TP. Hồ Chí Minh triển khai “Phòng họp không giấy”, giảm 40% chi cho họp

Hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" được áp dụng tại trụ sở UBND TP. Hồ Chí Minh, dự kiến giúp sẽ giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp.

Hai sản phẩm này do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển được công bố triển khai hôm nay 26/5, tại TP. Hồ Chí Minh.

Bí thư Thành uỷ TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân và các đại biểu nhấn nút khai trương

Năm 2020, toàn Thành phố sẽ áp dụng Phòng họp không giấy

Việc triển khai hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" là bước tiến quan trọng của thành phố trong việc hướng đến một nền hành chính công hiện đại, dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và xu hướng phát triển trên thế giới. Đồng thời, cũng thể hiện quyết tâm, nỗ lực của UBND TP. Hồ Chí Minh trong việc ứng dụng CNTT, hướng tới mục tiêu Chính quyền không giấy tờ.

Tại Hội nghị công bố triển khai, ông Nguyễn Thành Phong, Chủ tịch UBND TP.HCM cho biết các ứng dụng này có tính thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo TP, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện.

Việc đưa vào sử dụng sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND TP. Hồ Chí Minh.

Bí thư Thành uỷ TP. Hồ Chí Minh và các đại biểu trải nghiệm ứng dụng

Phát biểu tại Hội nghị, Bí thư Thành ủy TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân cho rằng việc triển khai hai ứng dụng trên là một việc làm thiết thực của chính quyền TP. Hồ Chí Minh nhằm phục vụ cải cách hành chính.

Bí thư Thành ủy TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân chỉ đạo, trong tháng 9/2019, TP. Hồ Chí Minh sẽ triển khai ứng dụng này đến 31 sở ngành và 24 quận, huyện. Năm 2020 sẽ triển khai hai ứng dụng trên đến các xã phường trên toàn địa bàn TP. Hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền để đến cuối năm 2020, toàn Thành phố sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này.

Cuộc họp không giấy tờ với VNPT e-Cabinet

Phòng họp không giấy (VNPT e-Cabinet) sẽ giúp đổi mới phương thức làm việc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của Chính Phủ và Sở/Ban/Ngành các cấp.

VNPT e-Cabinet được xây dựng riêng cho UBND TP. Hồ Chí Minh nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của Ủy Ban từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện. Với VNPT e-Cabinet, các cuộc họp của UBND TP. Hồ Chí Minh tới đây sẽ là các cuộc họp không giấy tờ.

Ảnh mô phỏng giải pháp VNPT e-cabinet

Trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của Đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và thời gian thao tác tính bằng đơn vị giây.

Bên cạnh đó VNPT e-Cabinet tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số qua mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.

Ngoài ra, VNPT e-Cabinet còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.

Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy. 

Toàn bộ Quy trình nghiệp vụ VNPT e-Cabinet tuân thủ theo các quy định về chế độ họp, phiên họp của nhà nước và UBND TP. Hồ Chí Minh. Ngoài ra, hệ thống e-cabinet được thiết kế và kiểm tra về an toàn thông tin theo tiêu chuẩn cấp độ 4 của Bộ TTTT, nghĩa là có thể đáp ứng cả mục đích quốc phòng và an ninh quốc gia. Toàn bộ hệ thống đã được VNPT triển khai giám sát an toàn thông tin trên hệ thống SIEM Quadar 24/7 của VNPT.

Quản lý hiệu quả hơn với “thư ký ảo”

Bên cạnh giải pháp nâng cao hiệu quả các phiên họp, ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” cũng sẽ giúp UBND TP. Hồ Chí Minh nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc tại các cấp. Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Với sự hỗ trợ của “thư ký ảo” này, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.

Đặc biệt, với ứng dụng nhắc việc thông minh, VNPT áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để giúp ứng dụng có nhiều tính năng vượt trội so với các sản phẩm khác đang có trên thị trường. Có thể kể đến là khả năng Tìm kiếm công việc, phân loại, thống kê công việc và tương tác của các người dùng khác; Phân tích các hành vi người dùng để đưa ra các gợi ý thông minh từ đó giảm nhiều suy nghĩ và bước thao tác trên ứng dụng.

TP. Hồ Chí Minh là đô thị lớn và đông dân nhất cả nước đồng thời cũng là trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục quan trọng của Việt Nam và khu vực.

Việc tiên phong đi đầu trong ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động điều hành sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động của thành phố, đưa TP. Hồ Chí Minh trở thành một thành phố văn minh, hiện đại hàng đầu khu vực, xứng đáng là một trong những đô thị quan trọng trong mạng lưới đô thị quốc gia và quốc tế.