16 phương pháp bảo mật email tốt nhất năm 2024

Nhiều công ty và cá nhân lo ngại email tạo ra nguy cơ bị đánh cắp thông tin cá nhân và những vi phạm dữ liệu. Do đó, cần phải áp dụng các phương pháp tốt nhất về bảo mật email.

1. Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA) hoặc xác thực đa yếu tố (MFA)

Bằng cách bật 2FA hoặc xác thực đa yếu tố (MFA), bạn đã thêm một lớp bảo mật bổ sung cho tài khoản email của mình. Ngay cả khi tin tặc chiếm được mật khẩu thì chúng vẫn cần hình thức xác thực thứ hai để truy cập vào tài khoản email của bạn. Điều này giúp giảm nguy cơ vi phạm bảo mật.

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp 2FA/MFA như một phần tính năng bảo mật của họ. Đây thường là một quy trình thiết lập đơn giản và sau khi được bật nó có thể cung cấp sự bảo vệ đáng kể cho tài khoản email của bạn.

2. Sử dụng các mật khẩu mạnh

Việc sử dụng mật khẩu mạnh là một trong những biện pháp bảo mật email cơ bản nhất. Mật khẩu mạnh phải dài, phức tạp và duy nhất. Nó phải bao gồm sự kết hợp của chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu đặc biệt.

Mật khẩu mạnh khiến tội phạm mạng khó đoán hoặc khó bẻ khóa hơn trong các cuộc tấn công brute force (kiểu tấn công được dùng cho tất cả các loại mã hóa). Với mật khẩu mạnh cần tránh sử dụng những thông tin rõ ràng như tên, ngày sinh hoặc những từ thông dụng.

Điều quan trọng nữa là sử dụng mật khẩu khác nhau cho mỗi tài khoản trực tuyến để ngăn việc vi phạm ở một tài khoản ảnh hưởng đến các tài khoản khác. Sử dụng trình quản lý mật khẩu có thể giúp tạo và ghi nhớ mật khẩu mạnh cho từng tài khoản trực tuyến của bạn.

3. Không bao giờ tiết lộ mật khẩu

Không bao giờ tiết lộ mật khẩu của bạn cho bất cứ ai dù cố ý hay vô ý. Chia sẻ mật khẩu là bạn đang cấp cho người khác quyền truy cập vào tài khoản email của mình cũng như tất cả thông tin nhạy cảm trong đó. Ngay cả với người bạn tin tưởng thì đây vẫn là một hành động rủi ro, vì bạn không thể kiểm soát những gì họ có thể làm với mật khẩu của mình hoặc mức độ bảo vệ mật khẩu của họ.

4. Mã hóa email

Mã hóa là quá trình chuyển đổi nội dung email thành mã và chỉ có thể được giải mã bằng một khóa duy nhất. Điều này khiến bất kỳ ai không phải người nhận dự kiến sẽ khó đọc email của bạn hơn nhiều, ngay cả khi họ tìm cách chặn nó.

Mã hóa email đặc biệt có lợi trong môi trường kinh doanh, nơi dữ liệu nhạy cảm thường được chia sẻ qua email. Cho dù đó là thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng hay kế hoạch chiến lược, việc mã hóa email có thể giúp giữ an toàn cho thông tin này. Nhiều nhà cung cấp email cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp, bao gồm cả mã hóa. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp email của bạn không cung cấp tính năng này thì bạn có thể sử dụng một số công cụ mã hóa của bên thứ ba.

5. Sử dụng kết nối được mã hóa

Mặc dù đã mã hóa email nhưng bạn có thể nâng cao hơn nữa tính bảo mật bằng cách sử dụng các kết nối được mã hóa. Kết nối được mã hóa thường được gọi là kết nối lớp cổng bảo mật/bảo mật lớp truyền tải (SSL/TLS), đảm bảo rằng dữ liệu được truyền giữa máy tính của bạn và máy chủ email được mã hóa.

Sử dụng kết nối được mã hóa đặc biệt quan trọng khi bạn truy cập email từ mạng công cộng. Các mạng này thường không được bảo mật nên tin tặc dễ dàng đánh cắp dữ liệu. Sử dụng kết nối được mã hóa có thể đảm bảo nội dung email của mình vẫn được bảo mật ngay cả khi bạn đang sử dụng mạng công cộng.

6. Không truy cập email qua mạng Wi-Fi không bảo mật

Mạng Wi-Fi công cộng hoặc không bảo mật có thể gây ra nhiều rủi ro bảo mật. Tin tặc có thể dễ dàng khai thác các mạng này để truy cập vào email và các dữ liệu nhạy cảm khác của bạn.

