Hoàn thiện công tác sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước (P1)

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước là một hệ thống công việc đòi hỏi những ai cần sử dụng văn bản điện tử ở tất cả các vị trí trong cơ quan từ văn thư, người xử lý văn bản, lãnh đạo đến lưu trữ và các cá nhân, cơ quan liên quan bên ngoài, đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và quy trình nghiệp vụ phù hợp. Việc sử dụng văn bản điện tử bao gồm việc tiếp nhận thông tin, tạo lập, hoàn thiện đầy đủ nội dung, thể thức, trao đổi, lưu trữ, khai thác thông tin của văn bản điện tử.

Công tác văn thư, lưu trữ đôi với văn bản và hô sơ điện tử

Công tác văn thư, lưu trữ vô cùng quan trọng trong bất kỳ cơ quan hành chính, tổ chức, doanh nghiệp nào. Trong đó, bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu, văn bản từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng.

Có thể thấy việc sử dụng văn bản giấy ở cơ quan hành chính nhà nước không thể thiếu công tác văn thư, lưu trữ. Hiện tại, song song với công tác văn thư, lưu trữ bằng các văn bản, tài liệu, hồ sơ giấy là công tác văn thư, lưu trữ đối với văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên các hệ thống quản lý văn bản và điều hành (có nơi gọi là hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc). Các cơ quan, đơn vị hầu hết chưa tách biệt công tác văn thư và lưu trữ điện tử. Thực chất đây là hai công việc khác nhau và đều có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu văn thư là tiếp nhận, phân loại văn bản điện tử để người có trách nhiệm xử lý, đồng thời phát hành văn bản điện tử đến các cá nhân, đơn vị liên quan như văn bản giấy thì lưu trữ lại là hoàn thiện toàn bộ hồ sơ, văn bản điện tử phục vụ theo nghiệp vụ lưu trữ. Thực tế cho thấy tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong một số cơ quan hành chính nhà nước chưa cao, có nhiều nguyên nhân mà một trong số các nguyên nhân đó là do chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Văn thư, lưu trữ có thể triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu cũ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ điện tử một cách đồng thời sẽ giúp tăng cường, hoàn thiện quy trình sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan.

Tuy nhiên, vẫn chưa có những quy định rõ ràng, đầy đủ nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ đối với tài liệu điện tử nói chung và các văn bản điện tử có chữ ký số được coi có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy cũng như chưa có khung pháp lý để nâng cao vai trò của văn thư, lưu trữ điện tử tương đương văn thư, lưu trữ giấy.

Trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước

Công tác trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước cần có điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, kết nối mạng, ứng dụng thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đảm bảo an toàn và an ninh thông tin, ứng dụng chữ ký số. Trong đó:

-Về hạ tầng kỹ thuật, tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức được cấp máy tính phục vụ công việc tại các Bộ, ngành và các địa phương lần lượt là 90% và 85%. Tỷ lệ máy tính được kết nối mạng Internet cũng đạt hơn 90% trên phạm vi toàn quốc. Hầu hết các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên đã xây dựng hệ thống mạng cục bộ của mình hoặc kết nối với mạng tin học diện rộng để gửi, nhận và lưu chuyển thông tin.

-Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức được cấp địa chỉ thư điện tử tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các địa phương là khá cao, tuy nhiên, tỷ lệ thường xuyên sử dụng trong công việc còn chưa được như yêu cầu.

-Tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Tuy nhiên, tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tỷ lệ triển khai, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tới các cơ quan chuyên môn và các quận huyện còn thấp. Đây là khó khăn lớn trong việc thúc đẩy, tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước cấp đơn vị trực thuộc với nhau và với cấp trên trực tiếp. Các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị còn thiếu có sự liên thông về kỹ thuật, chưa có hệ thống quốc gia để định danh các cơ quan hành chính nhà nước trên môi trường mạng để sử dụng thống nhất cho các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Vì vậy tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa đạt được yêu cầu đề ra.

-Việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin tuy đã được chú trọng nhưng vẫn có sự khác biệt khá lớn về mức độ đảm bảo an toàn, an ninh thông tin giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ với các địa phương.

-Việc ứng dụng chữ ký số trong gửi nhận văn bản, thư điện tử vẫn chưa được các đơn vị triển khai rộng rãi, chủ yếu mang tính thí điểm.

-Nhiều cơ quan nhà nước đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử nhưng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí. Công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít được thực hiện.

Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân

Trong nỗ lực xây dựng một nền hành chính hiện đại, nhanh chóng đáp ứng kịp yêu cầu phát triển của cả nước, ứng dụng công nghệ thông tin trong khối cơ quan nhà nước không ngừng được đẩy mạnh cả về lượng và chất. 100% cơ quan nhà nước đã xây dựng trang/cổng thông tin điện tử, cung cấp 101.995 dịch vụ công mức 1 và mức 2, 1.662 dịch vụ công mức 3 và 9 dịch vụ công mức 4 (tăng 3.356 dịch vụ công mức 1&2, 802 dịch vụ công mức 3 so với năm 2011) [2]. Một số cơ quan, đơn vị đã bắt đầu triển khai ứng dụng chữ ký số và một số cơ sở dữ liệu chuyên ngành cũng bắt đầu được quan tâm chú trọng phát triển.

Hầu hết các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị đã đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân.

Lê Hùng

(còn nữa)