Chuyển đổi số: Khi doanh nghiệp SME năng động hơn các tập đoàn lớn

Chỉ 30% doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

Theo kết quả của khảo “Thực trạng Chuyển đổi số trong doanh nghiệp trong bối cảnh COVID-19” do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thực hiện năm 2020 khảo sát trên 400 doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng như quy mô lớn cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã bắt đầu nhận thức và ứng dụng các công nghệ số vào các khâu như quản trị nội bộ, mua hàng, logistics, sản xuất, marketing, bán hàng và thanh toán.

Khi dịch COVID-19 lan rộng, dẫn tới những hạn chế tiếp xúc và việc phải thực hiện các biện pháp dãn cách xã hội đã buộc các doanh nghiệp phải ứng dụng nhiều hơn các công nghệ số trong hoạt động của mình, nhất là trong quản trị nội bộ, thanh toán điện tử, marketing trực tuyến. Từ đó, tỷ lệ các doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ số cao gần bằng tỷ lệ doanh nghiệp đã ứng dụng trong thời gian dài trước đây, cụ thể như trong quản lý nhân sự từ xa, hội nghị trực tuyến, học trực tuyến, phê duyệt nội bộ.

Mặc dù vậy, theo quan sát của mình, ông Nguyễn Bình Nam - CEO công ty tư vấn chuyển đổi số Opla Consulting, người từng có nhiều năm làm việc tại Oracle và Saleforce cho rằng, mới chỉ có khoảng 30% các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. “Thành công ở đây có nghĩa là sử dụng phần mềm thấy hiệu quả và tiếp tục sử dụng tiếp tục sau 1 năm go-live (đi vào vận hành chính thức – PV)”, ông Nam nói.

Còn 70% doanh nghiệp thất bại do nhiều nguyên nhân. Ông Nam đã chia 2 giai đoạn trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp: Giai đoạn đầu là trước go-live bao gồm xác định mục tiêu, lựa chọn giải pháp và triển khai; Giai đoạn 2 là làm quen, sử dụng thật và đánh giá hiệu quả.

Trong đó, việc thất bại trong giai đoạn đầu thường là bài toán “kinh điển” của các dự án như lựa chọn công nghệ không đáp ứng nhu cầu, yêu cầu không xác định rõ ràng từ đầu, đội ngũ thay đổi, phạm vi thay đổi, phát sinh ngân sách...

Còn việc thất bại ở giai đoạn sau, theo ông Nam, lại thường được xem như một đặc trưng của các dự án chuyển đổi số. Ví dụ như một dự án CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng), sau khi go- live là khoảng thời gian cực kỳ kinh khủng đối với người dùng, vì họ hầu như chưa thấy tác dụng gì ngoài việc số hóa và nhiều việc phát sinh phải làm so với khi chưa có hệ thống CRM.

“Khoảng thời gian này thường kéo dài trung bình 6 tháng khi mà mỗi ngày có đến hàng chục phàn nàn, chê bai hệ thống mới, nhân viên kéo nhau nghỉ việc vì không thể tương thích với quy trình và hệ thống mới. Lúc này, nếu lãnh đạo không quyết tâm, không hiểu rõ được lợi ích của chuyển đổi số thì chắc chắn dự án sẽ thất bại”, ông Nam nhận định.

Tuy nhiên, do có tới hàng ngàn cách thất bại khác nhau khi tiến hành chuyển đổi số nên sẽ không có công thức thành công chung nào cho tất cả các doanh nghiệp. Vì thế, ông Nam cho rằng, để hạn chế thất bại, doanh nghiệp phải triệt tiêu hoặc ít nhất giảm thiểu hóa khả năng thất bại ở tất cả các giai đoạn trong quá trình chuyển đổi số. “Còn nói theo phương pháp luận, đây chính là cách giảm thiểu rủi ro, thay vì lạc quan thái quá. Để làm tốt điều này, thì kinh nghiệm là thứ quý giá nhất, giống như ai đó đã nói “một người trưởng thành hơn là người mắc nhiều sai lầm hơn””, ông Nam bày tỏ.