Cách tốt nhất là tránh truy cập email của bạn từ mạng Wi-Fi công cộng bất cứ khi nào có thể. Nếu bạn phải sử dụng mạng công cộng, hãy cân nhắc sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để mã hóa kết nối Internet và bảo vệ dữ liệu.

7. Sử dụng cổng email an toàn

Cổng email an toàn là một sản phẩm hoặc dịch vụ được thiết kế để chặn các email độc hại và ngăn chúng tiếp cận hộp thư đến của người dùng.

Các cổng này sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để phát hiện và chặn các mối đe dọa, bao gồm bộ lọc thư rác, trình quét virus và phát hiện lừa đảo. Một số cổng email an toàn cũng cung cấp các tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP), có thể ngăn dữ liệu nhạy cảm được gửi qua email.

Việc triển khai cổng email an toàn có thể bổ sung thêm một lớp bảo vệ cho người dùng email của tổ chức, giúp giữ an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của bạn.

8. Cảnh giác những email đáng ngờ

Một trong những biện pháp bảo mật email hiệu quả nhất là luôn cảnh giác với những email đáng ngờ. Những email này có thể xuất hiện dưới dạng yêu cầu hoặc ưu đãi từ các thương hiệu quen thuộc hoặc thậm chí là đồng nghiệp.

Bạn phải xem xét kỹ lưỡng bất kỳ email nào có vẻ khác thường. Có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp không? Địa chỉ email của người gửi có lạ hoặc bị thay đổi đôi chút không? Đây có thể là dấu hiệu nhận biết của một nỗ lực lừa đảo. Tốt hơn hết bạn nên kiểm tra kỹ người gửi nếu thấy có điều gì đó không ổn.

9. Hãy suy nghĩ trước khi nhấp vào

Cách thực hành bảo mật email cơ bản nhất là suy nghĩ trước khi nhấp vào. Việc dành chút thời gian để đánh giá tình huống có thể giúp bạn tránh khỏi tác hại tiềm ẩn.

Tội phạm mạng thường dựa vào bản chất hấp tấp của người dùng để nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm mà không tính đến hậu quả tiềm ẩn. Trước khi nhấp vào bất cứ điều gì, hãy tự hỏi: Tôi có nhận ra người gửi không? Tôi có mong đợi email hoặc tệp đính kèm này không? Có điều gì đó không ổn về email này không?

10. Giám sát hoạt động email của tổ chức

Một phương pháp quan trọng nhất dành cho quản trị viên hoặc người quản lý CNTT là trực quan hóa hoạt động email của tổ chức hoặc bộ phận mà họ chịu trách nhiệm. Điều này có nghĩa là theo dõi xem ai đang gửi và nhận email, nội dung của những email này và mọi hoạt động bất thường.

Trực quan hóa hoạt động email cũng giúp xác định các mẫu có thể gây ra mối đe dọa bảo mật. Ví dụ: số lượng email gửi đi tăng đột ngột có thể cho thấy tài khoản đã bị xâm phạm và đang được sử dụng để gửi email spam hoặc lừa đảo.

Thúc đẩy tính minh bạch trong giao tiếp qua email trong nhóm của bạn không chỉ tăng cường bảo mật mà còn thúc đẩy văn hóa trách nhiệm. Nó khuyến khích nhân viên thận trọng với các hoạt động email của họ khi họ biết rằng mình đang bị theo dõi vì mục đích bảo mật.

11. Sử dụng phần mềm diệt virus

Phần mềm chống virus đóng vai trò là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại các mối đe dọa phổ biến như virus, phần mềm độc hại, phần mềm gián điệp, phần mềm tống tiền... Các chương trình phần mềm này hoạt động bằng cách quét các email đến và đi cũng như các tệp đính kèm được tải xuống hoặc mở trên máy tính của bạn để tìm bất kỳ hoạt động đáng ngờ hoặc mối đe dọa đã biết nào.

Tuy nhiên, một số chương trình chống virus cung cấp khả năng bảo vệ cơ bản, chống lại các mối đe dọa phổ biến trong khi các chương trình khác cung cấp khả năng bảo vệ toàn diện chống lại nhiều mối đe dọa hơn, bao gồm các mối đe dọa APT và các cuộc tấn công zero-day. Nếu bạn có dữ liệu nhạy cảm hoặc quản lý các hoạt động quan trọng trong kinh doanh trên máy tính của mình, bạn nên chọn giải pháp chống phần mềm độc hại nâng cao.

