Tập đoàn 21 năm tuổi Thái Bình Dương và hành trình CĐS “thần tốc” cùng Base.vn

Được thành lập từ năm đầu tiên của thế kỷ 21, Tập đoàn Thái Bình Dương ra đời từ khát vọng khởi nghiệp của người cựu binh 45 tuổi Phan Văn Quý. Từ một đơn vị đầu tư vào lĩnh vực bất động sản và làm thầu phủ xây dựng, Thái Bình Dương vươn mình trở thành Tập đoàn kinh tế tư nhân đa ngành, tập trung vào công nghiệp, tổng thầu và bất động sản, đồng hành và liên kết với nhiều tập đoàn quốc tế trong những dự án tỷ đô tại Việt Nam, góp phần lớn vào công cuộc xây dựng đất nước.

Đầu năm 2020, đại dịch COVID-19 ập đến, gây ảnh hưởng đến "sức khỏe" của mọi doanh nghiệp (DN). Với sự kỷ luật và "tinh thần thép" sẵn có của một Tập đoàn hơn 20 năm tuổi, Thái Bình Dương quyết định "chuyển mình" ngay trong giai đoạn căng thẳng nhất.

Với sự quyết liệt, tiên phong của ban lãnh đạo và sự đồng hành của đội ngũ Base, Thái Bình Dương đã triển khai bộ giải pháp quản trị công việc, quy trình, dự án Base Work+ và bộ giải pháp quản trị nhân sự Base HRM+ với hơn 300 nhân sự sau hơn 3 tháng. Đặc biệt, phần lớn quá trình triển khai và thiết lập hệ thống đều được thực hiện online từ xa do yêu cầu giãn cách xã hội vì COVID-19.

Chuyển đổi số là một "chiến lược đường dài"

Quyết định tìm đến công nghệ vào đầu năm 2020 - khi dịch bệnh diễn biến khó lường và kinh nghiệm chống dịch của Việt Nam còn ít, ông Nguyễn Lê Hoàng, Trưởng phòng công nghệ thông tin (CNTT), khẳng định thành công đến từ quyết tâm của Ban lãnh đạo và sự kỷ luật, đồng lòng của toàn bộ cán bộ nhân viên Tập đoàn.

"Ở Thái Bình Dương, chuyển đổi số được xác định là một chiến lược đường dài, thực hiện những bước chuyển đổi từ nhỏ nhất và thường xuyên hàng ngày chứ không chỉ là một dự án nhất định. CĐS như "nước chảy đá mòn", chứ không thể là nhóm lửa bùng lên rồi lại tắt ngấm", ông Hoàng nói.

Tập đoàn Thái Bình Dương đã đưa các chủ đề số hóa, CĐS thành nhiệm vụ thường xuyên được trao đổi, thảo luận trong các cuộc họp của lãnh đạo cấp cao nhất

Trên chặng đường chuyển đổi số, một trong những thay đổi rõ rệt nhất đối với Thái Bình Dương là việc triển khai và đưa vào sử dụng công cụ bộ giải pháp phần mềm Base cho hơn 300 nhân sự của Tập đoàn, bao gồm cả các công ty thành viên và các Ban quản lý công trường trên khắp cả nước.

Nói về động lực tìm hiểu công nghệ và quyết tâm triển khai "thần tốc", ông Hoàng cho biết đại dịch COVID-19 đã khiến phần lớn các quy trình vận hành, tương tác, làm việc tại Tập đoàn thay đổi hoàn toàn.

"Chúng tôi đã áp dụng công nghệ vào quản trị và vận hành trước đó, nhưng chưa tối ưu được bài toán tổng thể. Nhiều chi phí in ấn giấy tờ bị tiêu tốn một cách không cần thiết. Quy trình đề xuất, phê duyệt mất nhiều thời gian và có những rào cản tới từ sự tương tác truyền thống. Khi đại dịch xảy đến, phần lớn mọi người đều loay hoay, đặc biệt, bài toán liên quan đến đánh giá hiệu quả công việc, chấm công, tính lương càng trở nên phức tạp hơn", ông Hoàng nhìn lại khoảng thời gian những tháng đầu năm 2020.

Đó là thời điểm Ban lãnh đạo Tập đoàn càng thêm quyết tâm phải cải tiến, áp dụng công nghệ vào quản lý một cách toàn diện để thoát khỏi quy trình vận hành thủ công, nâng cao nội lực hơn nữa để sẵn sàng, chủ động đón nhận tất cả những "cơn bão" khác từ thương trường.

Cải tiến DN chính là cải tiến mỗi nhân sự

Dù sớm thu được "quả ngọt, nhưng hành trình CĐS toàn diện ở Thái Bình Dương cũng không phải là "con đường màu hồng".

