Bí quyết thành công của các cuộc thi hackathon

Thường gắn liền với các công ty khởi nghiệp và nhóm phát triển nhỏ, hackathon (sự kiện thi đua lập trình trong đó các lập trình viên máy tính và những người khác tham gia vào phát triển phần mềm, bao gồm các người thiết kế đồ họa, thiết kế giao diện, người quản lý dự án, và những người khác, thường bao gồm các chuyên gia tên miền, hợp tác mạnh mẽ trong các dự án phần mềm) đang ngày càng trở nên phổ biến với các giám đốc CNTT (CIO) của các doanh nghiệp (DN) như một phương tiện để thúc đẩy đổi mới.

Nhưng đảm bảo việc hackathon tạo ra giá trị hữu hình cho DN có thể sẽ là một thách thức.

Và nó bắt đầu bằng việc thiết lập một lý do có ý nghĩa để tổ chức một cuộc thi ngay từ đầu. Các DN không nên tổ chức hackathon chỉ vì chúng đang thịnh hành hoặc vì ban lãnh đạo hy vọng đạt được những kết quả mơ hồ. Phải có lý do cụ thể và hợp lý để tổ chức những những cuộc thi này.

Rock Tsai, CIO của Taiwan Mobile, một công ty viễn thông hàng đầu tại Đài Loan (Trung Quốc), cho biết các cuộc thi hackathon khuyến khích sự đổi mới, đặc biệt là trong nhóm CNTT.

“[Cũng] giống như trong công ty của chúng tôi. Có lẽ vài năm trước, khi đơn vị kinh doanh yêu cầu trợ giúp về các dịch vụ mới hoặc cải tiến quy trình mới, nhóm CNTT thường trả lời rằng điều đó không nằm trong kế hoạch, không có nhân lực, không có ngân sách hoặc không khả thi. Vì vậy, trên thực tế, chúng tôi muốn khơi dậy niềm đam mê đổi mới của CNTT thông qua các cuộc thi hackathon”, Tsai nói.

Đây là kiểu hackathon "bên trong ra ngoài", Tsai cho biết, dành riêng cho nhân viên CNTT. Hackathon bên trong ra ngoài ngược với hackathon “bên ngoài vào trong” phổ biến hơn, loại hackathon này có sự tham gia của toàn công ty và lấy quan điểm của khách hàng làm kim chỉ nam.

Mặc dù mỗi cách tiếp cận đều có lợi ích riêng - Taiwan Mobile tổ chức cả hai - Tsai cho biết hackathon từ trong ra ngoài có thể giúp gia tăng sự tham gia của nhóm CNTT. Ví dụ, Taiwan Mobile gần đây đã tổ chức hackathon AI để trao quyền sở hữu cho các nhà phát triển thông qua một sự thật đơn giản về bản chất con người: "Mọi người luôn tin vào ý tưởng mà họ tự đề xuất", Tsai nói.

Tsai cho biết sự hỗ trợ của nhà phát triển sẽ vẫn tiếp tục ngay cả khi ý tưởng hoặc khi triển khai không thể tránh khỏi những thay đổi. "Có thể đề xuất cuối cùng sẽ khác với đề xuất ban đầu do những người làm CNTT đề xuất. Nhưng vì những người làm CNTT đã có động lực để đổi mới, nên điều đó sẽ khiến họ thực sự tin vào sự thay đổi", Tsai cho biết.

Hãy cụ thể với công nghệ và trường hợp sử dụng

Nếu các DN có cơ sở vững chắc để tổ chức hackathon thì không nên biến thành cuộc thi mở. Leah Balter, Giám đốc thông tin và chuyển đổi tại Bunnings, một nhà bán lẻ sản phẩm cải tạo nhà tại Úc, đã trực tiếp trải nghiệm thử thách này.

Bà cho biết: “Khi chúng tôi mở rộng phạm vi - nơi bạn có thể làm bất cứ việc gì - chúng tôi nhận thấy rằng đó không phải là cách làm hiệu quả”.

Balter giải thích rằng, hầu hết các ý tưởng được tạo ra từ các cuộc hackathon chung này đều chưa sẵn sàng để đưa vào thực tiễn. “Có những khái niệm hay. Chúng có vẻ tốt, nhưng không có thứ gì mà chúng tôi có thể triển khai [để mang lại] tác động kinh doanh lớn”, bà nói.

