Thách thức xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc hybrid

Báo cáo mới đây của Cisco cho biết quãng thời gian 18 tháng qua đã thay đổi cách chúng ta làm việc, sinh sống, vai trò của các doanh nghiệp (DN) cũng như nhu cầu và sự kỳ vọng của mọi người và các cộng đồng trên toàn cầu. Từ việc chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp (hybrid) và những thay đổi trong hoạt động đối với các kiến trúc công nghệ đang phát triển, cho đến tác động của các mạng kết nối thế hệ tiếp theo, tương lai của công nghệ đem đến nhiều thách thức lẫn cơ hội mới.

Sau đại dịch, xu hướng làm việc hybrid “lên ngôi”

Nghiên cứu Công nghệ tương lai của Cisco với những thông tin phản hồi từ hơn 39.000 giám đốc CNTT (CIO), người ra quyết định trong ngành CNTT và lực lượng lao động DN trên 34 quốc gia, cho rằng mô hình làm việc hybrid luôn kết hợp hoạt động trên sự hội tụ của con người, công nghệ và các địa điểm. 

Sự chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa đã làm tăng tốc độ áp dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật số và giải pháp công nghệ, đồng thời đưa các chính sách về con người và văn hóa công ty lên hàng đầu, cuối cùng là thay đổi kỳ vọng của cả người sử dụng lao động và người lao động. Khi trải nghiệm của nhân viên là mối quan tâm hàng đầu đối với nhiều DN, gần một nửa (47%) các nhà lãnh đạo CNTT cho biết họ luôn ưu tiên cho hiệu quả hoạt động hơn kết quả kinh doanh (26%) hoặc trải nghiệm của nhân viên (24%) khi đề cập đến việc triển khai các giải pháp công nghệ. 

Về phía người lao động, những người làm việc thường xuyên tại văn phòng giờ đây đang mong đợi được tự do trong việc chọn vị trí, thời gian và cách thức mà họ làm việc. Các DN cũng có cơ hội trình bày những cam kết của họ trong việc cung cấp các lựa chọn và tính linh hoạt trong cách làm việc, hoặc chịu nguy cơ mất đi những tài năng hàng đầu. 

Cụ thể, có 69% nhân viên đồng ý rằng lựa chọn giờ làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định ở lại hay nghỉ việc của họ. 64% nhân viên đồng ý rằng lựa chọn nơi làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định ở lại hay nghỉ việc của họ. 47% cho biết trong vòng 6 - 12 tháng tới, công ty của họ sẽ cho phép làm việc linh hoạt từ mọi nơi và 43% công ty sẽ cung cấp lịch trình làm việc linh hoạt.

Đặc biệt, báo cáo của Cisco cho thấy xu hướng làm việc từ xa ở Việt Nam cao hơn cả khảo sát trên toàn cầu. Có 72% người lao động Việt Nam thích làm việc từ xa ở bất cứ đâu, so với 64% người lao động toàn cầu. 

Bài toán xây dựng văn hóa DN trong môi trường làm việc hybrid

Nghiên cứu của Cisco cho biết hiện tại người lao động có những nhu cầu thay đổi nhất định trong thế giới làm việc kết hợp mới, những thay đổi này sẽ không bị giới hạn ở lịch trình, địa điểm và công nghệ để có được mô hình làm việc kết hợp theo đúng nghĩa. Trong thế giới hướng về công nghệ ứng dụng và ưu tiên đám mây, tối ưu hóa trải nghiệm tốt nhất cho người dùng chính là chìa khóa dẫn đến thành công. 

Vai trò, kỹ năng và kết cấu nhóm làm việc cũng sẽ được thay đổi để hỗ trợ sự phát triển áp dụng và triển khai kiến trúc công nghệ cần thiết; những chuyển đổi này sẽ thúc đẩy các thay đổi vận hành trong toàn bộ nhóm CNTT nhưng cũng sẽ tạo ra khả năng hiển thị và khả năng tiếp cận cao hơn.

