Văn phòng trực tuyến: Lựa chọn phù hợp chuyển đổi số

Tại Hội thảo “Văn phòng trực tuyến: Giải pháp tổ chức, điều hành công việc từ xa”, do Viện Đào tạo và tư vấn doanh nghiệp (iEIT), tổ chức ngày 26/8/2021, theo hình thức trực tuyến, ông Nguyễn Mạnh Hải - đại diện Công ty Technical Specialist, đối tác của Google - chia sẻ: Khảo sát của Google cho thấy, tại Hoa Kỳ, trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đã có khoảng 56% người lao động được các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức cho phép làm việc online tại nhà. Họp video trên Internet, tổ chức làm việc từ xa theo hình thức online, có thể giúp tiết kiệm chi phí so với làm việc trực tiếp tại văn phòng, công sở… tối đa lên đến khoảng 11.000 USD/người/năm.

Ông Phạm Hoài Nam - đại diện Microsoft Việt Nam, cũng cho biết, theo khảo sát của Microsoft, có khoảng 80% lãnh đạo doanh nghiệp trên thế giới muốn tìm kiếm môi trường làm việc thuận lợi từ xa cho nhân viên trong bối cảnh đại dịch Covid-19. Khoảng 73% nhân viên muốn có nơi làm việc thoải mái, không nhất thiết ở tại công ty, có thể làm việc ở ngoài hoặc ở nhà. Khoảng 66% lãnh đạo công nghệ thông tin (IT) trong doanh nghiệp muốn thay đổi các thiết bị, ứng dụng để có thể tổ chức các cuộc họp hành trực tuyến, làm việc ngoài giờ hành chính, làm việc từ xa mọi lúc, ở mọi nơi thuận tiện.

Tại Việt Nam, xu hướng này cũng đã được các doanh nghiệp đang thực hiện để thích ứng với bối cảnh dịch bệnh. Nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi, ứng dụng công nghệ thông tin, giải pháp số vào kinh doanh trực tuyến, quản trị nhân sự, tổ chức sản xuất, bán hàng, điều hành kinh doanh… Ông Nam cho biết, dịch bệnh tại TP. Hồ Chí Minh đang căng thẳng, hầu hết nhân viên của Microsoft đều làm việc trực tuyến tại nhà. Đây cũng là thời điểm các doanh nghiệp quan tâm nhiều đến việc chuyển đổi số để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Chính vì vậy, nền tảng Office 365 của Microsoft với khoảng 20 phần mềm, ứng dụng phục vụ điều hành, quản lý nhân sự… và các công việc khác của văn phòng, đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị khai thác khá hiệu quả.

Không chỉ Microsoft, ông Nguyễn Mạnh Hải, cho biết, nền tảng Google Meet của Google cung cấp miễn phí cho những người sử dụng gmail, tích hợp các tính năng tương tác từ xa, cũng như nhiều tính năng khác có thể thực hiện các công việc của văn phòng…, cũng đã và đang được nhiều người sử dụng, khai thác để làm việc trực tuyến. Thậm chí, trong tháng 2/2021, ước tính hàng ngày đã có khoảng 2 tỷ lượt người dùng trên toàn cầu sử dụng Google Meet cho các hoạt động và giải quyết công việc.

Đi lại, giao thương…, khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh, kinh doanh online, làm việc trực tuyến để tồn tại và phát triển, là một nhu cầu cấp thiết trong bối cảnh hiện nay và cả trong xu thế chuyển đổi số. Tuy nhiên, đại diện của các “ông lớn” cung cấp các giải pháp số cho mô hình văn phòng trực tuyến, cũng như các chuyên gia tham dự hội thảo, đều cho rằng, nếu không có định hướng chiến lược chuyển đổi số, quyết tâm của lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là phải có đội ngũ nhân lực có trình độ, làm chủ được công nghệ và khai thác, vận hành các giải pháp số hiệu quả, thì công nghệ có hiện đại đến đâu, cũng trở nên vô dụng.

Ông Nguyễn Văn Minh - Viện trưởng iEIT, cho rằng, kinh doanh trực tuyến đã trở thành xu thế tất yếu của thời đại, nếu không tham gia doanh nghiệp sẽ bị tụt lùi, dù lĩnh vực kinh doanh nào, qui mô ra sao, vị trí nào. Hiện có nhiều nền tảng công nghệ số phục vụ cho kinh doanh trực tuyến, làm việc từ xa, đã được cung cấp trên thị trường. Tuy nhiên, để nắm bắt, khai thác hiệu quả các giải pháp này, doanh nghiệp cần phải có định hướng chiến lược cụ thể và quyết tâm thực hiện nó. Văn phòng trực tuyến, mới chỉ là một phần trong chuyển đổi số. Muốn phát triển văn phòng số, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị, vận hành doanh nghiệp, thì các doanh nghiệp chưa có nền tảng công nghệ số, cần phải định hướng chuyển đổi số. Để chuyển đổi số, cần tập trung trí tuệ, định hướng để chuyển đổi mô hình kinh doanh, mô hình sản phẩm và dịch vụ… thích hợp với kinh tế số.

Theo ông Minh, cách tiếp cận chuyển đổi số, làm việc trực tuyến, điều hành doanh nghiệp từ xa…, xây dựng văn phòng trực tuyến, thì ngay cả những doanh nghiệp dù vẫn còn mơ hồ về chuyển đối số, cũng có thể thử nghiệm được. Bởi vì trên thị trường đã có nhiều giải pháp tích hợp sẵn cho việc này, từ cung cấp miễn phí đến thu phí. Các doanh nghiệp ban đầu còn bỡ ngỡ với số hóa, vẫn có thể lựa chọn các công cụ, nền tảng và giải pháp phù hợp với trình độ, qui mô, năng lực, nhu cầu, chi phí đầu tư sử dụng để thử nghiệm từ đơn giản đến phức tạp, từ sử dụng miễn phí đến sử dụng trả phí có tính ưu việt và hiệu quả hơn. Bởi thử nghiệm, cũng chính là một quá trình học hỏi, đào tạo nhân viên của mình từng bước thích ứng với môi trường và yêu cầu làm việc mới. Từ đó, có thể từng bước thích nghi, làm chủ công nghệ, lựa chọn các giải pháp chuyển đối số phù hợp với quá trình phát triển của mình./.