Balter khuyến nghị, các cuộc hackathon nên được xây dựng xung quanh một công nghệ, trường hợp sử dụng cụ thể hoặc cả hai, như trong trường hợp hackathon gần đây nhất của Bunnings, nhằm tận dụng AI tạo sinh để cải thiện năng suất hoặc doanh số.

Balter cho biết: “Trong vòng 2 giờ, tôi đã nhận được 25 ý tưởng, điều này khiến tôi thực sự phải suy nghĩ: 10 ý tưởng hàng đầu trong số này là những ý tưởng mà chúng ta nên thực hiện, và thực hiện trong 3 tháng tới”.

Một trong những ý tưởng chiến thắng đã sử dụng AI tạo sinh để hợp lý hóa quy trình đào tạo cho các dự án tự làm tại nhà (DIY). Thay vì sàng lọc qua hàng chục video, công cụ này sẽ cung cấp các đoạn trích và lời khuyên phù hợp với các sản phẩm có trong giỏ hàng của một người, và thậm chí có thể xem xét những mặt hàng họ đã có ở nhà. Công cụ này là một ứng dụng mới của AI tạo sinh (là một phần của tiêu chí đánh giá chính thức), và cũng có thể giúp gia tăng doanh số.

Chủ đề cho cuộc thi hackathon tại Taiwan Mobile cũng được xây dựng xung quanh cả công nghệ và trường hợp sử dụng. Tsai cho biết các nhà phát triển được giao nhiệm vụ đề xuất các ý tưởng kết hợp AI vào hệ thống CNTT của họ.

Balter khuyên các CIO nên cân nhắc tổ chức các cuộc hackathon theo chủ đề để có được sự tập trung các ý tưởng.

“Nếu không tổ chức hackathon, chúng tôi có thể mất hàng tháng trời để lập chiến lược”, bà nói. “Sau đó, chúng tôi sẽ tính toán, 'Chúng ta sẽ làm gì? Chúng ta sẽ tài trợ cho việc này như thế nào?' Và đây thực sự là một cách tuyệt vời để đẩy nhanh toàn bộ quá trình đó, và có được những ý tưởng tốt nhất”.

Kết hợp các đội để có kết quả tốt nhất

Bản thân cái tên “hackathon” ngụ ý rằng những người tham gia phải là “hacker” - những người làm kỹ thuật, thường là các nhà phát triển và nhà thiết kế, có năng khiếu khéo léo trong việc giải quyết vấn đề. Mặc dù hạn chế này có thể đúng với các cuộc hackathon truyền thống, nhưng những cuộc hackathon được tổ chức trong các DN nên mời nhiều người tham gia.

Mặc dù khái niệm “người có ý tưởng” thường khiến những người làm kỹ thuật cảm thấy khó chịu, Aran Azarzar, Giám đốc thông tin của JFrog, một nhà sản xuất nền tảng DevOps và DevSecOps có trụ sở chính tại Sunnyvale, Mỹ, và Israel, cho rằng sẽ có lợi vì lý do đó.

Azarzar cho biết: “Mỗi nhóm nên có một số người không rành về kỹ thuật, một số người có khả năng đột phá để đưa ra những ý tưởng mà không gặp phải rào cản kỹ thuật”.

Azarzar cho biết, những ý tưởng tuyệt vời nhất đến từ những người không chuyên về kỹ thuật. Thật không may, việc tìm được những người tình nguyện như vậy là rất khó, ông nói, vì vậy các CIO phải chủ động kêu gọi sự tham gia của họ khi tổ chức hackathon.

“Đó là một thách thức vì không phải ai cũng hiểu được giá trị của họ. Bạn cần phải xác định trước những cá nhân đó, và hiểu được bạn muốn đặt họ vào đâu”, ông nói.

Xây dựng sự kiện hackathon như thế nào cho hiệu quả?

Để đưa các chiến lược này vào thực tế, các tổ chức không thể chỉ quyết định tổ chức một cuộc thi hackathon và hy vọng rằng tinh thần hợp tác sẽ đưa mọi người đến với nhau để thực hiện. Azarzar cho biết, một chủ sở hữu toàn diện phải quản lý mọi thứ từ quản lý cơ sở vật chất và ý tưởng đến việc thành lập nhóm và cuộc thi thực tế.

Balter của Bunnings cũng tích cực tìm kiếm sự tham gia của toàn công ty, được thực hiện thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ xung quanh cuộc thi hackathon. Bà cho biết, Bunnings triển khai một chiến dịch liên quan đến các kênh trực tuyến như không gian làm việc trên mạng xã hội và các kênh ngoại tuyến như biểu ngữ và áp phích trong văn phòng. Hình ảnh trên tất cả các tài liệu quảng cáo nhấn mạnh đến việc mọi người cùng nhau sáng tạo.