Khi được hỏi nguyên nhân thất bại đến từ phía doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số hay do nhà cung cấp giải pháp, ông Nam cho rằng, những thất bại thường không đơn giản hay đến từ một phía nên rất khó xác định. Nhà cung cấp giải pháp thì đổ lỗi tại doanh nghiệp không biết cách dùng còn doanh nghiệp thì đổ tại đơn vị triển khai kém, đơn vị triển khai thì là do giải pháp không đáp ứng...

Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro, nếu doanh nghiệp không có đủ nguồn lực triển khai dự án, tốt nhất là cần một đơn vị có kinh nghiệm tư vấn lộ trình triển khai, lựa chọn nhà cung cấp, giám sát triển khai... để giảm thiểu khả năng thất bại.

Cũng theo ông Nam, những dự án thành công thường có 2 yếu tố, đầu tiên phải có một sự quyết tâm cực kì cao của lãnh đạo, đây là yếu tố cốt lõi. Yếu tố thứ 2 là doanh nghiệp phải xem chuyển đổi số như một dự án chuyển đổi thói quen và hành vi hơn là thay đổi về mặt hệ thống. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị về mặt nhận thức, văn hóa cũng như có sự đồng thuận từ dưới lên.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp nước ngoài chuẩn bị rất bài bản ở bước thay đổi nhận thức. Chẳng hạn họ có các khóa học thay đổi nhận thức nhân viên từ sớm về chuyển đổi số. Do đó, trước khi go-live hệ thống chuyển đổi số họ sẽ đưa ra các thông báo, hướng dẫn cụ thể về lợi ích sử dụng, cách thức thực hiện cũng như các khó khăn có thể gặp phải khi bắt đầu dự án (pre-launch event). Trên cơ sở đó, tại thời điểm go-live, họ tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách và lãnh đạo phải là người làm gương.

“Ví dụ như việc xây dựng hệ thống báo cáo thông minh (Business Intelligent), lãnh đạo sẽ hoàn toàn nói “không” với các báo cáo bằng Excel, yêu cầu 100% nhân viên phải cập nhật số liệu lên hệ thống và nhất định chỉ xem báo cáo trên hệ thống. Chính điều này bắt buộc cấp dưới không có cách nào khác phải tập làm quen sử dụng hệ thống , phải nhập liệu đầy đủ”, ông Nam dẫn chứng.

Các giải pháp SaaS sẽ lên ngôi trong giai đoạn “bình thường mới” sắp tới

Đánh giá về việc thị trường chuyển đổi số hiện nay, ông Nam cho rằng, trong 1-2 năm gần đây đã sôi động hơn rất nhiều, các doanh nghiệp cũng có cái nhìn nghiêm túc hơn, thay vì chạy theo phong trào. Đây là kết quả cộng hưởng của nhiều lực đẩy như từ xu hướng quốc tế, hỗ trợ của chính phủ, các nhóm cộng đồng yêu công nghệ cũng như các doanh nghiệp khởi nghiệp...

Đồng thời, các chủ doanh nghiệp đã dành sự quan tâm và am hiểu đáng kể cho chuyển đổi số, họ giờ đây chính là người khởi xướng, là chủ xị trong các dự án chứ không đơn thuần chỉ là người duyệt ngân sách cho các CTO/CIO thực hiện như trước kia nữa.

Thị trường cũng bắt đầu phân hóa, một nhóm doanh nghiệp thể hiện sự tiên phong (Trailblazer) trong việc thử nghiệm và áp dụng không ngừng nghỉ công nghệ, nhóm còn lại vẫn là người theo đuôi (follower), rất chậm chạp trong việc chuyển đổi. “Có lẽ trong 2-3 năm tới sự thành công của các doanh nghiệp Trailblazer sẽ là chất xúc tác để nhóm theo đuôi tăng tốc, dù khi cái giá phải trả sẽ là không nhỏ”, ông Nam nói.

