Ứng dụng công nghệ đóng góp 30% sự thành công của dự án “Nuôi em”

Từ những giới hạn quản lý thông tin truyền thống qua Excel

Chia sẻ tại chương trình ReplyTech Podcast số mới đây, ông Hoàng Hoa Trung - người sáng lập của dự án “Nuôi em” cho biết, từ năm 2014, sau khi xây dựng được 2 điểm trường cho trẻ em vùng cao, đã quan sát được một thực tế các em nhỏ buổi sáng đi học rất đầy đủ, nhưng đến buổi chiều lớp học chỉ còn lại vài em vì buổi trưa các em bị đói, phải bỏ đi tìm cái ăn và thường không quay lại học buổi chiều nữa.

Để rồi, nỗi đau xây được trường đẹp nhưng không có người học ấy chính là khởi nguồn để dự án “Nuôi em” ra đời, với mong muốn lo được bữa cơm trưa cho trẻ em vùng cao, mục đích chính là để tăng tỷ lệ các em đi học đầy đủ.

Tình tới hiện tại dự án “Nuôi em” đã nhận đỡ đầu ăn trưa cho 62.000 em nhỏ ở khắp 18 tỉnh trên cả nước. Bên cạnh hệ sinh thái 20 dự án thiện nguyện và xây dựng được 500 công trình giáo dục như cầu, trường học, nhà nội trú, cho các em nhỏ vùng cao, để hoạt động hiệu quả và mở rộng quy mô nhanh chóng, “Nuôi em” đã áp dụng công nghệ từ những nguồn lực có sẵn và sự hỗ trợ của cộng đồng.

Vào tháng 4 hàng năm, dự án bắt đầu mở cổng đăng ký cho anh chị nuôi nhận mã “Nuôi em”, mỗi mã tương đương với một em nhỏ cần được nhận nuôi. Thời gian đầu, việc cấp mã hoàn toàn được thực hiện thủ công bởi một bạn nhân sự dự án, mỗi ngày cấp được 10 - 20 mã và lưu trữ thông tin trên một file Excel. Bài toán công nghệ bắt đầu được đặt ra vào năm 2020 khi số lượng anh chị nuôi lên tới 5.000 - 7.000 người với khoảng 14.000 em nhỏ.

Ban đầu ông Hoàng Hoa Trung có ý tưởng quản lý thông tin em nhỏ và người nuôi bằng 14.000 file Excel khóa mã, toàn bộ thông tin được lưu chung trong một file dữ liệu tổng mà ở đó mỗi em nhỏ sẽ ứng với một dòng dữ liệu và có link tới file excel thông tin của từng em.

Để biết được thông tin em nhỏ, anh chị nuôi phải thao tác thủ công bằng cách truy cập file dữ liệu, tìm kiếm theo mã em nuôi của mình để nhận được link tới file Excel thông tin em nhỏ, nhập mật khẩu là email hoặc số điện thoại để xem được thông tin em nuôi.

Tuy nhiên, việc này đã tạo không ít khó khăn cho anh chị nuôi khi muốn tra cứu thông tin các em nhỏ.

Để giải quyết bài toán này, ông Nguyễn Đức Thành, phụ trách công nghệ của dự án “Nuôi em” đã đưa ra một giải pháp là tạo ra hệ thống chatbot hỗ trợ cấp mã đơn giản hơn... Trước đây việc cấp mã thủ công chỉ có thể thực hiện được 100, nhiều nhất là 200 mã một ngày, hiện tại đã có thời điểm chatbot đáp ứng được việc tạo và cấp 4.000 mã em nuôi chỉ trong một tiếng.

Thách thức về mặt công nghệ của dự án “Nuôi em”

Thành công của một dự án thiện nguyện được quyết định bởi giá trị mà dự án mang lại cho cộng đồng, công nghệ tham gia đóng vai trò lan tỏa dự án tốt hơn và số lượng người được nhận giúp đỡ có thể nâng lên nhiều lần. Ông Hoàng Hoa Trung nhận định, công nghệ đóng góp 30% sự thành công của dự án “Nuôi em”.

Bên cạnh chatbot cấp mã em nuôi, hiện tại “Nuôi em” đã có một hệ thống quản lý dữ liệu (database), để không phải phụ thuộc vào file Excel, cũng như hệ thống web quy hoạch thông tin dự án, thông tin tài chính minh bạch với tất cả mọi người.

“Nuôi em” cũng xây dựng riêng một hệ thống tự động xác nhận chuyển khoản với các anh chị nuôi. Trước đây, việc xác nhận được thực hiện thủ công bởi các bạn nhân sự dự án, thời gian xác nhận có thể lên tới 7 ngày làm việc. Hiện tại với hệ thống kiểm tra thông tin chuyển khoản tự động, anh chị nuôi chỉ cần nhập nội dung chuyển khoản đúng theo cú pháp quy định, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và phản hồi xác nhận ngay lập tức.

