Thất bại của dự án ERP có thể bắt đầu ngay từ giai đoạn tiền triển khai

ERP dành cho mọi DN ở quy mô khác nhau

Chia sẻ tại chương trình ReplyTech số 4, ông Nguyễn Thanh Hải – Quản trị dự án ERP (Enterprise Resource Planning - hệ thống hoạch định lập kế hoạch cho DN) tại Công ty NGS cho biết, cách đây 10 năm, việc triển khai ERP thường chỉ dành cho những đơn vị lớn, đầu ngành. Tuy nhiên, trong vài năm trở lại đây, ERP đã trở thành một công nghệ phổ cập với toàn dân.

“ERP rất cần thiết cho mọi DN. Vấn đề chủ yếu là sẽ phải lựa chọn sản phẩm và triển khai nó ở mức độ nào để thực sự đáp ứng cho nhu cầu của đơn vị mình”, ông Hải lý giải.

Chưa kể đến, ERP cũng đã có các sản phẩm trên môi trường điện toán đám mây (ĐTĐM) (cloud) nên thời gian triển khai một dự án đã giảm rất nhiều, từ 1 năm xuống chỉ còn 2 - 3 tháng.

Tuỳ theo mức độ linh hoạt mà DN sẽ lựa chọn những giải pháp ERP phù hợp. Cụ thể, nếu các đơn vị tìm kiếm những giải pháp mà không cần tuỳ chỉnh hay thay đổi quá nhiều mà vẫn đáp ứng được nhu cầu thì các sản phẩm trên môi trường ĐTĐM là sự lựa chọn phù hợp. Còn ngược lại, với các công ty yêu cầu giải pháp có sự linh hoạt, thì cần tìm kiếm những sản phẩm có độ tình chỉnh cao hơn mà ĐTĐM không thể đáp ứng. 

Về mức độ quan trọng của các giải pháp ERP, ông Hải khẳng định, trước đây khi chưa có những sản phẩm này thì DN vẫn có thể vận hành được nhưng đến một giai đoạn nào đó, họ sẽ thấy công việc đang trở nên thiếu hiệu quả hơn. Bởi vì, ERP sẽ giúp giải quyết câu chuyện thông tin và vận hành trong DN, nhất là trong bối cảnh nhu cầu ra quyết định nhanh và chuẩn xác đang ngày càng trở nên quan trọng.

“Để ra quyết định được đúng, nhanh, chuẩn xác, DN cần phải có thông tin và ERP là chìa khóa để triển khai những yêu cầu này”, ông Hải khẳng định.

Mặc dù vậy, giá trị của ERP không phải ở hệ thống phần mềm, mà là việc triển khai các chuẩn hoá toàn bộ quy trình quản lý, quy trình vận hành lên giải pháp. Do đó, khi triển khai, đơn vị cung cấp giải pháp phải có những hiểu biết nhất định về nghiệp vụ, ngành nghề cũng như chiến lược của khách hàng trong 3 - 5 năm hay thậm chí cả 10 năm tới.

Đồng thời, đại diện NGS cũng cho biết, ERP không phải chìa khóa vạn năng để DN kỳ vọng khi triển khai, nó sẽ cam kết giúp tăng doanh số, giảm chi phí.

Những nguyên nhân thất bại của một dự án ERP.

Quyết tâm của lãnh đạo đóng vai trò lớn trong thành bại của dự án ERP

Khi được hỏi về những nguyên nhân khiến dự án ERP thất bại, theo ông Hải, đầu tiên do vấn đề lựa chọn sản phẩm. Cũng vì lý do này mà khi ERP bắt đầu về Việt Nam, tỷ lệ triển khai thất bại rất nhiều, kể cả các DN lớn với những đối tác nước ngoài có nhiều năm kinh nghiệm.

Nguyên nhân tiếp theo đến từ mức độ hiểu về văn hoá DN và góc nhìn sản phẩm. Mỗi DN hoạt động theo ngành nghề khác nhau lại có những đặc thù nhất định. Vì thế, các sản phẩm ERP cần thay đổi, tuỳ biến hay tuỳ chỉnh cho từng ngành nghề, lĩnh vực.

“Nếu đơn vị triển khai không hiểu được về những đặc điểm đặc thù của ngành nghề thì sẽ rất khó để triển khai thành công”, ông Hải nhấn mạnh.