Bên cạnh đó, mặc dù ấn tượng nhất với việc chuyển đổi số của Vingroup khi có sự đầu tư rất bài bản, đồng bộ trên toàn bộ các công ty con cũng như không ngại áp dụng những công nghệ mới, ra quyết định cũng rất nhanh chóng. Nhưng không phải doanh nghiệp lớn nào cũng có sự dám đầu tư và chấp nhận thất bại như Vingroup. Trong khi đó, nhiều DN lớn hay thậm chí rất lớn dù đi tìm hiểu tất cả nhà cung cấp giải pháp, xem demo, lên dự án nhưng lại nâng lên đặt xuống nhiều lần tới 3-4 năm mà vẫn chưa dám quyết định đầu tư.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp năng động nhất trong việc chuyển đổi số lại chính là nhóm SMEs, chứ không phải các doanh nghiệp lớn - ngoại trừ một số ít các Tập đoàn có sự đầu tư bài bản. “Có lẽ sự cồng kềnh và nặng nề trong cơ chế chính là rào cản cho các doanh nghiệp lớn quyết định chuyển mình một cách tích cực”, ông Nam nhận định.

Trước những ý kiến lo ngại về việc trong thời gian tới, những khó khăn về tài chính sẽ khiến doanh nghiệp cân nhắc hơn khi chuyển đổi số, ông Nam cho rằng, chuyển đổi số bản chất chỉ là sự “chuyển đổi” bằng “nền tảng số” nhằm đem lại hiệu quả công việc cao hơn. Vì vậy, ngay cả những việc đơn giản như mua tài khoản Zoom để họp trực tuyến, hay tài khoản Google Drive/Dropbox/OneDrive để chia sẻ tài liệu thuận tiện hơn cũng là chuyển đổi số rồi.

Còn nếu nhìn “vĩ mô” hơn, theo quan sát của mình, ông Nam cho rằng, ngay từ đầu năm 2021 đến nay, các doanh nghiệp vẫn đang có sự quan tâm và đầu tư hợp lý vào chuyển đổi số, khi xem đây là một hướng đi nghiêm túc có thể giúp họ thoát khỏi sự ảnh hưởng của dịch bệnh. “Đây là lúc ai sở hữu công nghệ sẽ có nhiều lợi thế hơn, như giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn, chi phí sản xuất rẻ hơn, thông tin báo cáo theo thời gian thực để ra các quyết định kịp thời hơn, quản lý đội ngũ bán hàng từ xa hiệu quả hơn... Vì vậy, khá nhiều doanh nghiệp vẫn đang đầu tư vào hệ thống thương mại điện tử (eCommerce), hệ thống CRM, hệ thống phân phối...”, ông Nam chia sẻ.

Mặc dù, sau dịch, mỗi đồng tiền của doanh nghiệp đều hết sức quý giá. Đứng giữa lựa chọn phải dùng tiền để thuê nhân viên, thuê mặt bằng, nhập hàng hóa hay đầu tư công nghệ tất nhiên sẽ khiến chủ doanh nghiệp phải hết sức đau đầu. Tuy nhiên, chuyển đổi số cũng có nhiều cách tiếp cận tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp cũng như yêu cầu kinh doanh, quản trị bao gồm: Làm đồng loạt và toàn bộ (big bang); làm theo chiều ngang - chọn một vài quy trình làm trước; Làm theo chiều dọc - chọn một vài phòng ban/bộ phận làm trước; Lấy khách hàng làm trung tâm (outside in) hoặc cải thiện hiệu quả vận hành (inside out)... “Chính vì vậy, nêu doanh nghiệp chọn một cách tiếp cận dài hơi, rõ ràng sẽ khó phù hợp với thời điểm này và nên chọn một cách tiếp cận ngắn hạn theo phương châm “quick win - quick fail” thì sẽ khôn ngoan hơn”, ông Nam nói.

