Chuyển đổi số nội bộ giúp Novaon tăng 30% hiệu suất

Phải CĐS cho nội bộ trước khi thực hiện cho doanh nghiệp (DN) khác

Theo ông Nguyễn Minh Quý, Chủ tịch Novaon, với vai trò là đơn vị xây dựng các nền tảng số cũng như tư vấn giải pháp CĐS tổng thể cho DN, Novaon xác định phải CĐS cho chính mình trước tiên. "Vì vậy, Novaon đã bắt đầu những ứng dụng công nghệ trong quản trị vận hành từ 2013 với việc xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực khách hàng CRM và Quản trị nguồn lực DN ERP", ông Quý chia sẻ.

Sau đó, trong 05 năm gần đây, Novaon đã CĐS trên 80% hoạt động của DN với hàng loạt ứng dụng: Marketing automation - tự động hóa tiếp thị, Quản trị nhân sự, Trợ lý ảo đa kênh, Quản trị trải nghiệm khách hàng, quản trị dự án và công việc, ký hợp đồng điện tử, tổng đài thông minh, Báo cáo tập trung thông minh (BI)...

Để rồi, Novaon đã đạt 03 năm liên tiếp nằm trong Top 50 DN tăng trưởng xuất sắc nhất Việt Nam 2019-2021 do Fast500 đánh giá. Đồng thời, năng lực cạnh tranh và vị thế của Novaon đã gia tăng đáng kể trong lĩnh vực digital marketing lẫn mảng công nghệ CĐS. "Hiệu suất lao động và thu nhập trung bình của cán bộ nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng, khoảng 30% so với quãng thời gian trước đó", ông Quý khẳng định.

Cũng theo ông Quý, về cơ bản, kế hoạch CĐS của Novaon đã đạt 90% các mục tiêu đề ra. Trong thời gian tới, công ty sẽ tập trung vào chiến lược của giai đoạn CĐS nâng cao: dữ liệu lớn (big data) và trí tuệ nhân tạo (AI), Novaon dự kiến khởi công và xây dựng một số hệ thống quản trị dữ liệu nhằm quản trị tập trung và tối ưu tài nguyên dữ liệu, một loại "dầu mỏ" mới của kỷ nguyên số.

Trên cơ sở đó, Novaon sẽ từng bước ứng dụng học máy (machine learning) và AI, nhằm tự động hoá, thông minh hóa các ứng dụng CĐS hiện có như: Marketing automation, CX automation, Product recommendation, Chatbot automation,...

Khó khăn đến từ việc thay đổi tư duy của cán bộ, nhân viên

Ông Quý cho rằng, trong quá trình CĐS nội bộ, các DN có thể gặp khá nhiều khó khăn, đầu tiên là việc thay đổi tư duy của các cán bộ, nhân viên. Bởi vì, một số CBNV chưa nhìn rõ lợi ích của CĐS, nên sẽ e ngại ứng dụng công nghệ mới, quy trình và cách làm mới. Khó khăn tiếp theo đến từ việc hệ thống và giải pháp phải cải tiến liên tục để đáp ứng tình hình hoạt động kinh doanh thực tiễn. Cuối cùng, sự đồng bộ giữa các giải pháp nhằm đem lại sự tiện lợi và tối ưu cao nhất cho người sử dụng là nhân sự trong công ty.

Đối với Novaon, CĐS là nhiệm vụ trọng tâm nên công ty đã triển khai với quyết tâm cao nhất. Để thay đổi tư duy của CBNV, Novaon đã tiến hành đào tạo, hướng dẫn trên hệ thống truyền thông nội bộ để nhân viên hiểu được mục tiêu, ý nghĩa và đồng hành cùng ban lãnh đạo trong công cuộc CĐS.

Ngoài ra, công ty cũng chủ động ứng dụng các giải pháp sáng tạo, đặc biệt đối với việc cải tiến hệ thống phần mềm, song hành với việc cải tiến giải pháp quản trị, nhằm tạo ra sự đồng điệu cao nhất giữa quản trị và hệ thống.

"Chúng tôi thúc đẩy quá trình tích hợp sâu các phần mềm, tạo ra phương thức đăng nhập duy nhất (Single sign on) cho người dùng, tạo ra sự đồng bộ cao trong trải nghiệm sử dụng. Đó là một quá trình dài, tập trung trên dưới 05 năm, đòi hỏi sự kiên trì và quyết tâm cao của toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty", ông Quý cho biết.