Cụ thể hơn, trong Hội thảo về Chiến lược con người và Xây dựng văn hóa DN vừa được tổ chức mới đây, ông Hà Trung Kiên, Tổng giám đốc Công ty công nghệ Gapo, cho biết các DN đang gặp nhiều thách thức về mặt nhân sự trong dịch bệnh COVID-19. 

“COVID-19 đã thay đổi hoàn toàn thế giới, khiến DN chệch khỏi những quỹ đạo kinh doanh thông thường. Khi công việc kinh doanh khó khăn hơn, giữ chân nhân tài trở thành một trọng tâm để DN có thể tiếp tục trụ vững và vượt qua khó khăn”, ông Kiên nói. 

Với trường hợp của Gapo, ông Kiên cho biết là một DN công nghệ nên thời kỳ dịch bệnh bùng phát vừa qua cũng là một cơ hội để Gapo cũng như các DN công nghệ khác bứt phá, do nhu cầu sử dụng công nghệ của người dùng cũng như đối tác gia tăng hơn trong thời kỳ giãn cách xã hội. Công việc nhiều hơn, nhưng nguồn lực CNTT trên thị trường không đủ đáp ứng. Trong khi đó, thế giới cũng khủng hoảng nhân sự CNTT và nhiều DN đã đến Việt Nam để thu hút nhân tài. 

Trước đây, các DN công nghệ thường đặt văn phòng ở Singapore nhưng hiện đã có nhiều DN chuyển đến Việt Nam, do nhân sự CNTT Việt Nam được đánh giá tốt, có kỹ năng. Vậy, làm thế nào các DN Việt Nam có thể giữ chân các nhân sự CNTT giỏi?

Chia sẻ về bài toán giữ chân nhân sự CNTT, bà Nguyễn Thị Minh Giang, Giám đốc Nhân tài và Văn hóa DN của Mekong Capital, cho rằng việc giữ chân nhân sự giỏi là một khó khăn chung của các DN trong thời kỳ dịch bệnh. “Thách thức lớn nhất trong bài toán nhân sự là tâm lý bất an của nhân viên trong thời kỳ dịch bệnh. Nhân viên bất an về sức khỏe, về công việc. Họ lo ngại liệu có tiếp tục làm việc không, có đủ lương không, có nên gắn bó nữa không…”. Đó là những vấn đề nhân viên phải đối mặt trong cơn khủng hoảng dịch bệnh, đặc biệt nếu DN kinh doanh gặp khó khăn và gây tình trạng nợ lương. 

“Ở Mekong Capital, để giải bài toán này, chúng tôi đảm bảo truyền thông thông suốt để có sự kết nối và giải tỏa bất an cho nhân viên”. Trong thời điểm dịch bệnh và giãn cách, các biện pháp kết nối nhân viên được lãnh đạo Mekong Capital ứng dụng như hàng tuần lãnh đạo livestream để khích lệ tinh thần nhân sự, linh hoạt trong các phản ứng, chính sách, chẳng hạn như cho phép làm việc từ xa, hay làm việc hybrid kết hợp cả ngoại tuyến/trực tuyến (online/offline). 

Xây dựng văn hóa DN: một phần của công cuộc CĐS 

“Nếu nhân sự được coi là xương sống đối với DN thì thông tin là mạch máu lưu thông”, ông Hà Trung Kiên, CEO của Gapo, khẳng định.

Làm thế nào để nhân sự kết nối dễ dàng, để dòng chảy thông tin thông suốt trong DN? Theo ông Kiên, đây chính là một phần của công cuộc CĐS trong DN. “CĐS ở đây đơn giản là đưa các hoạt động vận hành hàng ngày lên môi trường số, ứng dụng công nghệ vào các hoạt động vận hành để tối ưu chi phí, giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, nhanh chóng dựa vào hệ thống báo cáo theo thời gian thực, trong khi đó nhân sự được kết nối với nhau dù ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào”.

