Không chấp nhận trì hoãn, chậm tiến độ khi tiến hành chuyển đổi số

Mới đây, công ty Cổ phần ARMEPHACO vừa phát động Dự án Kiến tạo môi trường làm việc số với nền tảng Base.vn. Trong buổi họp khởi động dự án này, thời gian và sự đảm bảo hoàn thành lộ trình theo đúng tiến độ là hai yếu tố được đặc biệt quan tâm bởi ban lãnh đạo công ty.

Được thành lập từ năm 1996, công ty Dược và Trang thiết bị y tế Quân đội (ARMEPHACO) là đơn vị thuộc Tổng cục Hậu cần, Bộ Quốc phòng. Năm 2010, công ty này chính thức được chuyển đổi thành công ty Cổ phần ARMEPHACO, hiện có 13 đơn vị thành viên, trải dài trên khắp các tỉnh và thành phố lớn nhất của cả nước, đồng thời có sản phẩm xuất khẩu ra thị trường của các nước phát triển trong khu vực.

Với mục tiêu trở thành một trong những nhà sản xuất dược phẩm và trang thiết bị y tế nội địa hàng đầu Việt Nam cả về quy mô sản xuất, số lượng sản phẩm, vốn, doanh thu, lợi nhuận và nguồn nhân lực, trong suốt 26 năm qua, ARMEPHACO đã không ngừng đổi mới để bắt kịp với mọi xu thế. Mới đây, doanh nghiệp này đã chính thức "bắt tay" với Base.vn để tiến hành triển khai CĐS.

Số hóa toàn bộ dữ liệu và quy trình vận hành được xem là chiến lược mũi nhọn được ban lãnh đạo công ty và toàn bộ đội ngũ trong ban điều hành tại các đơn vị thành viên lựa chọn, hướng tới tăng trưởng và bứt phá vượt bậc, nâng cao kỹ năng quản lý và phát triển nguồn lực cho ARMEPHACO.

20% doanh nghiệp không thể "về đích" trên hành trình CĐS

Ông Nguyễn Văn Dũng, Tổng Giám đốc ARMEPHACO, cho biết cách đây hơn 5 năm, công ty đã tìm đến các giải pháp công nghệ. Tuy nhiên, ở thời điểm đó, các đơn vị cung cấp phần mềm đều không thể thực hiện số hóa thành công doanh nghiệp này, vì nhận định rằng các quy trình và cách thức vận hành của ARMEPHACO là quá khó và quá nhiều dữ liệu, không thể chuyển đổi.

"Bối cảnh đã thay đổi, lần này chúng tôi xác định phải làm bằng mọi giá và tuân thủ lộ trình theo đúng tiến độ đề ra. Đồng thời, xác định rõ rằng những quy trình nào có thể chuyển đổi thì sẽ làm ngay. Với những nội dung chưa thể số hóa ngay, chúng tôi sẽ kiên trì và phối hợp với đội ngũ của Base để tìm kiếm giải pháp", ông Nguyễn Văn Dũng nói.

Với kinh nghiệm đồng hành CĐS cho hơn 7.000 khách hàng, đội ngũ của Base đã chỉ ra 3 thực trạng trong công tác quản lý và vận hành của các doanh nghiệp Việt Nam.

Thứ nhất, phần lớn doanh nghiệp quản lý công việc bằng các công cụ giao tiếp truyền thống, nhân sự tham gia vào nhiều nhóm chat khác nhau, dẫn đến tình trạng quên việc, trôi tin nhắn, khó hệ thống các đầu việc, đồng thời tiêu tốn nhiều thời gian để tìm kiếm và tổng hợp báo cáo.

Thứ hai, doanh nghiệp xử lý các thủ tục hành chính bằng văn bản, giấy tờ một cách thủ công, gây tốn nhiều chi phí in ấn, quá trình phê duyệt, xử lý tờ trình thường xuyên bị tắc nghẽn, đồng thời gây khó khăn khi cần phải tra cứu và truy xuất dữ liệu.

Cuối cùng, tại doanh nghiệp, yếu tố ma sát nội bộ xuất hiện thường xuyên, sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban chưa trơn tru, gây chậm trễ trong việc tiếp nhận thông tin, nhiều quy trình bị trì hoãn do thiếu sót hồ sơ nhưng không biết nguyên nhân ở bước nào và ai phụ trách.

Cũng theo khảo sát và kinh nghiệm của Base.vn, khoảng 20% doanh nghiệp không thể "về đích" trên hành trình CĐS. Đại diện đơn vị này cũng chỉ ra 5 nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại, đó là: sự quyết tâm của ban lãnh đạo (chiếm khoảng 30%); mức độ cởi mở với công nghệ và sự sẵn sàng chuyển đổi của đội ngũ tiên phong (30%); khả năng cải tiến quy trình (20%); kỳ vọng sai về công nghệ (10%); năng lực truyền thông nội bộ để thống nhất tư tưởng trong phạm vi toàn công ty (10%).