Cụ thể, trong giai đoạn này, các dự án chuyển đổi số kéo dài 1-2 năm sẽ được gạch bỏ. Các dự án triển khai vài tuần đến vài tháng và cho phép tính tiền theo usage (lưu lượng sử dụng thực tế hoặc số lượng người dùng) sẽ được ưu tiên hơn. “Các giải pháp SaaS hay PaaS hay IaaS - các giải pháp cung cấp trên nền tảng điện toán đám mây, bao gồm cả hạ tầng, nền tảng lẫn ứng dụng, chính là phao cứu sinh cho doanh nghiệp trong giai đoạn này. Thay vì phải đầu tư hàng chục ngàn đô la cho một dự án data warehouse (kho dữ liệu) cần xây dựng 6-8 tháng, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp có sẵn gần như mọi thứ của Google Cloud, AWS hay thậm chí là FPT cloud với chi phí hợp lý và thời gian triển khai tính bằng tuần”, ông Nam bày tỏ.

Giải pháp CĐS Việt có khả năng tương thích khách hàng “nội” cao hơn “hàng ngoại”

Sự năng động của các doanh nghiệp SMEs cũng như tiềm năng của thị trường chuyển đổi số đã làm “bùng nổ” các nền tảng SaaS trong thời gian gần đây, với việc hàng loạt các giải pháp chuyển đổi số cho SMEs đã ra đời, từ những doanh nghiệp công nghệ lớn như VNPT (oneSME), Viettel, FPT (thương vụ M&A với Base) cho đến những startup nhỏ.

Theo ông Nam, việc các ứng dụng giúp doanh nghiệp chuyển đổi số ở Việt Nam phát triển mạnh gần đây là kết quả tất yếu của nhiều yếu tố. Đầu tiên, đó là do nhu cầu chuyển đổi số đã rõ ràng và ổn định do các doanh nghiệp đã được dùng hoặc tìm hiểu các phần mềm nước ngoài trước đó. Yếu tố thứ 2 là các công ty khởi nghiệp đã có đủ thời gian tích lũy hiểu biết về sản phẩm và nhu cầu người dùng. “Cuối cùng là lợi thế về nguồn nhân lực CNTT chất lượng và giá rẻ tạo ra một động lực rất lớn để các công ty khởi nghiệp sản xuất ứng dụng”, ông Nam khẳng định.

Tuy nhiên, ông Nam cũng cho rằng, trong khi các các hãng công nghệ cung cấp giải pháp chuyển đổi số lớn của thế giới như Salesforce, SAP, Oracle đều có một hệ sinh thái hoặc bộ giải pháp các ứng dụng phần mềm chuyên môn hóa cao và liên kết chặt chẽ với nhau, thì các nhà cung cấp giải pháp ở Việt Nam thì đại đa số mới dừng lại ở mức một hoặc vài các “ứng dụng phần mềm” đơn lẻ.

Đổi lại, nếu chỉ xét ở góc độ tính năng cụ thể thì các giải pháp chuyển đổi số ở Việt Nam có khả tương thích với nhu cầu của khách hàng Việt Nam cao hơn hẳn, cụ thể là tích hợp sẵn và sâu với hệ sinh thái các giải pháp trong nước. Mặc dù vậy, các giải pháp của Việt Nam rất dễ chạy theo

khách hàng để xây dựng một “chiếc xe ba gác”. Mặc dù đây không hẳn là điểm yếu, thậm chí còn đáp ứng một cách hoàn hảo cho nhu cầu của một số lượng không nhỏ. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp muốn “Go Global” (đi ra nước ngoài – PV) thì tư duy này sẽ trở thành điểm yếu và cản trở quá trình đó.

“Vì chiếc xe máy ba gác nó đúng bản chất là một phương tiện “Made in Vietnam” và chỉ sử dụng được ở Việt Nam. Tính năngcủanócũnglàsựphatrộngiữaxemáyvớixeôtô,cóthể vừa chở người vừa chở hàng. Do đó, nó rất đa năng nhưng chỉ phù hợp với Việt Nam nhưng không dùng được ở nước ngoài”, ông Nam lý giải về hình tượng này.

