Chuyển đổi số là bắt buộc và đã vào cuộc sống hàng ngày

Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) là đơn vị đầu tiên trong ngành điện số hóa được 2 quy trình là Tài chính kế toán và Kinh doanh - dịch vụ khách hàng. Điều này không chỉ giúp “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền... mà còn đảm bảo tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý.

Báo Đầu tư có cuộc trao đổi với bà Đỗ Nguyệt Ánh, Chủ tịch Hội đồng thành viên EVNNPC  về những thách thức đặt ra trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Vừa qua, EVNNPC đã công bố số hóa 2 bộ quy trình quan trọng trong hoạt động của mình và trở thành đơn vị đầu tiên về đích trong hoạt động này. Nhờ đâu mà EVNNPC đi nhanh được như vậy, thưa bà?

Nói EVNNPC triển khai số hoá nhanh thì chưa đúng, bởi các quy trình này mất rất nhiều thời gian. Có điều là EVNNPC bắt đầu sớm nên kết thúc được sớm.

Chúng tôi tự nhận thấy chuyển đổi số là nhu cầu sống còn của EVNNPC, nên đã chủ động nghiên cứu để thực hiện chứ không chờ tới khi Chính phủ và EVN xác định cần phải chuyển đổi số vào năm 2020.

So với các đơn vị khác trong EVN hay với các doanh nghiệp đóng tại các thành phố có nhiều thuận lợi trong việc chuyển đổi số, tại EVNNPC tới 70-80% hoạt động là ở khu vực nông thôn, miền núi, những nơi còn khó khăn trong cả đi lại lẫn nhận thức của người dân, nên sẽ có những thách thức hơn.

Tài sản của EVNNPC cũng không thuận lợi như nhiều đơn vị khác trong EVN do nhiều thứ đã đầu tư rất lâu, nguồn gốc tài sản đúng là “năm cha, ba mẹ”. Có thứ được đầu tư từ thời Liên Xô cũ, rồi nhận bàn giao của các đơn vị tư nhân, hợp tác xã, hoặc do nhà nước và nhân dân cùng làm, rồi tự doanh nghiệp đầu tư.

Thực trạng này khiến đáp ứng được tiêu chuẩn kỹ thuật đã là khó (do nhiều thiết bị không tương thích nhau), chứ chưa nói tới yêu cầu về vận hành và số hoá hiện nay.

Về mặt nhân lực, phải thừa nhận là trình độ cán bộ công nhân viên về công nghệ thông tin tại nhiều khu vực còn thấp. Khách hàng dùng điện ở nhiều nơi cũng không có điều kiện tiếp cận công nghệ mới, nhận thức cũng có hạn chế. Vì vậy, thực hiện chuyển đổi số với những khâu có liên quan đến công tác khách hàng vô cùng khó khăn với EVNNPC.

Chúng tôi cũng xác định, các đơn vị khác khó 1 thì EVNNPC khó 10 trong chuyển đổi số. Nhưng để nâng cao năng suất lao động của EVNNPC thì không có cách gì khác ngoài chuyển đổi số, sử dụng công nghệ. Vì vậy chúng tôi đã quyết định làm sớm hơn.

Vậy khi xác định phải chuyển đổi số, mục tiêu mà EVNNPC nhắm tới là gì, thưa bà? 

Mục tiêu ban đầu mà EVNNPC xác định vào năm 2018 là hiện đại hóa quy trình hoạt động sản xuất - kinh doanh.

EVNNPC có khoảng 26.000 lao động, hoạt động tại 27 địa phương ở miền Bắc. Với lực lượng lao động đông như vậy, nếu vẫn làm theo cách truyền thống, khi mở rộng sản xuất, mở rộng địa bàn hoạt động, tăng trưởng về doanh số thì việc quản lý đòi hỏi phải nắm bắt rất nhiều. Trong khi đó, các công nghệ ngày càng hiện đại, cán bộ không phải lúc nào cũng đủ trình độ để quản trị hiệu quả nên nghĩ tới phải ứng dụng công nghệ và tin học.

