Bạn có thể nghĩ rằng chưa bao giờ có sẵn nhiều công cụ hợp tác tốt hơn hiện nay. Ví dụ như một số công cụ giao tiếp cấu hình cao hiện có sẵn cho các doanh nghiệp, như Slack, Microsoft Teams, Trello, Dropbox, G-Suite và Skype, thật khó để tin rằng email vẫn là lựa chọn phổ biến nhất.
Nghiên cứu mới từ Ingram Micro về cách mọi người làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã tiết lộ rằng 80% số người được hỏi xem email là công cụ cộng tác và giao tiếp chính của họ.
Lý do chính được đưa ra là vì nó dễ sử dụng, mặc dù không được tối ưu hóa hoàn toàn cho sự hợp tác. Bên cạnh đó, vì hầu hết chúng ta đã sử dụng email trong suốt nhiều thập kỷ, thì đây là một cách dễ dàng, đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng hoặc những người bên ngoài khác.
Gần 1/3 số người được hỏi trong cuộc khảo sát nói rằng các công cụ hiện đại như Skype và Instant Messaging cần được giới thiệu tại nơi làm việc của họ. Trong những trường hợp này, có thể thấy email đang được sử dụng như là lựa chọn khả thi duy nhất, vì các công cụ khác được cung cấp bởi các doanh nghiệp quá phức tạp hoặc đơn giản là không phù hợp với công việc mà họ đang đảm nhận.
Cuộc khảo sát cũng nhấn mạnh sự khác biệt về các thế hệ nhân viên tại các doanh nghiệp đang sử dụng các công nghệ để giao tiếp. Một con số ấn tượng là 85% những người dưới 35 tuổi chấp nhận sử dụng các công nghệ mới tại nơi làm việc như Instant Messaging, Skype, lưu trữ dữ liệu và các công cụ chia sẻ mà nhà tuyển dụng của họ hỗ trợ hoặc ủy quyền.
Việc sử dụng các công cụ trái phép như thế này được gọi là Shadow IT và nó đặt ra những câu hỏi bảo mật nghiêm trọng. Khi các đội CNTT nhận thức được phần cứng hoặc phần mềm không cho phép đang được sử dụng trong môi trường làm việc, họ sẽ có thể hỗ trợ bảo mật hoặc thực thi bất kỳ chính sách nào theo yêu cầu tùy theo việc sử dụng.
Việc tăng sử dụng các công cụ như thế này có thể là trách nhiệm của các công ty không cung cấp đủ cách để giao tiếp hoặc chia sẻ dữ liệu. Những người trả lời khảo sát đã sử dụng các công nghệ không được cung cấp bởi các tổ chức của họ cho biết họ đã làm như vậy do dễ sử dụng, giá cả hợp lý và tiết kiệm thời gian.
