Không thể áp đặt khi tiến hành CĐS nhưng phải hành động quyết liệt

Là tổ chức giáo dục công lập đầu tiên trong số hơn 460 trường đại học (ĐH), cao đẳng của cả nước tiến hành CĐS một cách toàn diện, VAA đã lan tỏa và thúc đẩy mạnh mẽ tinh thần CĐS đến các đơn vị, cơ quan nhà nước, để hướng tới mục tiêu xây dựng trường học số vào năm 2025.

Mục tiêu rõ ràng, lộ trình nhất quán

Tại VAA, các giải pháp công nghệ nhằm tăng cường công tác quản lý và vận hành nội bộ được quan tâm từ rất sớm - trước khi Chương trình CĐS quốc gia của Thủ tướng Chính phủ được ban hành. Năm 2020, Học viện đã chính thức đi sâu vào việc chuẩn bị các quy trình, quy chế cần thiết.

Năm 2021, với quyết tâm CĐS một cách toàn diện, VAA đã triển khai đồng thời cả hai bộ sản phẩm quản trị công việc và quản trị nhân sự của Base.vn. "Không thể CĐS một cách nửa vời, vì bạn không thể sống và làm việc hiệu quả về lâu dài trên cả hai môi trường trực tuyến (online) và ngoại tuyến (offline). Kế hoạch của chúng tôi là xây dựng một môi trường số. Trong tương lai, nhân viên khối hành chính có thể không cần làm việc trực tiếp tại văn phòng", Chủ tịch Hội đồng Học viện, PGS.TS. Trần Hoài An, cho biết.

Chương trình CĐS của VAA được triển khai dựa trên hai nội dung chính: Tăng cường quản trị điều hành; Tổ chức dạy, học trên môi trường số.

Về tổ chức hoạt động, quản trị điều hành, VAA hướng tới mục tiêu: 100% cơ sở dữ liệu được số hóa; 90% công tác quản trị điều hành thực hiện trong môi trường số; 90% dịch vụ cho người học và người dạy thực hiện trong môi trường số; 100% quản trị nhân lực số; thực hiện thành công CĐS công tác quản trị điều hành trong quý I năm 2022.

Về tổ chức dạy và học, 90% học liệu được số hóa; 50% khối lượng bài thí nghiệm, thực hành được thực hiện trên môi trường số; 100% chương trình đào tạo, chương trình dạy học được số hóa; 30% chương trình đào tạo hệ chính quy được thực hiện trực tuyến; 80% chương trình đào tạo từ xa được thực hiện trực tuyến; 100% công tác quản lý đào tạo được thực hiện trong môi trường số; thực hiện thành công CĐS 80% công tác dạy và học trong quý I năm 2023.

Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu khi mới áp dụng công nghệ, do đặc thù của một đơn vị giáo dục công, VAA gặp nhiều rào cản về mặt tâm lý. Lúc này, ý chí, bản lĩnh và kinh nghiệm của người đứng đầu là yếu tố then chốt. Người ra quyết định cũng cần hiểu về cách thức quản lý và tổ chức khoa học dữ liệu, để có thể đưa ra một lộ trình thuyết phục,

"Chúng tôi xác định tiến hành CĐS chậm mà chắc, không thể vội vàng, nên hiện tại vẫn kết hợp sử dụng một số ứng dụng truyền thống. Tuy nhiên, tất cả những quy trình vận hành quan trọng nhất đã được đưa lên hệ thống Base. Chúng tôi coi đây là môi trường làm việc chính thống. Nếu ai đó không hoạt động và báo cáo trên Base, đồng nghĩa với việc ngày hôm đó họ không đi làm, và ngược lại. Chúng ta không thể áp đặt khi CĐS, nhưng khi đã thống nhất tư tưởng với nhau, thì cần hành động thật quyết liệt", thầy An nói.