Trước những nguyên nhân dẫn đến thất bại ấy, Tổng Giám đốc ARMEPHACO khẳng định sự quyết tâm trong toàn bộ đội ngũ, bày tỏ mong muốn triển khai nhanh chóng và quyết liệt. ARMEPHACO sẽ tạo mọi điều kiện để đội ngũ Base có thể thuận lợi đưa tất cả các quy trình vận hành theo phương pháp cũ lên nền tảng Base.vn. Đồng thời, ông Dũng cam kết mọi đầu mối của tất cả các phòng ban sẽ tham gia vào quá trình cung cấp dữ liệu và triển khai theo yêu cầu chuyên môn của đội ngũ Base.

ARMEPHACO quyết tâm phối hợp cùng Base đưa tất cả các quy trình vận hành theo phương pháp cũ lên hệ thống phần mềm

"Tiến hành CĐS và triển khai, áp dụng phần mềm trong tất cả các quy trình vận hành nội bộ là nhiệm vụ được công ty xếp vào danh sách những việc cần được ưu tiên hàng đầu và phải hoàn thành theo đúng tiến độ", ông Nguyễn Văn Dũng nhấn mạnh.

Đồng thời, ông Dũng khẳng định sau khi đã thống nhất lộ trình triển khai và nguyên tắc làm việc, hai bên cần đảm bảo sẽ tiến hành đúng kế hoạch, không chấp nhận trì hoãn và cũng không cho phép tình trạng chậm tiến độ vì bất cứ nguyên nhân nào, trong trường hợp cần thiết có thể duy trì làm việc vào ngày nghỉ, thậm chí ngay cả trong đợt nghỉ lễ dài 30/4 – 1/5 tới đây.

Thách thức đến từ giai đoạn số hóa dữ liệu

Cũng tại buổi làm việc, hai bên đã xác định rõ những khó khăn sẽ gặp phải trong thời gian sắp tới, trong đó, khẳng định giai đoạn đầu tiên khi tiến hành tổng hợp và thu thập khối lượng dữ liệu khổng lồ để số hóa là giai đoạn thách thức nhất. Lượng dữ liệu từ ARMEPHACO và các đơn vị thành viên, trong đó mỗi đơn vị gồm khoảng 8 nhóm vận hành, cùng nhiều hoạt động không có quy trình cố định khác, có thể tạo ra những rào cản lớn. Lúc này, ông Dũng cho rằng, sự quyết tâm, ý chí và đồng hành của cả hai bên là cách duy nhất để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.

Trước trăn trở ấy, đại diện Base cho biết trong suốt quá trình làm việc và tư vấn cho các doanh nghiệp Việt Nam, đơn vị này đã đóng gói được hơn 80% tổng số quy trình phổ biến của các doanh nghiệp, tổ chức, thuộc nhiều quy mô, lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Từ đó, trực quan hóa những quy trình ấy thông qua các biểu mẫu, báo cáo, để doanh nghiệp có thể điền vào, đẩy nhanh quá trình thu thập dữ liệu và đưa lên hệ thống phần mềm.

Doanh nghiệp cần đi qua 3 giai đoạn trên chặng đường CĐS

"Cách đây hơn một năm, tôi đã tìm hiểu và muốn triển khai công nghệ để tiến hành CĐS. Tôi nhận thấy rằng khi ‘phơi bày’ và hệ thống lại các quy trình, công việc, có rất nhiều nội dung không thực sự cần thiết, thậm chí nhiều nhân viên thực hiện một công việc trùng nhau, gây lãng phí nhiều nguồn lực. Tất cả những điều này chỉ được nhìn thấy khi số hóa dữ liệu và quy trình", ông Nguyễn Đức Ân, Giám đốc Công ty Thiết bị y tế 130 – một đơn vị thành viên của ARMEPHACO, chia sẻ.

Qua đó, ông Ân bày tỏ mong muốn cùng đội ngũ chuyên viên triển khai của Base có thể tinh gọn các quy trình, giảm tải những nội dung không cần thiết, để quá trình tích hợp lên hệ thống diễn ra nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Nhìn nhận ARMEPHACO là đối tác chiến lược và rất quyết liệt trong hành trình CĐS, bà Nguyễn Loan Anh, Giám đốc khối tư vấn CĐS của Base, cam kết Base sẽ dốc toàn lực về cả nhân sự, thời gian và chuyên môn để hỗ trợ ARMEPHACO hoàn thành mục tiêu theo đúng lộ trình.

"Vai trò quan trọng nhất của Base trong sự hợp tác này là giúp ARMEPHACO nhanh chóng làm chủ công nghệ, đưa ứng dụng Base vào đời sống của anh em trong công ty và chuyển giao công nghệ cho công ty. Để sau này khi có bất cứ thay đổi gì trong cách thức tổ chức, vận hành, quy trình… chính đội ngũ của ARMEPHACO cũng hoàn toàn có thể tự thiết lập trên hệ thống", bà Loan Anh kết luận./.