Tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử do tình hình phức tạp của Covid-19

Theo đó, các bộ, ngành, địa phương được đề nghị tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử không kèm bản giấy theo danh mục tại văn bản 775/VPCP-KSTT ngày 4/2/2020 của VPCP, hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm Covid-19 thông qua tiếp xúc, trao đổi, gửi, nhận văn bản giấy.

Trong công văn mới gửi các bộ, ngành, địa phương, VPCP đề nghị các đơn vị thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng tại thông báo 8363/VPCP-KSTT ngày 17/9/2019 và chỉ đạo của Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam tại thông báo 11796/VPCP-KSTT ngày 26/12/2019 về gửi, nhận văn bản điện tử.

Cùng với đó, các bộ, ngành, địa phương cần thường xuyên giám sát hạ tầng ứng dụng, mạng, thiết bị, máy chủ bảo mật của hệ thống quản lý văn bản và điều hành, bảo đảm các thiết bị, ứng dụng hoạt động ổn định, an toàn, an ninh thông tin, hạn chế tối đa gián đoạn trong gửi, nhận văn bản điện tử.

VPCP lưu ý, đối với các văn bản đã gửi điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia, đặc biệt là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai các biện pháp phòng chống dịch Covid-19, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị gửi phải có chức năng cảnh báo kịp thời đối với những văn bản gửi lỗi, văn bản không đến được nơi nhận, các đơn vị chưa nhận được văn bản để có phương án xử lý kịp thời.

Đồng thời, các ngành, địa phương tuân thủ quy định về thời gian gửi, nhận văn bản, cập nhật đầy đủ nội dung thông tin, đảm bảo đúng thể thức văn bản phát hành, gửi văn bản điện tử đúng thẩm quyền, văn bản phải có chữ ký số (CKS) và đầy đủ thông tin xác thực CKS và nội dung đính kèm, không gửi trùng lặp văn bản; Đề cao vai trò cán bộ công chức, viên chức, đặc biệt là vai trò của đội ngũ chuyên gia, văn thư lưu trữ trong công tác rà soát, kiểm tra thành phần văn bản trước khi gửi qua Trung liên thông văn bản quốc gia.

Hiện nay, hệ thống cảnh báo của Trục liên thông văn bản quốc gia hàng ngày đã gửi báo cáo cho các bộ, ngành, địa phương thông báo về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị. Các đơn vị cần thường xuyên theo dõi, xử lý kịp thời để bảo đảm không có văn bản gửi lỗi, không có văn bản nhận lỗi, không có văn bản tồn độc, chưa phản hồi trạng thái trên Trục liên thông văn bản quốc gia.

Các bộ, ngành, địa phương cũng được đề nghị phối hợp chặt chẽ với VPCP, đơn vị triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành cùng các đơn vị liên quan để công tác gửi nhận văn bản điện tử trong hệ thống hành chính nhà nước được thực hiện ổn định và liên tục, là một trong những giải pháp quan trọng trong phòng chống dịch Covid-19 tại Việt Nam.

Theo danh mục đã được VPCP ban hành hồi đầu tháng 2/2020, có 26 loại văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, bao gồm 4 loại văn bản quy phạm pháp luật và 22 loại văn bản hành chính, cụ thể như sau:

Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Thông tư; Thông tư liên tịch; Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, huyện, xã; Quyết định của UBND cấp tỉnh, huyện xã.

Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.