Hệ thống tự động đã có thể xử lý xác nhận tức thì cho 85% giao dịch chuyển khoản tới “Nuôi em”, 15% còn lại cũng được các nhân sự của dự án xử lý thủ công dễ dàng trong vòng từ 2 - 3 ngày, thay vì mất 7 ngày như trước đây.

Ngoài việc sử dụng các nền tảng có sẵn và miễn phí như Facebook, Landipage, Wordpress, nhóm (team) kỹ thuật cũng xây dựng hệ thống phần mềm riêng để quản lý công việc các bạn nhân sự của dự án để làm việc hiệu quả và đỡ sai số nhất.

Ông Nguyễn Đức Thành cho biết, dù hệ thống công nghệ đã đáp ứng được công việc của dự án thời điểm hiện tại nhưng vẫn chưa thực sự hài lòng. “Nuôi em” mong muốn xây dựng được một hệ thống tổng thể đáp ứng được toàn bộ nhu cầu đầy đủ của một dự án thiện nguyện thông thường.

Đây là một khó khăn lớn không chỉ về vấn đề hạ tầng mà còn về nguồn lực con người. Một sản phẩm phần mềm không chỉ cần đội ngũ xây dựng mà còn cần đội ngũ duy trì hệ thống, rất khó để có được một đội nhân sự đi cùng với mình lâu dài cho một dự án thiện nguyện.

Một trong những cách ông Thành đã làm để tìm kiếm nguồn nhân lực hỗ trợ dự án về mặt công nghệ là biến bài toán “Nuôi em” trở thành đề tài đồ án cho sinh viên ngành công nghệ thông tin (CNTT).

“Mình đã đặt đầu bài cho sinh viên trường FPT, dự kiến đồ án sẽ được hoàn thành trong tháng 8 năm nay. Rất vui và hy vọng sẽ hỗ trợ được dự án để các anh chị nuôi có thể tra cứu thông tin rõ ràng và minh bạch hơn”, ông Thành chia sẻ thêm.

Một thách thức nữa mà “Nuôi em” đang phải đối mặt chính là việc làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với 100.000 anh chị nuôi hiện tại của dự án. Khó khăn đầu tiên là khi một thông báo, thông điệp được truyền đi, “Nuôi em” không biết được người nhận đã nắm đủ thông tin chưa. Mặc dù đã có chatbot hỗ trợ nhưng số lượng anh chị nuôi phản hồi là rất ít.

Vấn đề thứ hai là việc xác nhận anh chị nuôi có tiếp tục “Nuôi em” năm tiếp theo hay không, việc này bắt buộc phải liên hệ trực tiếp để trao đổi qua điện thoại hoặc qua tin nhắn, tốn nhiều nhân lực và chi phí cho một lần truyền thông tin.

Về lâu dài, “Nuôi em” vẫn đang tìm cách khắc phục hai vấn đề giao tiếp trên. Còn trước mắt dự án vẫn luôn phát ra thông điệp thiện nguyện chủ động, mong muốn anh chị nuôi giao tiếp, phản hồi “Nuôi em” nhiều hơn, chủ động tra cứu thông tin theo những hướng dẫn ban đầu của dự án.

Tương lai công nghệ trong hoạt động thiện nguyện

Ứng dụng công nghệ có tác động mở rộng hiệu quả của các dự án hoạt động xã hội. Hiện tại đã xuất hiện những nền tảng hỗ trợ mọi người hoạt động thiện nguyện dễ dàng hơn. Các nền tảng này hỗ trợ những người làm thiện nguyện tự phát có thể dễ dàng kêu gọi tài trợ từ cộng đồng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch của hoạt động thiện nguyện khi sao kê được cập nhật trực tiếp trên hệ thống.

Trong tương lai, còn rất nhiều bài toán khác mà “Nuôi em” mong muốn có thể giải quyết bằng công nghệ, từ bài toán về truyền thông, minh bạch tài chính, cho tới dự định mở hệ thống công nghệ hiện tại thành nền tảng mở và kêu gọi cộng đồng mã nguồn mở (open source) có thể chung tay hỗ trợ một dự án xã hội như “Nuôi em”.

Cuối cùng, theo đại diện dự án, “Nuôi em” luôn hy vọng có thể “bỏ buôn ý tưởng “Nuôi em”, tìm cách để đóng gói được toàn bộ cách thức, quy trình mà dự án đang vận hành thành một sản phẩm công nghệ tổng thể, để ai cũng có thể lấy về và triển khai tại bất cứ đâu, mọi người có thể sử dụng một cách dễ dàng để giúp ích hàng triệu trẻ em trên thế giới./.