Chúng tôi cũng xác định, cả hệ thống quy trình, chu trình hoạt động mà chỉ vài khâu được hiện đại hóa, còn những công đoạn khác vẫn làm thủ công lại có nguy cơ khiến cả dây chuyền mất thời gian hơn và không đồng bộ.

Vì thế, yêu cầu được tôi đặt ra là phải đổi mới cả Tổng công ty. Các bộ phận vận hành đúng chức năng của mình nhưng phải ăn khớp nhau, liên kết với nhau để đạt kết quả cuối cùng với hiệu quả và hiệu suất cao.

Trong quá trình làm, rút kinh nghiệm và cập nhật công nghệ, EVNNPC nhận thấy định hướng của Tổng công ty  với chuyển đổi số ngày càng phù hợp với định hướng chung của Chính phủ, của Tập đoàn.

Và hai bộ quy trình đã hoàn tất chuyển đổi số chắc chắn chỉ là mở đầu cho việc hoàn thiện số hóa của EVNNPC. Như bà dự kiến, bao giờ các quy trình của EVNNPC hoàn tất số hóa?

Sau khi rà soát và tổng hợp, chúng tôi rút ra được 200 quy trình con và phân thành 11-12 bộ quy trình và chia theo các lĩnh vực như tài chính - kế toán, kinh doanh, kỹ thuật vận hành, an toàn - xử lý sự cố, kế hoạch, đầu tư xây dựng, quản trị nhân sự, thanh kiểm tra…

Tất cả các bộ quy trình này đều được số hoá với mục tiêu sẽ xong trong năm 2022. Tuy nhiên, hiện nay tiến độ đang được đẩy lên với mong muốn chậm nhất là quý III/2022 sẽ xong. Nghĩa là sớm 3 tháng so với kế hoạch được chính mình đặt ra…. (Cười)…

Chuyển đổi số ở EVNNPC diễn ra mạnh mẽ trong hai năm 2020-2021, đúng lúc giãn cách xã hội kéo dài với nhiều căng thẳng. Điều này có tạo thêm động lực nào với người lao động về nhận thức và quyết tâm chuyển đổi số không, thưa bà?

Dịch bệnh và giãn cách cũng thúc đẩy người lao động thấy chuyển đổi số là kịp thời, chính xác và cấp thiết.

Ở các năm trước, việc họp trực tuyến chỉ mang tính chất điển hình thôi, không phải là thường xuyên. Các điểm cầu đạt chuẩn HD mới chỉ đến được 27 công ty điện lực với chất lượng hình ảnh không rõ nét. Các chi nhánh điện tham gia với tư cách quan sát, lắng nghe.

Nhưng khi xác định đẩy mạnh chuyển đổi số và EVNNPC cũng ý thức được việc tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động nên đã đầu tư mạnh hệ thống truyền hình HD tới tất cả các điểm cầu, các chi nhánh.

Các cuộc họp được thực hiện theo hình thức cải tiến hơn. Tất cả các cuộc họp giao ban tháng hay hội nghị tổng kết, sơ kết, chuyên đề do lãnh đạo Tổng công ty chủ trì, anh em cấp dưới đều được tham gia nghe trực tiếp để tránh trường hợp tam sao thất bản hay Giám đốc nghe về nhưng truyền đạt không hết ý. Việc được trực tiếp nắm bắt chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty khiến anh em cũng rất phấn khởi, bởi được nghe, nắm rõ ràng để triển khai.

Các cuộc này được truyền hình trực tiếp tới đơn vị cấp 4, tính ra là gồm 265 đơn vị điện lực tại 27 địa phương. Cộng thêm các công ty dịch vụ điện lực cũng tham gia thì có khoảng 400 đầu mối. Nhờ có số hóa, có những buổi tập huấn nội bộ đã thu hút đến 4.000 người tham gia.

Với thực tế 2 năm qua ứng phó với dịch bệnh, anh em cũng thấy rõ hội nghị trực tuyến là giải pháp cốt yếu cho đơn vị.

