Akabot: nền tảng giúp tự động hoá, giúp giảm 90% thời gian xử lý cho DN

Giúp DN giảm 60% chi phí và tăng năng suất đến 80%

Nền tảng "Make in Vietnam" akaBot do FPT Software phát triển cho TPBank là giải pháp duy nhất được trao giải ở hạng mục Công nghệ sáng tạo ngành Tài chính trong lễ trao giải The Asian Banker Vietnam Country Awards 2021 mới đây. Hạng mục ghi nhận các sáng kiến công nghệ mới, nổi trội, được ứng dụng thành công vào nghiệp vụ của tổ chức, doanh nghiệp.

akaBot là giải pháp giúp tự động, tối ưu hóa các quy trình DN mang nặng tính thủ công, hành chính, lặp lại với khối tượng lớn, tốn nhiều nhân lực và dễ gặp sai sót. Sản phẩm giúp DN giảm tỷ lệ lỗi, giảm thời gian vận hành, tiết kiệm chi phí và bảo đảm dịch vụ 24/7. Giải pháp akaBot được vinh danh ở vị trí đầu tiên trong hạng mục Sản phẩm số xuất sắc trong Giải thưởng Make in Vietnam năm 2020 do Bộ TT&TT tổ chức.

Nhận định về giải thưởng, đại diện của The Asian Banker cho biết, akaBot thành công nhờ cho phép ứng dụng toàn diện tiêu biểu là phục vụ quy trình của ngân hàng lớn. Giải pháp sử dụng những công nghệ mới mang lại hiệu quả cao, hạn chế tối đa sai sót nhờ khả năng tính toán, cân bằng các rủi ro và lựa chọn phương án giải quyết phù hợp. Nhờ vậy, hoạt động ngân hàng tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.

Trước đó, akaBot đã giành giải Vàng "Giải thưởng xuất sắc về Sáng tạo trong Sản phẩm & Dịch vụ" của Stevie Awards khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2020, giải Đồng "Giải pháp Tự động hóa Quy trình số" của International Business Awards 2020, và được tổ chức Gartner đưa vào danh sách Peer Insights cùng 20 hãng hàng đầu thế giới như UIPath, Automation Anywhere, Blue Prism.

Chưa kể đến, tháng 10/2020, akaBot còn được vào top 6 nền tảng sử dụng RPA tốt nhất thế giới, dựa trên kết quả khảo sát các DN ứng dụng công nghệ này.

Chia sẻ về lý do ra mắt sản phẩm, ông Bùi Đình Giáp, Giám đốc akaBot, cho biết đầu năm 2018, FPT Software bắt đầu phát triển RPA cho một số khách hàng lớn trên thế giới. Lĩnh vực RPA khi đó, mặc chưa phổ biến nhưng đang trở thành xu hướng chung của quốc tế và là một trong những mảng công nghệ CĐS có tốc độ tăng trưởng lớn nhất, với dự báo quy mô thị trường RPA ước đạt 25,56 tỷ USD vào năm 2027.

Thời điểm đó, FPT dự định phát triển 100 con bot để tự động hóa quy trình nhưng các sản phẩm nước ngoài chưa thực sự phù hợp. "Do đó, để giải quyết bài toán của chính mình, nhóm bốn kỹ sư đầu tiên của akaBot quyết định tự phát triển một nền tảng tự động hóa 'Make in Viet Nam', do người Việt làm chủ công nghệ", ông Giáp khẳng định.

Thông thường để làm được một con bot, nhóm kỹ sư khoảng 4 - 5 người phải mất từ 6 - 9 tháng. Tuy nhiên chỉ trong 3 tháng, akaBot đã hoàn thiện robot đầu tiên và triển khai trong nội bộ tập đoàn FPT.

"Con bot đầu tiên khá đơn giản nhưng đã đọc được các file excel và tự động nhập dữ liệu lên hệ thống web. Đó cũng là dấu mốc đáng nhớ của đội ngũ sáng lập trong những ngày đầu phát triển sản phẩm akaBot", ông Giáp bày tỏ.