Không chỉ ngành nghề, ngay cả mỗi quốc gia, lãnh thổ cũng có những quy định, văn hoá làm việc đặc thù khác nhau. Nên nếu các nhà cung cấp dịch vụ khi làm việc với khách hàng mà không có sự hiểu biết thực sự chuyên sâu về văn hoá, quy chế làm việc tại Việt Nam thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Do đó, trước khi triển khai ERP, khuyến cáo đầu tiên luôn là phải có một giai đoạn tiền dự án, để các đơn vị triển khai khảo sát, đánh giá mức độ hoàn thiện quy trình đặc thù hiện tại. Nguyên nhân là do cùng một đơn vị sản xuất, nhưng đơn vị sản xuất về điện sẽ có những đặc thù khác với công ty sản xuất may mặc. Thậm chí, giữa 2 công ty trong cùng một ngành hàng thiết bị điện thì cũng có quy trình quản lý các sản phẩm khác nhau.

“Giai đoạn này rất quan trọng để giúp đơn vị triển khai hiệu về khách hàng và cũng để chính doanh nghiệp đó thực sự hiểu về công ty mình”, ông Hải lý giải.

Đồng thời, việc triển khai tiền dự án sẽ giúp đưa ra được một đề bài sát nhất với yêu cầu thực tế của DN. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tỷ lệ thành công vì một đề bài triển khai ERP chuẩn chưa chắc đã thành công, nhưng một yêu cầu không đúng thì 99% dự án sẽ thất bại. 

Để dẫn chứng, ông Hải đã đưa một dự án chính mình đã gặp phải. Theo đó, DN đã đưa ra kế hoạch với những yêu cầu về công nghệ, kỹ thuật phức tạp. Để rồi, đến khi khảo sát khách hàng thì chính bản thân các nhân viên còn không hiểu và những thứ họ đang làm hoàn toàn không liên quan đến yêu cầu bài toán đưa ra.

Ngoài ra, để một dự án ERP thành công, quyết tâm đổi mới DN từ lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất. Từ đó, khi triển khai tiền dự án, 2 bên mới có thể thống nhất được cơ chế, mức độ tham gia của các thành viên, các phòng ban trong công ty.

“Đó là lý do vì sao khi triển khai ERP, kể cả mang về một bộ quy trình chuẩn trên thế giới và áp dụng nó thì vẫn có nguy cơ thất bại rất cao. Đây là bài học đau thương đã từng xảy ra ở rất nhiều DN Việt Nam”, ông Hải cho biết thêm. 

Giá và khả năng chỉnh sửa là những điểm mạnh của ERP Việt

Đánh giá về lợi thế của ERP Việt trước các sản phẩm quốc tế, đại diện Công ty NGS cho rằng, đó là về giá cả và mức độ chiều khách. Các sản phẩm Việt có thể chính sửa được hầu hết theo nhu cầu của khách hàng cho dù điều này lại chính là rào cản trong tương lai. Bởi vì, nếu cứ dễ dàng tinh chỉnh, thay đổi theo khách hàng thì sẽ ảnh hưởng đến chiến lược, tầm nhìn lâu dài của sản phẩm.

Về lời khuyên khi lựa chọn ERP cho DN, ông Hải khẳng định, do các sản phẩm đều có thời gian dùng thử, các đơn vị nên tự trải nghiệm để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với đặc thù của đơn vị mình.

Bên cạnh đó, khi lựa chọn đối tác triển khai, DN hãy tin tưởng vào đánh giá của mình cũng như tham khảo các đơn vị khác đã triển khai thành công. “Hãy tìm hiểu quy mô, nhu cầu công ty, những bài học trong quá trình triển khai của họ có tương đương cũng như những điểm đặc thù của công ty mình để có sự lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phù hợp”, ông Hải chia sẻ.

Cuối cùng, về xu hướng tích hợp, các giải pháp ERP trên thế giới đều xây dựng sẵn các đầu chờ để có thể liên kết với những nền tảng khác. Do đó, các sản phẩm ERP tự xây dựng hay sẽ phát triển cũng sẽ phải đi theo xu hướng này. Tránh tình trạng mỗi bộ phận lại sử dụng một phần mềm khác nhau không tương thích hay tích hợp. Để rồi, mọi thông báo, báo cáo vẫn phải sử dụng cách thức truyền thống thông qua con người và cái giá phải trả là việc chậm trễ thông tin giữa các bộ phận sẽ ngày càng lớn./.