4 bước cần thiết để lập kế hoạch chuyển đổi số sau khi đại dịch COVID-19 kết thúc

Mối đe dọa của COVID-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến các kế hoạch kinh doanh của nhiều DN nghiệp trên toàn cầu. Trong nhiều tuần vừa qua, đại dịch COVID-19 đã buộc các DN tại Việt Nam nói riêng và trên toàn thế giới nói chung, phải đối mặt với một thực tế là chấp nhận môi trường làm việc ảo, toàn bộ hoặc một phần mô hình hoạt động của nhiều DN đã được thay đổi - và trong nhiều trường hợp các ứng dụng kỹ thuật số trong hoạt động của DN đã được ghi nhận tăng lên đáng kể. 

Chỉ trong một thời gian ngắn, môi trường kinh doanh đã và đang thay đổi mạnh mẽ, đòi hỏi tốc độ, sự đổi mới phải nhanh chóng và nhu cầu mở rộng tư duy vượt xa mọi thứ chúng ta có thể tưởng tượng trước đây. Bây giờ không phải là thời gian để bảo lưu các sáng kiến kỹ thuật số mà là để triển khai và tăng cường tính hiệu quả của chúng. 

Ngay tại Việt Nam, ngày 18/4/2020, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã yêu cầu Bộ Thông tin & Truyền thông nhanh chóng hoàn thành Kế hoạch Chuyển đổi số Quốc gia để Thủ tướng có thể phê duyệt ngay trong tháng 4 này. 

Dưới đây là các yếu tố DN có thể xem xét lập kế hoạch chuyển đổi số dài hạn.

Kế hoạch về tài chính

Hiện nay, nếu DN không có các giải pháp kỹ thuật số thì có khả năng DN đó khó có thể tồn tại dài lâu. Học cách nắm lấy cơ hội và điều chỉnh chiến lược của DN đang là điều bắt buộc. Tiếp tục - hoặc bắt đầu - chuyển đổi số sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, và DN bạn sẽ cần xem xét lại việc phân bổ ngân sách cho các sáng kiến kỹ thuật số và nhân sự hỗ trợ cho công việc này.

Để hoạch định được điều này, những người có trách nhiệm hãy làm việc kỹ lưỡng với bộ phận tài chính của DN, cùng nhau lên kế hoạch tài chính cho cả quá trình chuyển đổi số ngắn hạn và dài hạn. Ở thời điểm hiện tại, có thể việc lập kế hoạch tài chính cho chuyển đổi số là tương đối dễ dàng, nhưng vấn đề là DN nên lập kế hoạch cho cả tuần, tháng, quý, năm, ba và năm năm tới. Cho nên việc lên kế hoạch tài chính dùng cho chuyển đổi số là điều chắc chắn phải có và phải được hoạch định trong thời gian dài hạn với các mốc ngắn hạn. 

Các công cụ phù hợp

Sau thời gian giãn cách xã hội kết thúc, một số nhân viên của DN có thể sẽ tiếp tục làm việc trong môi trường "ảo" bên ngoài văn phòng truyền thống, ngay cả khi phần lớn đã quay lại văn phòng làm việc.

DN sẽ hỗ trợ những người làm việc trong văn phòng ảo như thế nào? DN có thể cung cấp một số công cụ hoặc công nghệ để nhanh chóng giúp những người làm việc tại nhà hoà nhập với công việc như khi họ làm việc ở văn phòng không? 

DN của bạn sẽ cần phải xây dựng lại chiến lược đầu tư vào công cụ của mình trong dài hạn. Điều này có thể bao gồm quyền truy cập tốt hơn hoặc nhất quán hơn vào mạng và máy chủ DN, khả năng tổ chức các cuộc họp kinh doanh trực tuyến, thiết bị cầm tay mới, vấn đề bảo mật và an ninh mạng, phần mềm cộng tác và truyền thông ảo v.v...

Đối với nhiều DN, để triển khai được kế hoạch này, nhóm thực hiện chuyển đổi số phải làm việc cả với nhóm pháp chế của công ty để thay đổi suy nghĩ của họ về cách thức làm việc trong môi trường ảo và phù hợp với luật pháp hiện hành khi làm việc từ xa. 

Nếu trong trường hợp có thể nhóm pháp chế không đồng thuận do có thể có những rủi ro trong môi trường số hoá, nhưng vì lợi ích của DN, họ cần phải chấp nhận rủi ro một cách thông minh, điều đó cũng là để giúp cho công việc kinh doanh của DN phát triển. Nếu trường hợp mọi phòng ban trong công ty đều thống nhất thì DN có thể yên tâm triển khai các kế hoạch chuyển đổi số.

