4 công cụ tận dụng Big Data tốt nhất để theo dõi email

Làm thế nào Big Data thay đổi việc theo dõi email (Email tracking)

Cho dù vai trò của bạn là gì, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực công nghệ, bạn có thể phải dành phần lớn thời gian trong ngày để xử lý email theo một cách nào đó. Bạn có thể gửi, đọc, xem lại email hoặc bạn đang kiểm tra hộp thư đến của mình để xem có thư mới hay không. Theo một số ước tính, một nhân viên trung bình dành 30 giờ một tuần để kiểm tra hòm thư email của họ.

Mặc dù kiểm tra email là một chức năng công việc quan trọng và thường xuyên, hầu hết các nhân viên đều không nắm được họ dành bao nhiêu thời gian cho email, cũng không có hiểu biết vững chắc về việc những nỗ lực của họ có hiệu quả hay không. May mắn thay, có một số công cụ phần mềm theo dõi email mới mà chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể sử dụng để theo dõi chặt chẽ hơn các số liệu này.

Vấn đề là các công cụ giám sát email trước đây thiếu khả năng phân tích cần thiết để đưa ra quyết định dựa trên kinh nghiệm với chất lượng mà các nhà quản lý yêu cầu. Big Data đang giúp các công ty dễ dàng có được những hiểu biết sâu sắc hơn.

Tại sao nên sử dụng các công cụ phần mềm theo dõi email dựa trên Big Data?

Có nhiều ứng dụng tiềm năng cho các công cụ phần mềm theo dõi email, nhưng đây là một số ứng dụng quan trọng nhất:

• Phân tích năng suất: Nghiên cứu cách bạn gửi email có thể cảnh báo bạn về các sắc thái của thói quen email của bạn, bao gồm tần suất bạn gửi email, thời gian bạn viết và đọc email, và những ngày và thời gian bận rộn nhất của bạn. Bạn sẽ biết được những thói quen xấu của mình, vì vậy bạn có thể thay đổi chúng và sử dụng thời gian hiệu quả hơn, và sẽ học cách tối ưu hóa lịch trình của bạn để hoàn thành công việc mỗi ngày.
• Số liệu bán hàng: Nhiều công ty dựa vào doanh số hoặc tìm kiếm thông qua email, nhưng nếu bạn không thu thập được các số liệu như tỷ lệ mở và tỷ lệ phản hồi email, có thể bạn sẽ không thể cải thiện quy trình của mình theo thời gian. Phần mềm theo dõi email có thể giúp bạn theo dõi tiến trình của mình và có thể giúp bạn thu thập hoặc sắp xếp thông tin về khách hàng tiềm năng của mình cùng một lúc.
• Giám sát nhân viên. Nhân viên lãng phí khoảng 3 giờ mỗi ngày cho các hoạt động không hiệu quả, trong khi hầu hết các bộ phận nhân sự chỉ cho rằng nhân viên chỉ lãng phí khoảng 1 giờ hoặc ít hơn. Sử dụng một số ứng dụng theo dõi email có thể giúp bạn đo lường năng suất của nhân viên và giúp bạn cân bằng khối lượng công việc giữa các nhân viên.

Big Data là gốc rễ của tất cả các chức năng này. Nó làm cho các doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc hơn một cách dễ dàng.

Các công cụ phần mềm theo dõi email tốt nhất tận dụng Big Data

Một số công cụ theo dõi email tập trung hoàn toàn vào một chức năng email, như theo dõi các chiến dịch tiếp thị hoặc bán hàng. Những công cụ khác có thể cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ hơn, cho phép bạn theo dõi năng suất tổng thể của mình.

Dù mục tiêu của bạn là gì, 4 công cụ này là những ứng dụng theo dõi email tốt nhất bạn có thể sử dụng. Tất cả đều dựa vào các hệ thống phân tích Big Data tinh vi.

1. EmailAnalytics

Đầu tiên, phải kể đến EmailAnalytics, có thể được coi là Google Analytics cho Gmail. Công cụ này tích hợp với tài khoản Gmail hoặc G Suite của bạn và trực quan hóa các hoạt động email của bạn thành các biểu đồ, đồ thị và bảng. Nó báo cáo về các số liệu như thời gian phản hồi email trung bình, email đã gửi, email nhận được, ngày và thời điểm bận rộn nhất trong tuần và thời gian các chuỗi email trung bình của bạn có xu hướng kéo dài. Với sự trợ giúp của hình ảnh dữ liệu tương tác và báo cáo thường xuyên, bạn có thể nhanh chóng xác định các điểm yếu trong cách tiếp cận email của mình (và quyết tâm khắc phục chúng). Công cụ này cũng cho phép người quản lý xem báo cáo cho các nhóm hoặc nhân viên, do đó bạn có thể theo dõi năng suất email của nhóm.

1. Microsoft MyAnalytics

MyAnalytics của Microsoft không mạnh mẽ như EmailAnalytics, nhưng nó hoạt động khá tốt như một trình theo dõi năng suất cho Microsoft Outlook. Với ứng dụng này, bạn có thể theo dõi cách bạn và nhân viên của mình sử dụng thời gian trong ngày, rút ra thông tin từ hộp thư email và lịch của bạn. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp hoặc quá nhiều thời gian để quản lý hộp thư đến của mình, bạn sẽ có thể nhanh chóng phát hiện ra điều đó và bắt đầu thực hiện các thay đổi chủ động đối với thói quen lên lịch và làm việc của mình.

1. Streak

Streak là một công cụ Gmail khác và một công cụ cố gắng chuyển đổi Gmail thành một nền tảng CRM chính thức. Với nó, bạn có thể chuyển đổi tin nhắn thành các đầu mối khách hàng tiềm năng và có khả năng trở thành khách hàng tương lai trên nhiều kênh thông tin khác nhau và theo dõi tiến trình của bạn với mỗi lần bán hàng tiềm năng mới. Nó cũng cung cấp các công cụ cộng tác tích hợp, để nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau trong một dự án duy nhất và theo dõi các nỗ lực khác của bạn.

1. Yesware

Yesware được thiết kế dành cho nhân viên bán hàng và nó cung cấp các phân tích bán hàng theo quy định dựa trên hoạt động email của bạn. Với nó, bạn có thể theo dõi một số số liệu trong chiến lược email của mình, bao gồm tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và các hình thức tương tác khác của khách hàng. Theo thời gian, bạn sẽ học được những chiến lược nào phù hợp nhất với khách hàng tiềm năng của mình và có thể sử dụng những chiến lược đó để sử dụng các kỹ thuật bán hàng hiệu quả hơn.

Việc triển khai các công cụ phần mềm theo dõi email này trong doanh nghiệp có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn và nhân viên của mình sử dụng email, cải thiện quy trình bán hàng và dành ít thời gian hơn cho phương tiện liên lạc cực kỳ quan trọng này. Hãy lưu ý rằng, trong khi hình ảnh và báo cáo dữ liệu có thể hữu ích trong việc cải thiện sự hiểu biết của bạn, những hiểu biết đó chỉ thực sự có giá trị nếu bạn thực hiện các hành động dựa trên chúng.

Big Data giúp theo dõi email hiệu quả hơn bao giờ hết

Big Data đang được kết hợp trong nhiều khía cạnh của việc tiếp thị qua email. Big Data đã tạo điều kiện cho các tổ chức theo dõi hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị qua email một cách dễ dàng và hiệu quả.