Bởi vậy, giờ đây chuyển đổi số là bắt buộc và đi vào cuộc sống hàng ngày của anh em trong doanh nghiệp chứ không còn mang tính khẩu hiệu hay làm truyền thông.

Như trên bà chia sẻ, chất lượng nguồn nhân lực không phải là thế mạnh của EVNNPC. Vậy Tổng công ty đã khắc phục khó khăn này ra sao trong quá trình chuyển đổi số, thưa bà?

Người lao động có trình độ công nghệ thông tin giỏi có thể đã lựa chọn làm việc ở các tập đoàn công nghệ lớn.

Do đó, chúng tôi tự hiểu rằng, phải có khung năng lực và xác định được yêu cầu đặt ra với cán bộ của mình. Ở cấp nào thì có các tiêu chuẩn tương ứng để triển khai số hóa, còn lại để số hóa quy trình nghiệp vụ thì quan trọng là đề ra được đầu bài, mục tiêu muốn đạt được. Từ đó chuyên gia và các tập đoàn lớn sẽ hỗ trợ viết quy trình để số hoá.

Cái quan trọng nhất là đào tạo cán bộ, người lao động vận hành thuần thục quy trình đó. Điều này cần có kiến thức nhất định, mà muốn đạt được thì đều có tiêu chuẩn nhưng cũng không yêu cầu quá cao siêu.

Mỗi quy trình, mỗi chương trình đào tạo đều có bài giảng 3D hay e-learning rất trực quan để cán bộ, người lao động nắm bắt được rõ ràng các yêu cầu. Cứ làm theo đúng quy trình được đề ra, thao tác tới đâu có thể đối chiếu với quy trình mẫu tới đó. Phương châm của chúng tôi là “trăm hay không bằng tay quen”, tuân thủ đúng là đã được rồi.

Vậy với cấp lãnh đạo của EVNNPC, khó khăn nhất khi thực hiện số hóa là gì, thưa bà?

Khó khăn nhất là nhận thức. Cũng có những suy nghĩ, quy trình hiện tại đang tốt rồi, để chuyển đổi số thì việc đầu tiên phải rà soát lại toàn bộ các quy trình hiện tại xem thừa thiếu ra sao, cần thiết phải thay đổi thế nào để tối ưu hóa hơn. Chỉ nội chuyện rà soát này cũng mất rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm từ triển khai số hóa ở quy trình tài chính kế toán và kinh doanh điện năng cho thấy mất hơn một năm để rà soát lại.

Chúng tôi cũng có kinh nghiệm là nếu cứ giao phó cho cấp dưới làm thì đến ngày đến tháng cũng có sản phẩm nhưng nhìn vào không đạt yêu cầu, thậm chí là một bước lùi.

Vì vậy, để làm nhanh và có bước đi đột phá thì phải có sự vào cuộc sâu của người lãnh đạo mà trực tiếp là người đứng đầu từng bộ phận, rồi lãnh đạo Tổng công ty cũng phải bỏ nhiều công sức và trực tiếp rà soát với các phòng, ban chuyên môn.

Đây cũng là khâu công phu nhất và khó khăn nhất.

Thực tế triển khai thì thấy số hoá quy trình có điểm hay là quy định rõ quãng thời gian, khoảng thời gian và có cảnh báo, trong thời gian này phải giải quyết, quá thời gian thì hệ thống tự khoá chức năng khiến không cập nhật được. Tuy nhiên, ban đầu khi cấp dưới được giao làm thì quy trình đưa ra không có các chức năng này, nghĩa là kéo lùi lại bước phát triển và minh bạch.

Có những con số đã được đưa ra để minh họa cho việc số hóa giúp nâng cao năng suất lao động. Cá nhân bà đánh giá thế nào khi hoàn thành số hóa 2 bộ quy trình đầu tiên?

Tôi cho rằng, năng suất lao động đã được nâng lên gấp 2-3 lần so với trước đây.