Trong một số tình huống đặc biệt, quan trọng, nhóm triển khai chuyển đổi số thậm chí có thể cần phải được phép ra quyết định trước và xin phép người lãnh đạo DN sau. Chỉ có vậy mới giúp cho kế hoạch chuyển đổi số nhanh chóng thành công và phát huy hiệu quả trong sản xuất cũng như kinh doanh của DN. 

Nhân sự phù hợp

Trong kế hoạch chuyển đổi số, lãnh đạo DN cần phải đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự một cách thông minh, và nhanh chóng. 

Hiện nay, tại các DN thường đang có 3 kiểu nhân viên như sau: Những người thực sự giỏi; Những người luôn có những mong muốn phát triển; và nhóm chưa thể hiện được tài năng nhưng DN vẫn cần đến họ.

Thật không may, thực tế đã cho chúng ta thấy, ngay cả tại Việt Nam, cuộc khủng hoảng dịch bệnh toàn cầu này có thể đã tạo ra những khoảng trống trong lực lượng lao động của DN.

Lời khuyên là lãnh đạo DN cần xác định các cá nhân trong hai nhóm đầu tiên và làm việc với các nhóm quản lý của DN để đánh giá xem những nhân sự này có phù hợp với các kế hoạch chuyển đổi số đã được DN lên từ trước đó hay không?. Những cá nhân này có kỹ năng phù hợp cho đội nhóm của họ không? Họ có hợp tác và giao tiếp tốt không? Rõ ràng cách hành động của họ cần phải được liên kết với các mục tiêu lớn hơn của DN đó là phát triển kinh doanh. 

Khi hoàn thành đánh giá này, lãnh đạo các DN hãy xác định rằng, những kỹ năng nào cần phải được bổ sung cho nhân viên của mình trong tương lai. Điều này có thể bao gồm cả các nhóm đã quen thuộc với việc xây dựng và triển khai công nghệ, dịch vụ đám mây hoặc làm việc với các dịch vụ siêu nhỏ v.v... trên các công cụ số hoá mới.

Kế hoạch phát triển thương hiệu

Khi các DN thực hiện tăng tốc chuyển đổi số, người điều hành có thể sẽ bắt đầu nghĩ về việc định vị DN của mình như một thương hiệu kỹ thuật số thực sự. Trên thực tế, nhiều người đã nghĩ như vậy, đơn giản vì DN đã có thể thúc đẩy nhân viên của họ rời văn phòng và làm việc tại một văn phòng ảo từ bất cứ đâu ngoài trụ sở hay các chi nhánh của DN.

Nhưng đây có phải là nhận thức của tất cả các bộ phận có liên quan? Theo trường Quản lý Yale tại Mỹ, cần xác định rằng, khách hàng có sẵn lòng chấp nhận một thương hiệu quen thuộc trong các môi trường mới hay không? Ví dụ, chúng ta không thể nói một cách đơn giản: hiện tại chúng tôi là thương hiệu kỹ thuật số và hy vọng thị trường của DN sẽ ngay lập tức chấp nhận điều đó nếu DN chưa từng là DN kỹ thuật số trong quá khứ. DN của bạn cần làm được điều này.

Sự chấp thuận của khách hàng và thị trường với thương hiệu mới của DN là điều mà lãnh đạo và phần còn lại của DN sẽ cần phải nỗ lực làm việc - chủ yếu tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật số hữu ích và có tác động đến thị trường - để thu hút khách hàng mới mà DN cần. Hãy bắt đầu nghĩ về điều này từ bây giờ.

Đại dịch COVID-19 diễn ra và kéo dài trên toàn cầu đã nhanh chóng đưa chúng ta vào một thế giới hoàn toàn mới. Nơi các nhà lãnh đạo DN không còn có thể ngủ yên trên vòng nguyệt quế mà họ đã tạo ra trong quá khứ, và chắc chắn, không còn cách nào khác là phải nhanh chóng chuyển đổi  số. Ít nhất là ngay bây giờ phải có kế hoạch cụ thể cho việc này. 

Đưa ra quyết định đúng đắn ngay lúc này sẽ đảm bảo cho DN của bạn được định vị tốt hơn trên thương trường khi cuộc khủng hoảng dịch bệnh đi qua trong thời gian tới.