dụng bao gồm các bộ phận sau:

   ·Bộ phận phương pháp luận: có trách nhiệm chung đối với các phương pháp luận, nghĩa là các quy trình xử lý và đối với việc thúc đẩy Quản lý chất lượng thông tin.

   ·Cán bộ đứng đầu Bộ phận phương pháp luận là một cán bộ cao cấp trong tổ chức được giao trách nhiệm về quản lý thông tin, tốt nhất là người đứng đầu.

   ·Bộ phận quản lý Thông tin, Dữ liệu, Dữ liệu đặc tả: chịu trách nhiệm về cung cấp các Tiêu chuẩn quản lý Thông tin, Dữ liệu, Dữ liệu đặc tả và các công cụ tạo điều kiện ứng dụng các Tiêu chuẩn này trong các lĩnh vực chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và công bố dữ liệu.

·Có hai Bộ phận Tiêu chuẩn và Phân loại: chịu trách nhiệm chuẩn hóa các danh sách thuật ngữ, các yếu tố dữ liệu và các phân loại được sử dụng trong việc quản lý dữ liệu và dữ liệu đặc tả.

 ·Trưởng Ban Tin học có vai trò là Giám đốc Trung tâm dữ liệu trong trách nhiệm điều phối việc quản lý thông tin, dữ liệu, dữ liệu đặc tả cho cả tổ chức.

 ·Ban Tin học chịu trách nhiệm thiết kế, xây dựng các hệ thống hợp nhất quản lý thông tin, dữ liệu, dữ liệu đặc tả tương ứng

   ·Có một Ban/Ủy ban Quản lý nguồn lực thông tin cấp cao tại các tổ chức: cơ quan/ngành/chính phủ mà các vấn đề và chiến lược có liên quan đến thông tin và công nghệ được các lãnh đạo cấp cao của Cơ quan/Ngành/Chính phủ thảo luận.

Những bộ phận này là để nhấn mạnh sự quan tâm đến Quản lý chất lượng thông tin và đặc biệt là quản lý thông tin, dữ liệu, dữ liệu đặc tả như là một nguồn lực trong phát triển kinh tế xã hội của Cơ quan/Ngành/Chính phủ. Điều này cho thấy tầm quan trọng của Tiêu chuẩn, vai trò của Giám đốc Thông tin và của lĩnh vực công nghệ thông tin, sự quan tâm của lãnh đạo và các phương tiện hỗ trợ chính.

Tài liệu tham khảo

1.Các tiêu chuẩn của ISO – TC 154 và các tiêu chuẩn TCVN 154 được Bộ Khoa học Công nghệ công bố.

2.Các tài liệu của UNCEFACT.

3.Báo cáo tổng hợp của dự án Chương trình hỗ trợ kỹ thuật của cộng đồng châu Âu cho Việt Nam (ETV2).