Cũng theo ông Giáp, hiện tại, akaBot đã và đang cung cấp giải pháp RPA cho hơn 30 khách hàng và đối tác chiến lược, doanh nghiệp (DN) lớn ở Mỹ, Nhật Bản, Anh, Hàn Quốc, Đài Loan, tiêu biểu như Thinkpower, HSBC, Panasonic, TPBank, Mizuho, DIP, SCSK...

"Giải pháp của chúng tôi giúp DN cắt giảm chi phí đến 60%, tăng năng suất đến 80% và giảm thời gian xử lý đến 90% trong khi được cam kết mức độ bảo mật cao", ông Giáp nhấn mạnh.

Trong 3 năm qua, trung bình mỗi năm nền tảng đạt mức tăng trưởng doanh thu gấp 4 lần. FPT đã bán bản quyền akaBot với tổng giá trị hợp đồng lên tới 6,5 triệu USD cho một công ty Nhật Bản trong vòng 5 năm.

Ở Việt Nam, ngân hàng đang là ngành áp dụng bot nhiều nhất cho các phòng xử lý thẻ, phòng cho vay, phòng quản lý giao dịch để đối soát số liệu, chuyển tiền... với độ chính xác cao.

Theo kế hoạch năm 2021, akaBot hướng tới trở thành nền tảng RPA số 1 tại Việt Nam, với mũi nhọn là giải pháp tự động hóa cho khối tài chính - ngân hàng, hướng tới định vị trên toàn cầu (top 21 nền tảng RPA), đồng thời mở rộng thêm nhiều thị trường mới (Trung Đông, UAE, Pháp, Bỉ...).

"Với mức đầu tư không lớn, chúng tôi đạt được kết quả thành công gấp hai lần so với giá trị đầu tư, tiết kiệm được khoảng 45 nhân sự. Dự kiến, trong năm 2021, ngân hàng tiếp tục triển khai 145 robot của akaBot, kỳ vọng tăng hiệu suất tác vụ robot xử lý lên 20-30%", ông Tống Văn Tiến - Giám đốc đổi mới số, khối công nghệ thông tin của TPBank khẳng định.

Yếu tố "Make in Vietnam" giúp tạo nên sự khác biệt

Ông Giáp cho rằng, so với việc làm một con robot, việc đi tìm khách hàng, thuyết phục họ sử dụng nền tảng tự động hóa khó hơn rất nhiều. Thời gian đầu khi chào hàng, akaBot thậm chí đã bị 30 - 40 DN từ chối.

Để rồi, sau khi liên tiếp bị từ chối, akaBot quyết định chuyển từ bán sản phẩm sang bán nghiệp vụ. Thay vì giới thiệu về các tính năng của robot, nhóm cho khách hàng thấy nếu tự động hoá, DN có thể tiết kiệm bao nhiêu nhân sự, tiền bạc. Cuối cùng, những nỗ lực của nhóm phát triển đã được đền đáp khi tới tháng 9/2018, akaBot thuyết phục được khách hàng đầu tiên sử dụng sản phẩm, một ngân hàng Nhật Bản tại Việt Nam.

Vì đặt mục tiêu ngay từ đầu là hướng đến thị trường toàn cầu, nên akaBot là sản phẩm Make in Vietnam với các quy trình, tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng được yêu cầu của nhiều thị trường.

"Yếu tố "Make in Vietnam" và định vị toàn cầu giúp akaBot tạo nên sự khác biệt trên thị trường, khi sản phẩm vừa am hiểu văn hóa cách vận hành và bài toàn đặc thù của DN Việt, vừa đáp ứng phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế", ông Giáp nhấn mạnh.

