Lộ trình xây dựng hệ thống dữ liệu quản trị cho SME

Dữ liệu đang ngày càng trở nên quan trọng, giúp DN ra quyết định chính xác và kịp thời hơn. Không chỉ các tập đoàn lớn mà các SME cũng cần bắt kịp với dữ liệu để nhanh chóng thích ứng với tốc độ của thị trường. 

Theo một nghiên cứu của Gartner, ngay từ những năm 2019, gần 50% DN trên thế giới đã sẵn sàng đầu tư cho hệ thống dữ liệu lớn, và 70% trong số đó đã lên kế hoạch để rót thêm vốn vào hoạt động này.

Trong khi đó tại Việt Nam, câu chuyện về dữ liệu mới chỉ bắt đầu. Mặc dù các DN đều hiểu việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu là rất quan trọng, nhưng làm thế nào để bắt đầu thì DN Việt còn đang loay hoay với rất nhiều khó khăn.

Chia sẻ tại sự kiện "Quản trị DN theo định hướng dữ liệu" mới đây, với kinh nghiệm 5 năm tư vấn xây dựng hệ thống dữ liệu quản trị từ con số 0 cho hàng chục DN SME trên nhiều lĩnh vực, ông Trương Quốc Thắng,  Trưởng phòng dữ liệu tại Base.vn, khẳng định dữ liệu không phải là sân chơi riêng chỉ dành cho các ông lớn hay công ty công nghệ. Tuy nhiên, để bắt đầu, các DN SME cần ý thức về ba thực trạng thu thập dữ liệu sai lầm thường gặp hiện nay.

Thứ nhất, DN chưa ý thức về việc thu thập dữ liệu trong vận hành hàng ngày, do đó khi cần tới dữ liệu thì không có để sử dụng. Thứ hai, DN hiểu tầm quan trọng của dữ liệu, nhưng chưa áp dụng công nghệ trong việc thu thập mà vẫn tiến hành lưu trữ thủ công, dẫn tới dữ liệu bị thiếu sót, mất mát. Thứ ba, DN thu thập dữ liệu ở mức độ chi tiết, nhưng chưa có quy hoạch một cách khoa học, dữ liệu bị phân mảnh rời rạc, rải rác ở nhiều bộ phận, phòng ban.

Theo đó, ông Thắng đã chia sẻ một lộ trình với ba giai đoạn giúp chủ SME có thể chủ động bắt đầu với văn hóa định hướng dữ liệu. 

Chặng đầu tiên là số hóa, bao gồm chuẩn hóa và số hóa quy trình. Theo ông Thắng, để quản trị DN, cần quản trị được các quy trình làm việc của từng bộ phận phòng ban. Sau đó, bằng việc đưa các quy trình này lên phần mềm phù hợp, DN có thể thu thập được dữ liệu của từng phòng ban đó. Việc thu thập dữ liệu sẽ rất khó thực hiện nếu DN thu thập, xử lý dữ liệu thủ công. 

Chặng tiếp theo là việc CĐS. Sau khi hoàn thiện khâu thu thập dữ liệu ở chặng đầu tiên, DN cần gom hết dữ liệu về một nhà kho dữ liệu, từ đó chọn lọc và xử lý các dữ liệu cần thiết phục vụ việc xây dựng báo cáo quản trị.

Chặng cuối cùng là xây dựng văn hóa định hướng dữ liệu (data-driven). Sau khi xây dựng được một hệ thống báo cáo quản trị cho các phòng ban trong DN, lãnh đạo có thể dựa vào đó để ra quyết định vào bất kỳ thời điểm nào. Lúc này, dữ liệu sẽ là góc nhìn khách quan giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, bên cạnh yếu tố kinh nghiệm và cảm tính.

Ở chặng này, DN có cơ sở để xây dựng văn hóa data-driven, nhằm giúp mọi quyết định của các phòng ban trong công ty được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu khách quan. Ông Thắng nhấn mạnh rằng, DN cần thời gian, sự kiên trì, nguồn lực tài chính nhất định, và đặc biệt là tinh thần quyết liệt của ban lãnh đạo mới có thể cán đích trong hành trình này. 

Cũng trong khuôn khổ sự kiện, đại diện Base.vn công bố ra mắt dịch vụ "Xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ và báo cáo quản trị". Dịch vụ dữ liệu bao gồm ba nội dung chính: Tư vấn kết nối nguồn dữ liệu từ các ứng dụng của Base và các ứng dụng bên ngoài; Tư vấn và xây dựng cơ sở dữ liệu DN; và Thiết kế báo cáo quản trị theo nhu cầu.

"Sự choáng ngợp về dữ liệu lớn (big data), trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning)… tạo ra lầm tưởng rằng sử dụng data là quyền năng của những công ty công nghệ. Tuy nhiên, gần 90% số DN Việt Nam là DN vừa và nhỏ, rất ít trong số đó cần tới dữ liệu lớn để quản trị vận hành. Do đó, chỉ cần biết cách thu thập và khai thác dữ liệu nội bộ hàng ngày, những dữ liệu nhỏ đó đã có thể giúp DN nâng cao mức độ chính xác khi đưa ra những quyết định quan trọng", ông Thắng chia sẻ.

Ông Thắng cũng khẳng định: "Dữ liệu là một loại ‘vàng đen’ mà tất cả các DN đều có trong tay dù ít hay nhiều. 100% các DN đều có thể bắt đầu xây dựng hệ thống dữ liệu cho riêng mình". 

Tiếp nối dòng sự kiện về quản trị DN theo định hướng dữ liệu, ngày 10/03 tới đây, Base.vn sẽ tiếp tục tổ chức webinar với chủ đề "Số hoá vận hành bộ máy kế toán để giảm thiểu rủi ro về thuế", nhằm giúp bộ phận Kế toán và nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn bức tranh toàn cảnh về việc vận hành bộ phận kế toán trong DN./.