Balter cho biết: “Điều này thể hiện sự hợp tác liên chức năng: các thành viên trong nhóm từ nhiều nhóm khác nhau cùng làm việc”.

Azarzar cũng dành sự quan tâm tương tự cho các hoạt động truyền thông nội bộ xung quanh các cuộc hackathon của JFrog. Thay vì công bố tất cả các chi tiết của sự kiện cùng một lúc, công ty sẽ tung ra thông tin nhỏ giọt, giống như đoạn giới thiệu cho một bộ phim Hollywood. Đầu tiên, công ty sẽ khởi động bằng thông báo chung về sự kiện, sau đó là nhiều chi tiết hơn trong một bài thuyết trình vài ngày sau đó, cho đến khi toàn bộ phạm vi và thể lệ của sự kiện được tiết lộ.

Azarzar cho biết cách tiếp cận này tạo nên tiếng vang trong toàn công ty.

"Nếu bạn từ từ tiết lộ, bạn đang chạm đến sự tò mò của họ. Điều này khiến họ cảm thấy muốn trở thành một phần của sự kiện", ông nói.

Sự hợp tác đa ngành cũng rất quan trọng đối với cách tiếp cận hai hướng của Tsai đối với các cuộc thi hackathon. Nếu các cuộc thi hackathon "bên trong ra ngoài" được thiết kế để thúc đẩy sự tham gia của các nhà phát triển, thì các cuộc thi hackathon bên ngoài vào trong phục vụ mục đích rộng hơn là nắm bắt quan điểm của khách hàng.

Để việc này xảy ra, các nhóm từ khắp công ty nên tham gia, bao gồm cả những nhóm thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, chẳng hạn như nhân viên tiếp thị hoặc bán hàng. "Và những gì họ phải đề xuất là các dịch vụ mới của công ty hoặc các sản phẩm mới của công ty", Tsai giải thích về mục tiêu cuối cùng.

Thành công bắt đầu khi cuộc thi hackathon kết thúc

Giống như các hội nghị kinh doanh, hackathon là những sự kiện thú vị có thể tan biến khi sự kiện kết thúc. Những ý tưởng tuyệt vời có thể dừng lại ở dạng nguyên mẫu hoặc bản trình bày. Nhóm liên chức năng, vốn đã gắn kết với nhau rất tốt trong 48 giờ, có thể bị "xoá sổ". Các giám khảo, những người đã cẩn thận lựa chọn những người chiến thắng, có thể không bao giờ nghĩ đến họ nữa.

Để hackathon thành công, phải có sự liên tục giữa sự kiện và thực tế kinh doanh của tổ chức.

Sự liên tục này phải bắt đầu bằng việc lựa chọn giám khảo. Một lựa chọn phổ biến là đưa các ngôi sao công nghệ bên ngoài công ty vào để thực hiện nhiệm vụ này hoặc chỉ dùng các lãnh đạo kỹ thuật của tổ chức. Trái ngược với những cách tiếp cận này, Balter cho biết, cần có sự tham gia rộng rãi của các giám đốc điều hành cấp cao. Ví dụ, Balter là một trong ba nhà lãnh đạo cấp cao trong ban giám khảo cuộc thi hackathon của Bunnings vừa kết thúc.

Theo Balter, sự hiện diện của nhóm lãnh đạo này không chỉ mang tính hình thức mà còn nhằm truyền tải thông điệp sâu sắc hơn tới những người tham gia.

"Điều đó thực sự cho thấy họ phải trình bày ý tưởng của mình với các giám đốc điều hành cấp cao", bà nói. "Tôi cam kết chúng tôi sẽ tài trợ và đưa vào sản xuất với ý tưởng chiến thắng hoặc hai ý tưởng hàng đầu".

Balter cho biết những người chiến thắng trong cuộc thi hackathon gần đây nhất của công ty đã được trao tặng vé xem phim hạng vàng cùng với các gói đồ ăn và đồ uống. Giải thưởng cũng thúc đẩy ý tưởng rằng nhóm đã đạt được một cột mốc quan trọng trong một hành trình dài hơn.

Bà nói: “Giải thưởng như vậy là phù hợp vì họ được công nhận là người chiến thắng, nhưng thật tuyệt khi họ cùng nhau ra ngoài và ăn mừng với tư cách là một đội - hoặc cùng với đối tác hoặc gia đình”.