Ông Quý khẳng định, trong quá trình CĐS, thời gian đầu, chắc chắn DN sẽ gặp phải rất nhiều phản hồi tiêu cực, vì đây là một phần của quá trình CĐS. Tuy nhiên, sau khoảng 1-2 năm khi hệ thống hoạt động ổn định và bắt đầu phát huy việc tăng năng suất và tối ưu hiệu quả thì phàn nàn cũng sẽ giảm đi. "Là nhà quản trị, chúng ta cần nhìn được trật tự trong hỗn loạn để không bị rối khi dẫn dắt tổ chức xuyên qua vùng nhiễu động", ông Quý chia sẻ.

Chưa kể đến, trong thời kỳ dịch Covid-19, DN phải sử dụng hình thức làm việc từ nhà (work from home), đây là lúc nâng cao vai trò của các nền tảng số trong quản trị vận hành DN. Đối với Novaon, nhờ sự chuẩn bị bài bản, công ty gần như không bị ảnh hưởng hiệu suất và guồng công việc khi làm việc ở nhà. Theo đó, nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoàn toàn có thể dùng CRM, tổng đài thông minh chủ động làm việc tương tự khi trên công ty, mọi công tác quản trị và tương tác khách hàng đều được thể hiện trên phần mềm.

Các dự án khách hàng, dự án nội bộ đều được quản lý trạng thái, luồng việc, nhiệm vụ, deadline trên phần mềm giúp CNBV quản trị được công việc nhịp nhàng dù tương tác trực tiếp. Toàn bộ các giải pháp của Novaon được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây và có phiên bản ứng dụng trên điện thoại.

"Để rồi, khi đi làm trở lại, chúng tôi có thêm mã gen mới trong quy trình hoạt động đó là tính ứng biến và thích nghi rất nhanh trong mọi hoàn cảnh", ông Quý nhấn mạnh.

Nhiều "case study" thành công trong CĐS đã giúp các DN khác bớt e ngại hơn

Đánh giá về những thuận lợi cho quá trình CĐS của DN Việt hiện nay, theo ông Quý, các DN Việt Nam đang có nhiều thuận lợi trong quá trình CĐS. Trước hết, nhu cầu CĐS của các DN đã tạo ra một không gian "thị trường" dành riêng cho các DN có năng lực cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai giải pháp CĐS.

Tiếp theo, với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt các xu hướng Cloud, AI, Chatbot, Big Data... nên các giải pháp CĐS dành cho DN sẽ trở nên thông minh hơn, hiệu quả hơn với chi phí phải chăng hơn, dễ đo lường đánh giá hơn, phương thức triển khai linh hoạt theo từng ngành, từng quy mô. Điều này giúp cho DN dễ dàng tìm được giải pháp phù hợp cho mình. Thuận lợi cuối cùng đến từ xu hướng ứng dụng CĐS cho DN đang diễn ra mạnh mẽ, giúp cho các DN có nhiều câu chuyện thành công để tham khảo, rút kinh nghiệm hoặc vượt qua tâm lý e ngại với vấn đề mới như CĐS.

Tuy nhiên, các DN cũng đang gặp phải vấn đề thiếu nhân sự chuyên trách vừa am hiểu về công nghệ, vừa am hiểu về quản trị và nghiệp vụ để tham mưu cho ban lãnh đạo quản trị quá trình CĐS. Khó khăn thứ hai đến từ hạn chế trong quá trình tích hợp và đồng bộ của các giải pháp, sản phẩm, nền tảng số, gây khó khăn cho DN khi cùng lúc làm việc với nhiều nhà cung cấp.

"Tỷ lệ DN Việt có ngân sách đầu tư mạnh cho CĐS chưa nhiều. Hơn 90% SME có xu hướng đầu tư từng phần theo giai đoạn, dù không phát huy được tính cộng hưởng, nhưng ưu điểm chi phí tối ưu và có thể đánh giá hiệu quả theo quá trình", ông Quý kết luận.

Về kiến nghị đối với cơ quan quản lý, ông Quý cho rằng, Chính phủ đang làm rất tốt vai trò lãnh đạo của mình trong công cuộc CĐS. Tuy nhiên, cơ quan quản lý cần "gần" DN hơn, hiểu thực trạng đang diễn ra, từ đó các chính sách, chủ trương sẽ sát với thị trường và phát huy hiệu quả cao hơn.

"Ngoài ra, cần có sự giám sát quá trình triển khai, đánh giá hiệu quả của các chương trình đó, nhằm đảm bảo các chương trình được thực hiện đúng chủ trương, và bám sát hiệu quả thực tiễn", ông Quý khẳng định./.