Triển khai Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)
Thiên tai và dịch bệnh có thể xảy ra bất cứ nơi nào, bất cứ thời gian nào. Và khi điều đó xảy ra, các tổ chức cần phải chuẩn bị để bảo vệ nhân viên và giảm thiểu sự gián đoạn của hoạt động kinh doanh.
Kyle Edgeworth, Phó Giám đốc CNTT, Thành phố Corona, Tiểu bang California, Hoa Kỳ cho biết: "Từ góc độ khắc phục thảm họa chúng tôi muốn các nhân viên của mình có thể làm việc từ bất cứ đâu. Trong trường hợp khẩn cấp, chúng ta cần phải nhanh nhẹn, linh hoạt. Chúng tôi cần truy cập vào hệ thống và dữ liệu".
Để cho phép điều này, thành phố Corona, nơi đã bị ảnh hưởng bởi các vụ cháy rừng nghiêm trọng trong hai năm qua, nhiều người dân phải sơ tán và nhà cửa bị phá hủy, đang triển khai giải pháp không gian làm việc kỹ thuật số của Citrix, nhằm tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, cung cấp quyền truy cập vào các công cụ và thông tin mà nhân viên cần để làm việc an toàn và bảo mật trước mọi tình huống.
"Chúng tôi muốn một giai đoạn mà nhân viên hiểu rằng mọi thứ họ cần để thực hiện công việc của họ đều có thể được truy cập thông qua Citrix", Edgeworth cho biết thêm.
Có thể nói, bước thiết yếu và cơ bản để các DN đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn khi thảm họa hoặc đại dịch xảy ra là triển khai Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP - Business Continuity Plan) hiệu quả.
Năm 2003, khi Hồng Kông và các thành phố lớn của Trung Quốc đại lục bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch SARS, Chính quyền đã ban hành nhiều thông tư nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh toàn diện.
Chính quyền Hồng Kông cũng đề xuất một số biện pháp ứng phó khẩn cấp và dự phòng để tạo thành một phần của BCP. Những khuyến nghị này là thích hợp và đáng xem xét trong bối cảnh bùng phát dịch Covid 19 hiện nay. Chúng bao gồm:
1. Chuẩn bị sẵn sàng và phản ứng ngay lập tức
- Thiết lập một nhóm quản lý khủng hoảng đa ngành để chia sẻ thông tin, ra quyết định và đưa ra các sửa đổi phù hợp với tình hình thực tiễn. Nhóm cũng phải chịu trách nhiệm theo dõi các diễn biến liên quan đến đại dịch;
- Thành lập các nhóm vận hành quan trọng khác nhau;
- Sắp xếp cho các nhóm vận hành làm việc tại các địa điểm khác như chi nhánh hoặc tại địa điểm dự phòng hay tại nhà tùy theo tình huống cho phép;
- Sắp xếp lại các chi nhánh ở nước ngoài để cắt giảm một phần chi phí hoạt động tại các địa điểm bị ảnh hưởng lớn trong trường hợp cần thiết;
- Thảo luận với các đối tác hoặc trao đổi về việc các phương án dự phòng, bao gồm đóng cửa các văn phòng/chi nhánh, giải phóng mặt bằng và giải quyết các vấn đề khác;
- Xem xét năng lực hệ thống để đảm bảo phục vụ khi có sự gia tăng về khối lượng giao dịch trong trường hợp khách hàng chuyển sang sử dụng các kênh điện tử;
- Đảm bảo đầy đủ các thiết bị sao lưu, thiết bị điện toán/truyền thông di động và băng thông mạng;
- Tổ chức diễn tập và thử nghiệm các kế hoạch, hệ thống và thiết bị dự phòng
2. Vệ sinh môi trường
- Dọn dẹp và khử trùng mặt bằng văn phòng thường xuyên, đồng thời tuân thủ theo các hướng dẫn của Bộ Y tế, duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và lành mạnh;
- Thiết lập các quy trình kiểm soát nhiễm trùng bao gồm mua sắm các trang thiết bị bảo vệ đầy đủ (ví dụ: khẩu trang, găng tay, xà phòng lỏng và chất khử trùng) để nhân viên sử dụng trong trường hợp cần thiết;
3. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và nâng cao nhận thức
- Cắt giảm các chuyến công tác và cuộc họp không cần thiết ở nước ngoài, sử dụng các thiết bị hội nghị truyền hình hoặc điện thoại nếu có thể;
- Cập nhật số điện thoại và thông tin liên lạc của nhân viên;
- Truyền thông cho nhân viên các bước cần thực hiện để chuẩn bị cho sự bùng phát của dịch bệnh;
- Cung cấp tư vấn và hướng dẫn về sức khỏe và tầm quan trọng của việc giữ gìn vệ sinh cá nhân đối với nhân viên thông qua truyền thông và đào tạo nội bộ;
- Xem xét và khi cần thiết cần tăng cường các chính sách về cung cấp y tế, nghỉ ốm và nghỉ phép khác;.
4. Phối hợp với các đối tác bên ngoài
- Khuyến khích khách hàng sử dụng điện thoại hoặc phương tiện trực tuyến thay cho các phương thức làm việc truyền thống;
- Kiểm tra các nhà cung cấp quan trọng và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để đảm bảo rằng kế hoạch dự phòng của họ là đầy đủ và có thể được kích hoạt bất cứ khi nào đối mặt với đại dịch.
Chuẩn bị cho kịch bản tồi tệ nhất
Covid-19 rõ ràng đang gây thiệt hại cho nền kinh tế toàn cầu. Năng suất đang bị chậm lại do các công ty hạn chế đi lại và công nhân ở các khu vực bị ảnh hưởng vẫn bị cách ly. Chuỗi cung ứng đang bị gián đoạn do hoạt động sản xuất tại các thị trường trọng điểm đã bị đình trệ. Và dự báo phát triển của công ty đang được điều chỉnh giảm xuống như là kết quả.
Nhưng đây không phải là cuộc khủng hoảng duy nhất mà các DN hiện nay phải đối mặt. Korn Ferry gần đây dự báo đến năm 2030, sẽ thiếu 85,2 triệu lao động trên toàn cầu và điều đó sẽ dẫn đến cơ hội doanh thu bị mất là 8.452 nghìn tỷ USD. Đó là một vấn đề nghiêm trọng.
Tuy nhiên, các công ty có thể khắc phục nó. Chẳng hạn, các công ty có thể sử dụng những nhóm lao động chưa được khai thác, như lực lượng gia đình), sử dụng những người đã già nhưng vẫn có khả năng lao động. Và thậm chí DN có thể dễ dàng sử dụng các nhân viên bán thời gian (part-time) để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Việc các công ty áp dụng các giải pháp BCP và không gian làm việc kỹ thuật số sẽ tạo ra môi trường linh hoạt cung cấp cho nhân viên mọi thứ họ cần và hoạt động tốt nhất.