Về những lời khuyên cho doanh nghiệp chuyển đổi số Việt Nam, ông Nam đã dẫn chứng, tưởng tưởng trên thế giới có 10 phần mềm, các phần mềm này được đánh số từ 1 tới 10 và liên kết chặt chẽ với nhau, như số 2 liên kết với 1 và 3, tương tựphần mềm số 8 sẽ liên kết chặt chẽ số 7 và 9. Do đó, khi nói bán phần mềm “số 5” thì mọi người đều hiểu nó sẽ được liên kết với phần mềm “số 4” và “số 6”. Đây là nguyên tắc quốc tế và được các công ty lớn đi trước định nghĩa. “Các nhà phát triển ở Việt Nam có rất ít cơ hội để thấy hết 10 phần mềm, thậm chí chưa bao giờ thấy trọn vẹn một số nào đó. Hầu hết, họ chỉ thấy một phần của số 5, một phần của số 8, lúc bán cho khách hàng thì lại thêm một ít số 9 theo yêu cầu khách hàng. Vì vậy, khi phát triển, các doanh nghiệp sẽ có một giải pháp “589” và tất nhiên nền tảng này sẽ không dùng được ở các thị trường có sự chuyên môn hóa cao”, ông Nam nói.

Do đó, theo ông Nam, việc đi ra nước ngoài sẽ đòi hỏi sự tương thích cao với hệ sinh thái của Global. Chính vì vậy, để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp nền tảng chuyển đổi số Việt cần nhiều thuyền trưởng có kinh nghiệm xây dựng nền tảng Global cũng như thấu hiểu các đặc thù của thị trường nước ngoài muốn phát triển để định hướng tính năng, giải pháp theo chuẩn quốc tế.

Khi được hỏi với sẽ lựa chọn giải pháp chuyển đổi số “nội” hay “ngoại”, ông Nam khẳng định, Opla Consulting định vị mình là một công ty tư vấn giải pháp độc lập nên sẽ không bắt đầu từ giải pháp cụ thể nào mà bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng. Tùy vào tính chất, yêu cầu của giải pháp như tính năng, thời điểm cần sử dụng, sự ổn định, ngân sách hay sự sẵn sàng của đội ngũ của khách hàng mà sẽ lựa chọn giải pháp phù hợp. “Phần mềm “nội” hay “ngoại” không quan trọng, chủ yếu là đáp ứng được tiêu chí sử dụng và hiệu quả”, ông Nam kết luận.

Chuyển đổi số: Khi doanh nghiệp SME năng động hơn các tập đoàn lớn - Ảnh 1.

Các chương trình CĐS nên đưa ra các giải pháp tổng thể theo từng lĩnh vực

Năm 2021, Bộ TT&TT đưa ra chương trình hỗ trợ DN vừa và nhỏ SMEdx với mục tiêu hỗ trợ 30.000 công ty sau một năm. Đánh giá về chương trình, ông Nam cho rằng dù khá ý nghĩa nhưng cách làm còn chưa thực sự hiệu quả. Với 18 nền tảng tham gia, chương trình SMEdx chưa có gì đặc biệt so với chính sách bán hàng, khuyến mãi của các nền tảng hiện nay nên không có nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp sử dụng.

Vì vậy, ông Nam cho rằng, nếu Bộ TT&TT có thể đưa ra giải pháp tổng thể hoặc có hàm lượng tư vấn thì chương trình dễ đi vào thực tế hơn. Ví dụ như SMEdx đề xuất ra một gói combo giải pháp gồm 5 ứng dụng cho ngành Sản xuất, hoặc combo 3 giải pháp gồm 6 ứng dụng cho ngành Dịch vụ thì doanh nghiệp sẽ dễ tiếp cận. Hoặc tốt hơn, chương trình SMEdx có thể hỗ trợ đơn vị sản xuất cấu hình nền tảng (customize) giải pháp của họ để tích hợp tốt hơn với các giải pháp trong combo, hoặc chuyên biệt cho ngành nào đó thì chương trình sẽ đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp sử dụng.

