Chiến lược đúng đắn sẽ mở khóa tiềm năng của môi trường làm việc kỹ thuật số

Nghiên cứu cách mạng kỹ thuật số mở ra tiềm năng của nơi làm việc kỹ thuật số cho thấy lợi ích kinh doanh và con người của các nơi làm việc kỹ thuật số cao hơn, và cách các công ty ít công nghệ tiên tiến có nguy cơ tụt lại phía sau cuộc đua và không thu hút tài năng hàng đầu.

Nó cũng lưu ý rằng các công ty phải thận trọng vì càng ngày càng có nhiều nhân viên hiểu biết về kỹ thuật số có nhiều rủi ro hơn với dữ liệu và bảo mật thông tin.

Các chủ đề và phát hiện chính

Nghiên cứu từ 7.000 nhân viên trên 15 quốc gia cho thấy một sự thật rõ ràng rõ ràng về mối quan hệ giữa hiệu suất của nhân viên và tình cảm tại các nơi làm việc kỹ thuật số tiên tiến hơn và những người sử dụng công nghệ kỹ thuật số ở mức độ thấp hơn.

Một số chủ đề chính nổi lên:

• Ngoài năng suất, các công cụ kỹ thuật số mở khóa các lợi ích con người: “Các nhà cách mạng kỹ thuật số” (Revolutionaries) – là những nhân viên được xác định là những người làm việc ở các môi trường làm việc kỹ thuật số đầy đủ, nơi công nghệ mới được sử dụng rộng rãi, có khả năng đáp ứng công việc cao hơn 51% và hơn 43% có khả năng đảm bảo mặt tích cực về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ so với “Digital Laggards” - những người ít tiếp cận công nghệ tại nơi làm việc hơn. Các nhân viên - nhà cách mạng kỹ thuật số cũng có khả năng nói rằng họ có động lực làm việc nhiều hơn 56% và có nhiều khả năng khen ngợi tầm nhìn của công ty hơn 83%.  
• Kỹ thuật số tại nơi làm việc cũng hỗ trợ phát triển sự chuyên nghiệp: 65% các nhà cách mạng kỹ thuật số (Revolutionaries) cho biết họ đã thấy sự phát triển và tăng trưởng chuyên nghiệp thông qua việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số, so với chỉ 31% các “Digital Laggards”. Với một nơi làm việc kỹ thuật số, 72% Revolutionaries đã báo cáo khả năng áp dụng các kỹ năng làm việc mới cao hơn so với 58% các Laggards.  
• Lợi ích về năng suất từ ​​công nghệ số đã được định lượng: 73% số Revolutionaries đã báo cáo tác động tích cực đến năng suất của họ và 70% trích dẫn sự hợp tác được cải thiện nhờ công nghệ kỹ thuật số, so với 55% số người khác.  
• Tiếp tục tiến bộ trong công nghệ kỹ thuật số và tự động hóa mở đường cho trải nghiệm nơi làm việc tốt hơn: Trong khi tự động hóa có thể được coi là một mối đe dọa đến an ninh công việc, nghiên cứu của chúng tôi thấy rằng có sự nhiệt tình rộng rãi cho nó. 71% số người được hỏi cho biết họ sẽ chào đón một nơi làm việc hoàn toàn tự động trong 5-10 năm tới, cho phép các tổ chức xây dựng môi trường làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn.

Joseph White, Giám đốc chiến lược, thiết kế và quản lý nơi làm việc của Herman Miller cho biết: “Dù ngành công nghiệp biến đổi thế nào đi chăng nữa, chúng tôi vẫn đang hướng đến những nơi tập trung vào con người khi các doanh nghiệp phấn đấu đáp ứng kỳ vọng thay đổi nhanh chóng về cách mọi người muốn làm việc. Điều này phụ thuộc vào việc kết hợp các tiến bộ trong công nghệ - bao gồm đồ nội thất với các ngành khoa học nhận thức để giúp mọi người tham gia vào công việc theo những cách thức mới. Điều này sẽ không chỉ có nghĩa là những kinh nghiệm độc đáo, cao cấp cho các cá nhân được áp dụng, mà còn là cơ hội cho các tổ chức thu hút và giữ chân những tài năng tốt nhất.”

“Bản chất của thuật ngữ nơi làm việc đang được chuyển đổi, khi các công ty bắt đầu nhận ra rằng không gian hiệu quả là trung tâm kinh nghiệm, và phải phù hợp với phong cách làm việc trải rộng các thế hệ và các loại cá tính của nhân viên trong tổ chức”, Francisco Acoba, giám đốc điều hành của Deloitte Strategy & Operations cho biết.

“Điều này mở ra các quy trình mới, nơi các giải pháp CNTT, xây dựng hệ thống và đồ nội thất tương tác hài hòa với con người để tạo ra những không gian như vậy. Bất kể tình hình cụ thể của doanh nghiệp của bạn là gì, khi không gian trở thành người tham gia tích cực trong trải nghiệm người dùng, nó sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau tất cả, nhân viên cảm thấy thoải mái trong một không gian nhận được nhiệm vụ của họ thực hiện. Cuối cùng, những người làm việc sẽ không chuyển sang một lựa chọn hấp dẫn hơn.”

Rủi ro mới nổi

Nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng các nhân viên rất nhiệt tình về công nghệ mới và có mong muốn rằng nhà tuyển dụng của họ sẽ cung cấp nhiều hơn.

Trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương, gần như tất cả người được hỏi (98%) nghĩ rằng nơi làm việc của họ sẽ được cải thiện thông qua việc sử dụng công nghệ nhiều hơn, trong khi 70% cho biết công ty của họ sẽ tụt lại sau cuộc đua trên thị trường cạnh tranh nếu công nghệ mới không được triển khai. Cùng một phần (67%) tin rằng văn phòng truyền thống sẽ trở nên lỗi thời do những tiến bộ trong công nghệ được phát triển.

• 75% người được hỏi ở Châu Á Thái Bình Dương cho biết các công ty của họ đã đầu tư vào các công cụ kỹ thuật số trong năm qua và sự quan tâm đang phát triển trong một thế hệ công nghệ mới bao gồm các công cụ xây dựng thông minh tự động hóa điều khiển nhiệt độ và ánh sáng (14%), kích hoạt bằng giọng nói và công nghệ AV không dây (16%) và các ứng dụng di động của công ty tùy chỉnh (11%).
• Hầu hết những người được hỏi nghĩ rằng công nghệ kỹ thuật số sẽ mang lại hiệu quả hơn (63%), môi trường làm việc cộng tác (53%) và hiệu quả hơn (52%).

Mặc dù lợi ích của các không gian làm việc kỹ thuật số ở phạm vi rộng, nghiên cứu cũng tiết lộ rằng an ninh mạng là một thách thức đối với các nhà tuyển dụng.

Mặc dù nhân viên báo cáo mức độ nhận thức an ninh mạng cao hơn (56% nghĩ về an ninh thường xuyên hoặc hàng ngày), họ cũng thừa nhận việc mạo hiểm với dữ liệu và thiết bị của công ty, với 73% thừa nhận những hành vi nguy hiểm như chia sẻ mật khẩu và thiết bị. Một phần tư (25%) nhân viên đã kết nối với Wi-Fi có khả năng không an toàn trong 12 tháng qua, 20% cho biết họ sử dụng cùng một mật khẩu trên nhiều ứng dụng và tài khoản và 17% đã thừa nhận viết mật khẩu để ghi nhớ chúng .

Con đường phía trước

Những phát hiện này chỉ ra rằng các công ty phải thích ứng với với việc tận dụng lợi ích của công nghệ kỹ thuật số tại nơi làm việc mới đồng thời giảm thiểu rủi ro an ninh. Aruba khuyến cáo rằng các tổ chức thực hiện các hành động sau:

• Áp dụng chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số: các phòng CNTT cần làm việc với các nhà quản lý doanh nghiệp, người dùng cuối và các bên liên quan khác để xác định lộ trình cho sự phát triển nơi làm việc kỹ thuật số của họ. Điều này bao gồm việc vượt ra ngoài các công nghệ đã được thiết lập để triển khai các công cụ mới như cảm biến thông minh và các ứng dụng di động tùy chỉnh sẽ tạo ra trải nghiệm nơi làm việc ngày càng được cá nhân hóa.
• Xây dựng không gian làm việc kỹ thuật số hợp tác: Các công ty cần phải suy nghĩ về cách nơi làm việc kỹ thuật số mở rộng ra ngoài trụ sở chính của họ để hỗ trợ người lao động, đối tác và khách hàng ở xa. Các nhà lãnh đạo CNTT cần lập kế hoạch và đầu tư vào một môi trường làm việc không biên giới.
• Kết hợp an ninh từ đầu: Các công ty phải kiến ​​trúc kỹ thuật số nơi làm việc với an ninh như là một phần không thể thiếu của thiết kế, phải tính đến vai trò của lỗi của con người cũng như các tác nhân xấu. Để đạt được an ninh tối ưu có thể thích ứng với thay đổi và ẩn số, CNTT phải tìm đến các công nghệ mới nổi trong mạng như điện toán đám mây, AI và học máy.

“Sự tiêu thụ của nơi làm việc là một phong trào rất thực tế. Nhân viên là người tiêu dùng và chúng tôi mang đến kỳ vọng của người tiêu dùng với chúng tôi để làm việc,” Janice Le, giám đốc tiếp thị cho Aruba cho biết. “Nơi làm việc ngày càng trở nên thông minh hơn và do đó, nhân viên đang làm việc cũng thông minh hơn”.

Một mô hình mới đã bắt đầu nổi lên nơi mà các công nghệ xây dựng thông minh đang giao tiếp với nơi làm việc kỹ thuật số để tạo ra nơi làm việc kỹ thuật số thông minh. Đây là nơi thiết kế tập trung vào con người đáp ứng IoT và tự động hóa tòa nhà. Smart Digital Workplace có thể cho phép các trải nghiệm được cá nhân hóa như đồ nội thất được kết nối và ánh sáng thông minh phù hợp với người dùng. Các tòa nhà có thể chuyển sang màu xanh hơn bằng cách tự động tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng dựa trên các mẫu nhân viên. Những trường hợp sử dụng mới này không chỉ thúc đẩy năng suất của nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả trong khi đưa người dân vào trung tâm.

Janice Le kết luận: “Nghiên cứu toàn cầu này cho thấy sự lựa chọn, cá nhân hóa, dễ dàng và tự động hóa đang cải thiện dòng chảy trên cùng và điểm mấu chốt cho các tổ chức đang xác định tương lai của công việc. Nơi làm việc của chúng ta là một phòng thí nghiệm sống cho nơi làm việc kỹ thuật số thông minh và chúng ta thấy kết quả như thuê nhanh hơn và chấp nhận ưu đãi cao hơn. Lợi ích là hữu hình và vượt quá năng suất”.