Ngoài ra, nền tảng giải pháp của akaBot có lợi thế nổi trội hơn so với các nhà cung cấp khác ở chi phí thấp và khả năng triển khai rất nhanh trong 1-2 tuần. Về mặt giá thành ứng dụng cũng như triển khai, nền tảng này giúp các DN tiết kiệm ít nhất 60% chi phí. Đối với các DN lớn, chi phí ứng dụng bot thấp hơn chi phí trả lương 1 nhân viên trong 1 năm.

Cũng theo ông Giáp, hiện trong mọi DN, số lượng các công việc mang tính lặp đi lặp lại là rất lớn. Trong khi đó, các lao động ngày càng dịch chuyển sang làm những công việc mang giá trị gia tăng cao hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 xảy ra, phải làm việc từ xa đã đặt ra đòi hỏi đảm bảo tính liên tục trong vận hành hoạt động của một tổ chức, DN… Chính vì vậy, RPA nói chung, akaBot nói riêng có thể là giải pháp toàn diện cho bài toán tự động hóa của các DN.

Với công nghệ lõi là RPA, akaBot có khả năng tích hợp AI (Trí tuệ nhân tạo) và OCR (công nghệ nhận dạng ký tự quang học) để xây dựng giải pháp tự động hóa thông minh toàn diện, đảm bảo không xâm lấn hệ thống CNTT hiện tại và có thể tương tác với tất cả các phần mềm DN như: Word, Excel, SAP, web...

"Nhờ đó, nền tảng đã được sử dụng và công nhận bởi 20 DN lớn trong các lĩnh vực tài chính - ngân hàng, logistics, sản xuất, bán lẻ... ở 6 quốc gia trên thế giới. Sự chứng thực của những công ty, tập đoàn lớn cũng đem đến lợi thế cạnh tranh cho akaBot trên thương trường", ông Giáp nói.

Các sản phẩm "Make in Vietnam" cần nhạy bén hơn với thị trường

Ông Giáp cho rằng, việc bước qua rào cản tâm lý khi ứng dụng tự động hóa ảnh hưởng tới việc làm của người lao động là một thách thức rất lớn với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ như akaBot. Tuy nhiên, từ kinh nghiệm triển khai, ông Giáp cho rằng cần bắt đầu từ những vấn đề nhỏ, dễ triển khai nhanh để giúp DN và các nhân viên thấy rõ những lợi ích, giá trị mang lại cho bản thân, từ đó sẽ dần triển khai mở rộng. Khi người dùng nhận thấy lợi ích của bot mang lại, họ sẽ chủ động chấp thuận việc ứng dụng công nghệ trong quá trình làm việc.

"Bên cạnh đó, việc triển khai ứng dụng một giải pháp công nghệ mới cũng đòi hỏi quyết tâm và sự sát sao của người lãnh đạo DN", ông Giáp chia sẻ.

Ngoài ra, Giám đốc akaBot cũng khẳng định, việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa trong quy trình làm việc không chỉ phù hợp với các DN lâu đời mà còn dành cho cả nhưng đơn vị mới thành lập. Đối với các DN mới, việc ứng dụng RPA đem đến nguồn nhân lực ảo cần thiết để đảm đương các tác vụ giao dịch và vận hành DN hàng ngày, và tích hợp trực tiếp với hệ thống CNTT của công ty từ những ngày đầu tiên.

Khi được hỏi các DN Việt nào sẽ ứng dụng akaBot hiệu quả nhất, ông Giáp khẳng định, mọi công ty đều có thể sử dụng giải pháp trong nghiệp vụ hàng ngày của đơn vị mình. Ví dụ, trong lĩnh vực ngân hàng, lúc cao điểm có thể tiếp nhập hơn 500 yêu cầu mỗi ngày về khởi tạo khoản vay cần phải được xử lý. Nếu theo quy trình thủ công, ngân hàng sẽ cần ít nhất 13 nhân viên "back-office" và 400 nhân viên kinh doanh. Điều này có thể dẫn tới tình trạng quá tải, năng suất lao động thấp và rủi ro sai sót cao.

