Cách sử dụng công cụ dọn dẹp cuộc hội thoại trong Outlook

Hầu hết chúng ta lại không như vậy, vì thế Microsoft cung cấp một loạt các công cụ để trợ giúp chúng ta. Một trong những công cụ này là Conversation Cleanup, một công cụ dọn dẹp các cuộc hội thoại, xóa hoặc di chuyển các email thừa từ một cuộc trò chuyện. Và đây là cách nó hoạt động.

Bạn có thể chạy công cụ Conversation Clean Up cho một cuộc hội thoại, một thư mục hoặc một thư mục và tất cả các thư mục con của nó. Công cụ sẽ tìm kiếm các email thừa, những email được bao gồm đầy đủ trong một email khác trong cuộc hội thoại. Sau đó, nó sẽ xóa (theo mặc định) hoặc di chuyển các email này sang thư mục khác, tùy thuộc vào cách bạn đã thiết lập. Điều này giúp giữ cho hộp thư của bạn không bị lấp đầy với nhiều bản sao của cùng một email.

Đầu tiên, bạn cần phải thiết lập các tham số cho Conversation Clean Up. Chuyển đến File > Options > Mail và sau đó kéo xuống phần "Conversation Clean Up".

Theo mặc định, Conversation Clean Up sẽ xóa, nhưng nếu bạn muốn di chuyển thay vì xóa, bạn có thể nhấp vào “Browse” và chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển chúng. Đây là một cách hữu ích nếu bạn muốn tự mình kiểm tra lại xem liệu các tin nhắn mà công cụ tìm thấy có thực sự là thừa thãi hay không. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, Conversation Clean Up rất đáng tin cậy, nhưng đôi khi không có cách nào khác để tự mình kiểm tra.

Bạn có thể để các tùy chọn mặc định khác, tùy thuộc vào tình huống hoặc sở thích của bạn. Khi bạn đã có cài đặt theo cách mình muốn, hãy nhấp vào “OK” để quay lại Outlook.

Bây giờ, bạn cần phải mở công cụ. Trên tab "Home", nhấp vào nút "Clean Up". Trình đơn menu thả xuống cung cấp cho bạn các tùy chọn để: xóa cuộc trò chuyện hiện được chọn trong thư mục, toàn bộ thư mục hoặc toàn bộ thư mục và tất cả các thư mục con.

Bạn cũng có thể truy cập menu này bằng cách nhấp vào Folder > Clean Up Folder nếu bạn không cần tùy chọn "Clean Up Conversation".

Chúng tôi sẽ thực hành với "Clean Up Folder" nhưng quá trình này là như nhau cho dù bạn dọn dẹp một cuộc trò chuyện, một thư mục, hoặc một thư mục và các thư mục con của nó. Bạn cũng có thể truy cập nhanh vào “Clean Up Folder” bằng cách click chuột phải vào thư mục bạn muốn dọn dẹp và chọn “Clean Up Folder” trong menu thả xuống.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn chạy công cụ này, một cảnh báo sẽ bật lên, cho bạn tùy chọn thay đổi cài đặt, chạy công cụ hoặc hủy thao tác.

Nếu bạn muốn công cụ chạy mà không muốn thấy cửa sổ này xuất hiện, chọn “Don’t show this message again”.

Nhấp vào "Clean Up Folder" để chạy công cụ (nếu bạn bật tùy chọn "Don’t show this message again " thì từ thời điểm này trở đi công cụ sẽ chạy ngay khi bạn chọn). Khi công cụ đang chạy, có thể sẽ mất một chút thời gian nếu bạn chạy nó lần đầu tiên trên một thư mục có nhiều thư. Thông báo trạng thái xuất hiện trong thanh ở cuối Outlook.

Bạn có thể tiếp tục sử dụng Outlook trong khi công cụ này làm việc. Khi thông báo trạng thái biến mất, công cụ đã hoàn tất công việc. Nó sẽ không cho bạn biết nó đã hoàn thành nhiệm vụ — công cụ được thiết kế chạy ẩn để giúp bạn không bị tấn công bởi các tin nhắn — nhưng nó sẽ cho bạn biết nếu nó không tìm thấy bất kỳ thư nào để dọn dẹp.

Khi chúng tôi chạy công cụ này trên một thư mục có chứa 2487 email, nó tìm thấy 502 thư có thể bị xóa, hơn 1/5 số lượng email trong thư mục là không cần thiết. Vì vậy, nó là một công cụ đáng để sử dụng nếu bạn đang hết dung lượng hoặc mệt mỏi khi phải lướt qua các cuộc trò chuyện.