Ông Kiên tiết lộ trong quá trình Gapo làm việc với các DN, nhận thấy các DN lớn đều sử dụng các nền tảng giao tiếp nội bộ truyền thông, họ không dùng các nền tảng phổ biến như Zalo, Facebook hay Telegram. Bởi vì, DN lớn hiểu rõ khi sử dụng nền tảng phổ thông và miễn phí như vậy sẽ có 2 rủi ro. Thứ nhất là thông tin nội bộ dễ bị rò rỉ ra bên ngoài, và thứ hai là hiệu suất nhân sự bị giảm do tác động trước những sao nhãng bên ngoài. Hơn nữa, việc mỗi phòng ban sử dụng một công cụ giao tiếp khác nhau sẽ khiến thông tin bị phân mảnh, qua các tầng lớp đã mất đi nhiều ý nghĩa. Thông điệp chuyển tải từ trên xuống dưới qua các kênh giao tiếp bị khác nhau. Vô hình chung, sự gắn kết giữa các bộ phận trở nên rời rạc. 

Cách tốt nhất là đưa mọi người vào một nền tảng số duy nhất, ở đó mọi người có thể kết nối thông tin, tương tác với tất cả, không kể thời gian, không gian làm việc. 

Việc sử dụng chung một nền tảng số giao tiếp nội bộ cũng là một cách để duy trì tinh thần làm việc, xây dựng văn hóa DN hiệu quả trong bối cảnh làm việc từ xa. Theo lãnh đạo Gapo, trong môi trường làm việc hybrid, DN cần xây dựng giá trị tinh thần, trong đó đảm bảo sự tin tưởng, tôn trọng và công bằng.

“Lãnh đạo và nhân viên hiểu về mục tiêu của tổ chức, giá trị tinh thần của mình. Đặc biệt, khi mọi người không nhìn thấy nhau, lãnh đạo hãy đưa ra những phản hồi nhanh chóng và ghi nhận kịp thời”. Ông Kiên nói và cho rằng “dù làm việc online hay offline, việc xây dựng văn hóa DN phải xuất phát từ lãnh đạo, từ người đứng đầu tổ chức để xây dựng DN tốt đẹp hơn”.

GapoWork là một nền tảng giao tiếp đội nhóm cho DN và tổ chức hỗ trợ kết nối mọi người ngay cả khi làm việc từ xa. Lần đầu tiên một nền tảng số Make in Viet Nam có thể làm được cho DN những điều mà tưởng chừng chỉ có ở những nền tảng nước ngoài.

Vào tháng 9/2021, GapoWork đã kết hợp với ứng dụng họp nhóm trực tuyến số một thế giới Zoom Global, tích hợp Zoom thành một tính năng không giới hạn có sẵn ngay trên hệ thống. Các doanh nghiệp giờ đây có thể sử dụng tính năng Zoom ngay trên GapoWork với đường truyền ổn định, không bị ngắt quãng, chất lượng cuộc gọi tốt, tham dự lên tới 300 người để tổ chức các buổi họp hành trực tuyến hiệu suất cao.

Chia sẻ thêm về mục tiêu phát triển, ông Kiên cho biết trong 5 năm tới, mục tiêu của GapoWork là không phải là sản phẩm của riêng Việt Nam mà sẽ đưa nền tảng này đến các nước trong khu vực. Cuối năm nay, GapoWork sẽ ra phiên bản quốc tế, công ty tiếp tục tìm kiếm thị trường ngoài Việt Nam, nhằm giúp các DN kết nối toàn bộ nhân sự, xây dựng công cụ giúp dễ dàng vận hành, quản trị công ty, một nền tảng hợp nhất giao tiếp, truyền thông, tối ưu quy trình làm việc./.