Nhanh chóng "hái quả ngọt" nhờ hành động quyết liệt, chủ động

Sau hơn 3 tháng triển khai công nghệ, hệ thống quản lý điều hành của VAA đã được tái tổ chức một cách toàn diện. Từ hơn 300 quy trình thủ công trước đây, Học viện đã cắt giảm còn 150 quy trình và tất cả đều đang hoạt động trơn tru trên Base Workflow. Bên cạnh đó, hàng chục nghìn văn bản được số hóa trên Base Office, và một môi trường làm việc minh bạch, trong sạch, khách quan đã được tạo ra. 

Nói về những quy trình phức tạp trước khi áp dụng phần mềm của Base, thầy An cho biết, có quá nhiều quy trình và các đầu việc mà "không có cách nào để thống kê và quan sát được hết", từ đó dẫn đến đến thiếu sót, nhầm lẫn và không được xử lý kịp thời.

"Nếu ai đó cho rằng khi áp dụng phần mềm Base, họ phải làm nhiều việc hơn, thì tôi cho rằng họ không sai. Vì trước đây, có rất nhiều việc phải làm nhưng vì không nhìn thấy nên chúng ta chỉ làm 50 - 60%. Còn hiện tại, mọi thứ rất rõ ràng trên nền tảng Base, công việc luôn được đảm bảo hoàn thành 100%. Do đó, với Base bạn làm nhiều hơn nhưng vất vả ít hơn. Bối cảnh thời đại mới đòi hỏi chúng ta làm nhiều việc một cách khoa học, thay vì ít việc mà dàn trải", Chủ tịch Hội đồng VAA chia sẻ.

Trong suốt quá trình làm việc, từ lộ trình triển khai, chiến lược, đến đội ngũ tiên phong đều do Chủ tịch Hội đồng VAA Trần Hoài An và Giám đốc VAA Nguyễn Thị Hải Hằng trực tiếp chỉ đạo. Chính điều này đã tạo ra sức mạnh và sự cam kết đội ngũ trong phạm vi toàn Học viện.

Hiểu được rằng khả năng tiếp cận công nghệ của mỗi người không giống nhau, việc đào tạo tập trung không mang lại hiệu quả, thầy An đã chọn lọc đội ngũ từ mỗi phòng ban để tiến hành chuyển đổi trong giai đoạn đầu. Theo thầy, ý chí của ban lãnh đạo và việc chọn đúng đội ngũ tiên phong là hai yếu tố quyết định sự thành bại.

Trong thời gian sắp tới, VAA sẽ tiếp tục hoàn thiện bộ máy vận hành và đưa các phần mềm của Base vào sử dụng tối đa để phát huy trọn vẹn tất cả những hiệu quả và thế mạnh của công nghệ. 

"Chúng tôi chọn Base sau khi đã tìm hiểu và phân tích thông tin, sản phẩm và dịch vụ của công ty trong một thời gian đủ dài. Trong nhiều cái tên, nền tảng này nổi lên với một hình ảnh đáng tin cậy nhất. Sau khi đưa ra quyết định, chúng tôi chưa từng nghĩ đến rủi ro trong bất cứ khoảnh khắc nào", PGS. TS Trần Hoài An chia sẻ.

Cũng theo thầy An, lợi ích của việc áp dụng công nghệ, hiểu một cách đơn giản chính là tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí, rất nhiều các hoạt động in ấn, lưu trữ và một số nguồn lực là không cần thiết nhưng lại tiêu tốn rất nhiều tiền trong các cơ quan, tổ chức nhà nước.

Tự hào là tổ chức giáo dục công đi đầu trong Chương trình CĐS quốc gia của Chính phủ, VAA bày tỏ mong muốn lan tỏa đến các đơn vị, cơ quan khác về giá trị và hiệu quả của công nghệ. "Có quá nhiều lợi ích mà chúng ta thực sự chưa thể hình dung được hết", PGS.TS Trần Hoài An kết luận./.