12. Luôn cập nhật phần mềm và chương trình chống virus

Luôn cập nhật phần mềm và chương trình chống virus là một khía cạnh quan trọng khác của bảo mật email. Phần mềm lỗi thời dễ bị tấn công hơn vì tin tặc thường khai thác các lỗ hổng đã biết để truy cập trái phép vào hệ thống của bạn. Do đó, điều quan trọng là phải thường xuyên cập nhật tất cả phần mềm của bạn, bao gồm hệ điều hành, trình duyệt web, ứng dụng email và chương trình chống virus.

Hầu hết các chương trình phần mềm đều cung cấp các bản cập nhật tự động và bạn nên kích hoạt các bản cập nhật này để luôn an toàn. Cập nhật tự động đảm bảo rằng phần mềm của bạn luôn được cập nhật với các bản vá và tính năng bảo mật mới nhất, giảm nguy cơ bị tấn công.

Hơn nữa, việc cập nhật chương trình chống virus cũng quan trọng không kém vì các công cụ chống virus dựa vào dữ liệu về mối đe dọa mới để cập nhật rất thường xuyên. Bằng cách luôn cập nhật chương trình chống virus của mình, bạn có thể đảm bảo luôn được bảo vệ trước các virus, phần mềm độc hại mới nhất và các mối đe dọa khác.

13. Có sẵn giải pháp bảo mật email mạnh mẽ

Đối với một tổ chức, giải pháp bảo mật email toàn diện cung cấp nhiều lớp bảo vệ chống lại các mối đe dọa khác nhau liên quan đến email. Nó bao gồm các tính năng như lọc thư rác, chống lừa đảo, phát hiện phần mềm độc hại và ngăn ngừa mất dữ liệu.

Giải pháp bảo mật email mạnh mẽ cũng cung cấp các tính năng chống mối đe dọa nâng cao, chẳng hạn như sandboxing, giúp cách ly các tệp đáng ngờ trong môi trường an toàn để phân tích và thông tin về mối đe dọa, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy để xác định và ngăn chặn các mối đe dọa mới nổi. Ngoài ra, một giải pháp bảo mật email tốt cần cung cấp các tùy chọn mã hóa để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong trường hợp email bị chặn.

14. Tách biệt email công việc với email cá nhân

Một biện pháp bảo mật email thiết yếu khác là tách biệt email công việc và email cá nhân của bạn. Việc tách biệt email công việc và email cá nhân cũng giúp bạn quản lý thư dễ dàng hơn và luôn ngăn nắp. Bạn có thể tập trung vào email công việc trong giờ làm việc và chuyển sang email cá nhân trong thời gian rảnh rỗi.

Sự tách biệt này cũng có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.

15. Xem lại cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email của bạn

Cách này phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Trong các dịch vụ email tiêu dùng như Gmail hoặc Hotmail hoặc phần mềm email như Microsoft Outlook thì việc cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email sẽ xác định ai có thể truy cập email và cách xử lý dữ liệu của bạn. Nếu những cài đặt này không được định cấu hình chính xác thì bạn có thể khiến tài khoản email của mình dễ bị tin tặc tấn công.

Khi cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email cần bạn chú ý: Đảm bảo tài khoản email của bạn sử dụng các kết nối được mã hóa. Điều này sẽ ngăn chặn tin tặc chặn email và đọc chúng; Đảm bảo tài khoản email của bạn tự động xóa spam hoặc email rác: Điều này sẽ làm giảm khả năng bạn nhấp vào email độc hại.

Tiếp theo là cần phải bật xác thực hai yếu tố (2FA/MFA). Điều này bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email bằng cách yêu cầu bạn nhập mã hoặc đoạn thông tin thứ hai, ngoài mật khẩu của bạn khi đăng nhập.

16. Đào tạo nhân viên

Đối với một tổ chức, biện pháp bảo mật email hiệu quả nhất có thể triển khai là đào tạo nhân viên của mình. Vì những nhân viên không hiểu biết về bảo mật email có thể là điểm yếu bảo mật lớn nhất của tổ chức.

Đào tạo nhân viên về bảo mật email nên bao gồm việc dạy họ về các loại mối đe dọa email khác nhau như lừa đảo và phần mềm độc hại, chỉ cho họ cách nhận biết những mối đe dọa này và cách ứng phó thích hợp.

Ngoài việc đào tạo, tổ chức cũng nên thiết lập các chính sách và quy trình bảo mật email rõ ràng. Nên phác thảo những gì nhân viên có thể và không thể làm với email công việc của họ. Ví dụ: họ không nên sử dụng email công việc cho mục đích cá nhân hoặc không bao giờ chuyển tiếp dữ liệu doanh nghiệp tới tài khoản email cá nhân của mình hoặc bất kỳ ai bên ngoài tổ chức./.