Chủ trương của Ban lãnh đạo là 100% các quy trình phải được đưa lên hệ thống Base. Nhưng khi đưa quy trình từ giấy lên phần mềm, chúng tôi gặp rất nhiều vướng mắc và liên tục phải điều chỉnh. Đội ngũ nhân sự thực thi thì ban đầu còn e ngại vì chưa hiểu hết công cụ Base, và bản thân các ứng dụng Base cũng được thiết kế theo phương pháp luận và lý thuyết quản trị riêng. 

"Do vậy, có nhiều bước tồn tại trong các quy trình trên giấy, hay những quy định bất thành văn, khi đưa lên ứng dụng Base thì cần phải lược bỏ, thậm chí thay đổi một phần của quy trình", ông Hoàng cho biết.

Nhận định phần mềm Base rất linh hoạt, nhưng "không có nghĩa là tự do", đòi hỏi các DN khi áp dụng không được cứng nhắc, mà cũng cần linh hoạt và điều chỉnh để khớp với phần mềm, ông Hoàng khẳng định rằng Thái Bình Dương đã không chỉ tinh gọn, cải tiến quy trình, mà "nhìn rộng hơn, nhân sự Tập đoàn còn cải tiến cả cách thức và tư duy làm việc".

Có thể nói, chính tinh thần cởi mở, cầu thị và không ngại đổi mới của Ban lãnh đạo đã giúp dự án triển khai Base đi đến thành công. Trong suốt quá trình, Thái Bình Dương cùng đội ngũ triển khai của Base đã trao đổi liên tục để tinh gọn, tối ưu và cải tiến nhiều quy trình. 

Tập đoàn Thái Bình Dương CĐS thành công, sẵn sàng đón nhận mọi thách thức

Hiện hơn 300 nhân sự đều hoạt động và làm việc tích cực trên nền tảng Base, "người thuyền trưởng" của dự án Nguyễn Lê Hoàng cũng như bộ phận CNTT không còn phải can thiệp và hướng dẫn các bạn thao tác trên phần mềm.

Nhìn lại hành trình của "cuộc chiến" mang tên CĐS, ông Hoàng cho biết nếu như sự quyết tâm, xông xáo và hiện diện trực tiếp của Ban lãnh đạo là "chìa khóa" quyết định thành công, thì thành quả lớn nhất đối với ông chính là "sự trưởng thành, tiến bộ của mỗi nhân sự". Theo ông, công nghệ đã giúp nhân sự hào hứng, tự tin, cứng cáp và chủ động hơn trong công việc của chính mình cũng như trong mỗi lần trao đổi, đề xuất trực tiếp với Ban lãnh đạo Tập đoàn.

"Kế hoạch áp dụng công nghệ vào quản trị và vận hành ở Thái Bình Dương có một tầm nhìn và chiến lược rõ ràng, trong đó đề cao vai trò của mỗi nhân sự. Với tư cách người phụ trách toàn bộ mảng CNTT của Tập đoàn, tôi thực sự hào hứng và bị thuyết phục bởi kế hoạch này. Với tôi, mọi DN, nhất là những DN đã có nhiều năm phát triển, đều cần cải tiến liên tục. Nhưng cải tiến DN, thực chất cũng chính là cải tiến năng lực và tư duy của mỗi nhân sự cốt lõi trong tổ chức ấy", ông Hoàng đúc kết.

Tới đây, "người thuyền trưởng" đã trực tiếp dẫn dắt hành trình CĐS tại Tập đoàn Thái Bình Dương, giúp quá trình nhanh chóng thu được "quả ngọt", sẽ chia sẻ trực tiếp câu chuyện của mình tại sự kiện True Builders Talk 03 được tổ chức bởi Base.vn.

Với mong muốn đồng hành cùng DN trong mọi bước đi trên hành trình CĐS, Base.vn tổ chức True Builders Talk - chuỗi sự kiện cao cấp với phong cách hoàn toàn mới, mở ra một không gian - nơi những câu chuyện, kinh nghiệm, đau thương và cả những "được - mất" của các nhà lãnh đạo, quản lý DN "thực làm - thực chiến" trên hành trình CĐS lần đầu tiên được "chỉ mặt gọi tên".

Tiếp nối thành công của các số trước, True Builders Talk 03 với chủ đề "Cải tiến" sẽ được tổ chức vào ngày 15/11 với sự tham gia của các khách mời đặc biệt: ông Nguyễn Lê Hoàng, Trưởng phòng CNTT - Tập đoàn Thái Bình Dương; bà Phạm Hương, Founder & CEO Autotech Việt Nam; và trải nghiệm, góc nhìn thực tế từ chính Nền tảng quản trị DN Base.vn, hứa hẹn mang đến những câu chuyện người thật - việc thật về hành trình ứng dụng công nghệ làm đòn bẩy để cải tiến DN, tạo đà tăng tốc./.