Ngay ở nước ngoài, các chương trình thành công đều nằm ở chỗ mô hình phải có lợi một cách thực chất cho tất cả các đối tượng tham gia. Ví dụ như chương trình SkillsFuture của Chính phủ Singapore - chương trình

nhằm thúc đẩy người dân nâng cao kỹ năng và tay nghề lao động hay hiểu nôm na là một cổng đào tạo toàn dân. Người dân vào tự đăng ký các khóa học trực tuyến do các doanh nghiệp cung cấp. Còn doanh nghiệp hưởng lợi thông qua việc cung cấp khóa học tính phí (xen lẫn với khóa miễn phí) hoặc cung cấp khóa học miễn phí nhưng đáp ứng với nhu cầu của chính công ty mình. Khi ứng viên nộp đơn tuyển dụng vào doanh nghiệp mà đã tốt nghiệp các khóa học cần thiết thì rõ ràng là cả 2 bên đều có lợi.

Để chương trình SMEdx thực sự hiệu quả, theo ông Nam, nếu doanh nghiệp sử dụng nền tảng tham gia chương trình mà chỉ được giảm giá 3-5% các đơn vị khác thì sẽ không hiệu quả, nhưng nếu được tư vấn sử dụng cả bộ combo để vận hành hiệu quả hơn thì sẽ tạo ra sự khích lệ hơn.

Còn với công ty cung cấp nền tảng, Chương trình SMEdx sẽ vận động được nhiều doanh nghiệp hơn nếu tham gia chương trình, họ có thể được hỗ trợ về thuế theo thang bậc (rate card), ví dụ có hơn 100 doanh nghiệp sử dụng nền tảng của họ thì được giảm thuế 10%, nếu có hơn 500 doanh nghiệp sử dụng thì được giảm thuế 20%. “Nếu không hỗ trợ được về thuế thì Bộ TT&TT có thể hỗ trợ những chính sách khác nhưng phải có tính khích lệ, theo nguyên tắc “cho nhiều thì nhận nhiều””, ông Nam nói.

Ngoài ra, phải xem Chương trình SMEdx như một dự án khởi nghiệp dài hạn của Bộ TT&TT, thay vì việc ra chính sách xong rồi để đó, mà phải theo dõi, đánh giá, rồi đưa ra phương án cải tiến cho phù hợp, trên cơ sở “không nhất thiết phải đúng ngay, nhưng phải luôn cải tiến”.

Về các chính sách hỗ trợ cho chuyển đổi số hiện nay, ngoài việc có nhiều chương trình kêu gọi kiến tạo, khởi nghiệp, Cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số, ông Nam cho rằng Chính phủ chưa có sự hỗ trợ nào đáng kể ở cả góc độ doanh nghiệp cung cấp nền tảng lẫn công ty cần chuyển đổi số.

Để khắc phục điều này, Bộ TT&TT không chỉ đứng ở vài trò kết nối hoặc ban hành chính sách, mà cần gia tăng thêm chất lượng chuyên môn trong các sản phẩm liên quan hay cần đưa ra những chính sách, chương trình cụ thể. Ví dụ như cuốn Cẩm nang về Chuyển đổi số, mặc dù đã có những sự cập nhật so với những phiên bản đầu tiên, nhưng vẫn chưa thực sự cụ thể, dễ hiểu với người dân, doanh nghiệp, như cuốn hướng dẫn chuyển đổi số của Singapore.

“Chuyển đổi số vốn đã phức tạp, nếu cơ quan quản lý đưa ra các chương trình, hướng dẫn chung chung và rất khó để thực hiện thì chính sách sẽ không thể đi vào cuộc sống”, ông Nam kết luận.

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 11 tháng 11/2021)