Azarzar cho biết những ý tưởng chiến thắng tại JFrog được xem xét kỹ lưỡng trên một danh sách với nhiều yêu cầu. Nó có đủ sức mạnh để mở rộng quy mô không? Nó có đủ liên quan hoặc sáng tạo không? Có đủ người để hỗ trợ không? Và nếu có, thì người ta có muốn không?

Ông cho biết: “Có rất nhiều điểm bạn cần xác định trước khi đưa vào sản xuất, nhưng nếu nó thực sự giải quyết được vấn đề thì sẽ được đưa vào sản xuất”.

Tsai đã điều chỉnh thời gian tổ chức các cuộc hackathon của Taiwan Mobile để cải thiện tính liên tục sau hackathon.

Ông cho biết: “Chúng tôi sắp xếp các cuộc thi hackathon theo chu kỳ lập kế hoạch hàng năm để các đề xuất chiến thắng có thể nhận được hỗ trợ trong ngân sách của những năm tiếp theo”.

Tsai cho biết các đội chiến thắng được cung cấp một ngân sách tạm thời để hỗ trợ phát triển ban đầu và lập kế hoạch kinh doanh như một phần của quá trình này. Sau khi hoàn thành bài này, họ có thể gửi đề xuất cho nhóm lập kế hoạch để có cơ hội nhận được ngân sách lớn hơn.

Bên cạnh việc tài trợ ngân sách, các thành viên trong nhóm cũng có thể được hỗ trợ một phần thời gian. Tsai cho biết, các thành viên trong nhóm có thể đề xuất phân bổ một lượng thời gian làm việc nhất định, với sự chấp thuận của quản lý trực tiếp.

Balter áp dụng cách tiếp cận tương tự tại Bunnings bằng cách kết hợp các cuộc thi hackathon với kế hoạch năng lực công nghệ.

“[Ý tưởng chiến thắng] được đưa thẳng vào kế hoạch hàng quý để chúng tôi có thể đảm bảo rằng ý tưởng đó được triển khai", bà nói.

Đầu tư vào các đề xuất chiến thắng có thể tạo ra một chu kỳ tích cực. Ngoài việc hỗ trợ triển khai, việc đầu tư này sẽ giúp thu hút và giữ chân các nhà phát triển tài năng muốn làm việc trên các dự án thú vị.

“[Điều đó cho họ thấy] chúng tôi liên tục tập trung vào đổi mới. Vì vậy, không chỉ làm việc trên BAU [hoạt động kinh doanh như thường lệ] — chúng tôi luôn hướng đến chân trời thứ ba của những ý tưởng sẽ giúp ích cho DN và giúp xoay trục cho DN”, Balter nói.

Việc ủng hộ các đề xuất hackathon cũng thúc đẩy sự hợp tác và văn hóa xung quanh việc giải quyết các vấn đề tại tổ chức. Ở đây, Azarzar đưa ra hai lý do chính cho câu hỏi tại sao các CIO nên cân nhắc tổ chức hackathon.

“Đầu tiên, nếu bạn có một vấn đề mà bạn muốn giải quyết nhanh chóng và bạn muốn tất cả mọi người vào cuộc. Thứ hai, bạn muốn khuyến khích sự đổi mới trong tổ chức”, ông nói.

Chuyển đổi văn hóa

Quan điểm của Azarzar về việc khuyến khích đổi mới đáng được phân tích thêm. Hầu hết các chuyên gia có thể coi hackathon là hoạt động kinh doanh tạo ra sự đổi mới. Hiếm khi mọi người coi hackathon là cách tạo ra văn hóa đổi mới.

Kinh nghiệm của Tsai tại Taiwan Mobile đã chứng minh cho ý tưởng này. Kể từ khi bắt đầu các cuộc thi hackathon, ông đã thấy văn hóa công ty được cải thiện hàng năm. Mặc dù công ty đã tung ra nhiều sản phẩm và cải tiến như là kết quả trực tiếp của các cuộc thi hackathon, ông tin rằng lợi thế thực sự nằm ở sự thay đổi sâu sắc hơn trong quan điểm của nhân viên, dẫn đến việc họ đưa ra nhiều ý tưởng hơn, ngay cả khi không có giải thưởng nào được trao.

Ông nói: “Tôi nghĩ lợi ích thực sự là thay đổi tư duy của nhân viên… rằng họ có thể là người đổi mới, rằng họ muốn trở thành người đổi mới, và rằng họ có thể đổi mới trong công việc của mình”./.