"Tuy nhiên, trong 6 tháng tự động hóa toàn bộ quy trình khởi tạo khoản vay từ nhập thông tin khách hàng, phân tích dữ liệu đến phê duyệt dựa trên nền tảng akaBot, ngân hàng đã tiết kiệm được 90% chi phí nhân sự và rút ngắn thời gian thực hiện từ 15 phút xuống còn 5 phút", ông Giáp chia sẻ câu chuyện đang ứng dụng akaBot tại ngân hàng ở Việt Nam.

Đánh giá về các sản phẩm "Make in Vietnam" hiện nay, theo ông Giáp, các nền tảng đều có tốc độ phát triển nhanh, tập trung lĩnh vực giải pháp công nghệ, có tiềm năng vươn ra quốc tế lớn nhưng cần nắm bắt cơ hội thị trường nhạy bén hơn nữa. Bởi vì, cơ hội của thị trường cho các sản phẩm Make in Vietnam là rất lớn.

Trong những năm gần đây, Chính phủ đã thể hiện rõ quyết tâm xây dựng Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số, cụ thể hóa bằng các văn bản như Danh mục công nghệ cao được ưu tiên đầu tư phát triển, danh mục công nghệ cao được khuyến khích phát triển (ngày 30/12/2020) và Quyết định ban hành chương trình quốc gia phát triển công nghệ cao đến năm 2030 (ngày 27/1/2021).

Bên cạnh đó là các chính sách ưu đãi thuế và đầu tư, tạo thuận lợi phát triển cho các khu Công nghệ cao trọng điểm trên cả nước như Khu công nghệ cao Hòa Lạc, Khu công nghệ cao TP.HCM, Khu công nghệ cao Đà Nẵng. "Đây là điều hết sức đáng ủng hộ và các sản phẩm cao như akaBot nói riêng cũng như các sản phẩm Make in Vietnam nói chung sẽ là đối tượng hưởng lợi từ những chính sách này khi được đưa vào thi hành thực tiễn", ông Giáp nói.

Trong thời gian tới, thị trường sản phẩm công nghệ và RPA sẽ có những hướng phát triển mới và còn tăng trưởng mạnh hơn nữa. Akabot xác định sẽ là người chơi chính trong cuộc chơi này ở Việt Nam cũng như trên toàn cầu. Vì vậy, ngay từ ngày đầu phát triển, akaBot đã định vị là sản phẩm cung cấp ở thị trường toàn cầu.

Không chỉ hỗ trợ các ngân hàng giải quyết đa quy trình nghiệp vụ, tác vụ lặp đi lặp lại, để xử lý hóa đơn, chứng từ cho bộ phận tài chính trong ngành bán lẻ, akaBot đã xây dựng giải pháp UBot. Khi nhận được thông báo có hóa đơn, UBot sẽ tự động tải về, đọc và trích xuất dữ liệu, đối chiếu thông tin với phần mềm Tổng Cục thuế, xác định tính hợp lệ và xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán.

Tại Việt Nam, Công ty cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông và Central Retail Việt Nam nằm trong số hơn 200 đơn vị đã lựa chọn akaBot đồng hành trên chặng đường chuyển đổi số. Nhận thấy bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn do lượng chứng từ, hóa đơn ngày một tăng, Rạng Đông đã lựa chọn thử nghiệm giải pháp của akaBot tại bộ phận này. Doanh nghiệp thu được kết quả ấn tượng: tự động hóa đến 60% quy trình xử lý hóa đơn, hỗ trợ xử lý đến 50.000 hóa đơn/năm, cải thiện năng suất lên tới 20%

Central Retail Việt Nam (CRV) cũng nhận được kết quả tích cực khi tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ khớp hóa đơn nhà cung cấp với hệ thống theo dõi hàng hóa. Cụ thể, robot giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ xử lý hóa đơn lên gấp 2 lần so với cách thủ công, giảm thời gian làm việc của bộ phận kế toán tài chính xuống 50% và tiết kiệm 5 -10 tỉ đồng chi phí vận hành mỗi năm.