Chuyển dịch phương thức quản trị trong bước đầu số hoá vận hành cùng Base.vn‏

Nhiều rào cản với cách vận hành truyền thống

Là một SME có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin (CNTT), trước đây, ITTA được vận hành theo phương thức truyền thống, với phong cách quản trị dựa trên sự thuận tiện.

Tuy nhiên, ban lãnh đạo công ty đã sớm nhìn ra những rào cản đang cản trở sự phát triển của DN nếu tiếp tục duy trì theo lối mòn, nhất là khi công ty muốn mở thêm chi nhánh, gia tăng số lượng dự án và mở rộng quy mô nhân sự. ‏

‏Các lãnh đạo và trưởng bộ phận đều gặp khó khăn trong việc quản lý, giao, nhận việc và kiểm soát tiến độ do thông tin bị phân mảnh qua nhiều kênh. Hơn nữa, mọi quyết định được đưa ra đều mang tính cảm tính, không có cơ sở vì thiếu hệ thống ghi nhận dữ liệu, truy xuất dữ liệu rời rạc.‏

‏Chia sẻ tại buổi lễ công bố vận hành chính thức nền tảng Base, ông Lê Lam Khánh, Tổng giám đốc công ty ITTA cho biết, nhằm chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai, ứng phó tốt hơn với những tình huống bất khả kháng, ITTA quyết định chọn Base để số hóa quản trị, chuẩn hóa quy trình, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Qua đó, làm tăng giá trị của DN, tăng thu nhập và nâng cao năng suất lao động của nhân viên, tối đa hoá lợi ích cổ đông. Đồng thời tạo thêm nhiều công việc, góp phần vào phát triển kinh tế - xã hội.‏

‏Theo ông Lê Lam Khánh, SME có nhiều lợi thế khi CĐS do quy mô tổ chức nhỏ, dễ linh hoạt và biến đổi mô hình kinh doanh: “Giống như việc nuôi dạy một đứa trẻ, ta có thể dễ dàng hình thành nhân cách cho đứa trẻ ấy khi còn nhỏ hơn là khi đứa bé đã lớn và trưởng thành", ông Lê Lam Khánh dẫn chứng.

 Vì vậy, chiến lược CĐS của ITTA chính là đầu tư vào số hóa hệ thống vận hành DN để đặt nền móng cho sự phát triển sau này, tức là xây cái rễ thật chắc từ ban đầu.

‏Chuyển mình cùng đối tác chiến lược Base.vn‏

‏Bước đầu số hoá lên nền tảng Base diễn ra nhanh chóng, ITTA triển khai đồng thời cả 3 bộ giải pháp Quản trị công việc, quy trình và dự án Base Work+, Quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ và Quản trị thông tin Base Info+. ‏‏

‏Để rồi, đội ngũ Base.vn cùng toàn bộ nhân sự của ITTA đã nhanh chóng thu được những “trái ngọt” đầu tiên. Chưa đầy 1 tháng, dự án đã đạt tỷ lệ 80% so với kế hoạch ban đầu đặt ra và sau hai tháng, con số đã lên tới 100%. Các công việc, quy trình, đề xuất, văn bản sẽ được kết nối, vận hành trên một nền tảng chung giúp duy trì nhịp độ vận hành nội bộ, thông suốt thông tin. Tỷ lệ truy cập, hoạt động trên nền tảng Base luôn đạt trên 80%, dữ liệu ghi nhận tích cực cho thấy ổn định trong tất cả các ngày.‏

‏Trước khi số hóa vận hành, ban giám đốc cùng các trưởng bộ phận của ITTA đã chủ động cập nhật kiến thức về công nghệ, tham dự các buổi hội thảo của nhiều DN cung cấp giải pháp chuyển đổi số. Tư duy làm chủ công nghệ kết hợp với sự chủ động của những nhà quản lý tại ITTA là một trong những yếu tố tạo nên thành công trong bước đầu số hóa cùng Base.vn. ‏

‏“Với quan niệm công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ DN, kỳ vọng của ITTA không đặt vào nền tảng Base.vn mà đặt vào con người, liệu chúng ta có sẵn sàng thay đổi thói quen để làm chủ công nghệ hay không”, ông Khánh cho biết thêm. ‏

Theo ông Nguyễn Khắc Phụng, Trưởng phòng Kỹ thuật ITTA, một số công việc đã được thay đổi từ vận hành bằng trí nhớ, cảm tính, những cuộc họp liên tục sang quy trình, dữ liệu cụ thể, giúp các bộ phận nhìn rõ hơn cách vận hành nội tại một cách trực quan.‏

‏Theo đánh giá của Trưởng phòng tư vấn CĐS khu vực miền Nam của Base.vn, ông Lê Bảo Ngọc, ITTA có nhiều thuận lợi trong quá trình số hoá như cơ cấu tổ chức tinh gọn, trình độ công nghệ của nhân sự cao. Đặc biệt là việc ban lãnh đạo và đội ngũ tiên phong CĐS của DN rất quyết liệt, đặt ra nhiều câu hỏi sâu về giải pháp với một tâm thế luôn muốn đem lại những điều tốt nhất cho tổ chức.‏

‏“Sau 2 tháng triển khai, Base đã giúp DN có dịp nhìn lại, tối ưu các quy trình hiện có, giúp ITTA tăng trưởng hơn nữa trong thời gian sắp tới. Trong giai đoạn tiếp theo, ban dự án của Base sẽ tiếp tục tối ưu những quy trình lõi như thanh toán, tạm ứng, bên cạnh các biểu mẫu liên quan đến phép, chấm công, từng bước đồng hành trong quá trình chuyển đổi toàn diện của DN”. ‏