Đơn cử, trước đây 1 bộ hồ sơ kế toán phải mất trung bình 15 ngày xử lý thì nay chỉ mất 3 ngày. Nhưng ngay trong 3 ngày đó, người xử lý cũng không phải dành hết thời gian để làm mỗi bộ hồ sơ này, mà có thể xử lý đồng thời nhiều bộ hồ sơ khác vì tất cả đã được số hoá.

Bên cạnh đó, trước đây các hồ sơ công trình để nghiệm thu thì phải mang tới các địa bàn muốn nghiệm thu lấy xác nhận. Nhưng giờ đây nhờ số hóa mà mọi việc nhanh hơn, riêng chuyện đi lại của nhà thầu, cán bộ dự án đã giảm đi nhiều về thời gian và chi phí. Các chi phí nhà thầu phải chịu như lãi vay thì cũng giảm được nhiều vì hồ sơ được giải quyết nhanh hơn.

Và số hóa sẽ giúp thay đổi hoạt động của EVNNPC trong giai đoạn tới ra sao, thưa bà?

Việc giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động thấy rõ ràng, nhưng hiệu quả quan trọng hơn nữa là tính chất quản trị và giám sát.

Trước đây giám sát không được đầy đủ các quy trình, như vậy sẽ có những sai sót mang tính hệ thống, có sai sót mang tính chủ quan.

Nhưng nay các quy trình đã được số hóa thì sẽ giám sát, phát hiện được cá nhân nào, tập thể nào bị vướng mắc, lúng túng và nhận diện được các điểm nghẽn trong xử lý công việc. Điều đó với tôi mới là quan trọng để từ đó đưa ra giải pháp xác đáng, giúp tháo gỡ điểm nghẽn, đẩy  hệ thống tiến lên.

Số hóa giờ là một phần tất yếu và là chìa khóa để hoàn thiện mục tiêu trong chiến lược phát triển của EVNNPC.

Đơn cử như yêu cầu EVN đặt ra cho EVNNPC là năm 2021 phải hoàn thành chỉ tiêu đặt ra của năm 2025 về giảm sự cố. Để đạt được những mục tiêu tham vọng này, chắc chắn phải dùng chuyển đổi số, bởi không có cách nào cả nếu chỉ dùng bằng sức lao động bình thường.

Trong câu chuyện số hóa của ngành điện có phần liên quan đến công tơ điện tử như một công cụ giúp minh bạch số liệu với khách hàng và tiết kiệm chi phí. Ở EVNNPC, việc phủ sóng công tơ điện tử có gặp khó khăn gì không khi hiện đại hóa cũng đồng nghĩa với việc phải tốn thêm chi phí, tăng thêm áp lực cho giá điện?

Thực tế thì chúng tôi cũng muốn phủ kín công tơ điện tử nhưng do chi phí đầu tư ban đầu cao và đưa vào ngay tất cả thì giá điện không chịu được, nên phải chia ra các giai đoạn.

Năm 2021, EVNNPC đã cố gắng  tiết kiệm chi phí tối đa để hiện đại hóa hệ thống đo đếm, vừa mang lại lợi ích cho khách hàng, vừa có nhiều công cụ để giám sát, đảm bảo an toàn, chống trộm cắp và mang lại lợi ích cho ngành điện là tiết kiệm nhân công ghi chỉ số và thu nộp tiền điện và chính xác hơn.

Tới cuối năm 2021, công tơ điện tử ở EVNNPC đã đạt tỷ lệ 58%. Đây là kết quả rất ngoạn mục vì đến cuối năm 2020 mới đạt 40% và kế hoạch của giai đoạn 2016-2020 được giao cho chúng tôi là đạt 37%.

Việc có thêm 18% khách hàng trong tổng số 11 triệu khách hàng do EVNNPC quản lý dùng công tơ điện tử trong riêng năm 2021 là một con số rất ngoạn mục vì bằng cả 5 năm trước đó gộp lại.

Hiện chúng tôi đang phấn đấu tới cuối năm 2024 phủ kín 100% công tơ điện tử trên địa bàn mà EVNNPC quản lý.

Nội dung: Thanh Hương | Ảnh: Chí Cường & Tư liệu ENNPC |

Thiết kế: Khánh Ngọc