Chuyển đổi số trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch: Thực trạng và giải pháp

Ngày 30/12/2022, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2648/QĐ-BTP về Kế hoạch chuyển đổi số (CĐS) của Bộ, ngành Tư pháp năm 2023. Theo đó, một trong những nhiệm vụ trọng tâm năm 2023 là tiếp tục vận hành, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch; hướng dẫn, hỗ trợ các địa phương triển khai số hóa sổ hộ tịch; triển khai mở rộng kết nối Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch với cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) về dân cư.

Ứng dụng CNTT, thúc đẩy CĐS công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

Theo báo cáo của Bộ Tư pháp, đến nay, hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp đã được triển khai tại 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với hơn 25.000 tài khoản người sử dụng ở cả 4 cấp (Cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã). Bên cạnh việc kết nối, chia sẻ với CSDLQGVDC, Hệ thống còn kết nối với CSDLQG về bảo hiểm để thực hiện liên thông các thủ tục hành chính (TTHC): đăng ký khai sinh - cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi hoàn toàn trên môi trường điện tử,...

Tính đến ngày 31/12/2022, hệ thống đã có gần 36 triệu dữ liệu đăng ký khai sinh, trong đó có hơn 8 triệu trẻ em được cấp số định danh cá nhân theo quy định; hơn 8 triệu dữ liệu kết hôn; hơn 7 triệu dữ liệu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; 6 triệu dữ liệu khai tử; 236.858 trường hợp nhận cha, mẹ, con; 15.921 trường hợp đăng ký giám hộ; 12.705 trường hợp đăng ký nhận nuôi con nuôi; 734.040 dữ liệu cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; 63/63 tỉnh, thành phố tham gia liên thông đăng ký khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi, hơn 4 triệu trường hợp đăng ký khai sinh được chuyển sang các cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) để cấp thẻ bảo hiểm y tế.

Bên cạnh đó, công tác số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử, một trong những nhiệm vụ để thực hiện CĐS trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, cũng được đẩy mạnh. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch lịch sử sẽ được chuyển đổi vào CSDL hộ tịch điện tử và mang lại nhiều lợi ích. Đến nay, đã có hơn 2/3 số tỉnh, thành phố đã thực hiện số hóa sổ hộ tịch. Theo thống kê, các địa phương đã tiến hành số hóa 29.393.873 dữ liệu trong 2.524.892 sổ hộ tịch và chuyển vào CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc hơn 22.020.938 dữ liệu; hiện còn hơn 62 triệu dữ liệu cần số hóa...

Việc triển khai ứng dụng CNTT trong đăng ký, quản lý hộ tịch đã mang lại hiệu quả trong công tác cải cách hành chính, giảm thời gian thao tác, thuận tiện cho việc tra cứu, tạo điều kiện thuận lợi cho công chức trong thực thi nhiệm vụ, đáp ứng về thời gian, giảm chi phí đi lại của người dân khi thực hiện các TTHC trong lĩnh vực hộ tịch.

Còn nhiều khó khăn, vướng mắc 

Bên cạnh những kết quả tích cực nêu trên, trong quá trình ứng dụng CNTT, từng bước hướng tới CĐS trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, cần được tháo gỡ. 

Thứ nhất, hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử được khởi đầu từ phần mềm chỉ xử lý các nghiệp vụ cơ bản nhất trong lĩnh vực hộ tịch, triển khai năm 2016, sau đó thực hiện thêm các hạng mục nâng cấp, tích hợp vào hệ thống. Sau 6 năm, hệ thống tuy đã có hầu hết nghiệp vụ hộ tịch, nhưng thiết kế còn manh mún, chắp vá, khó mở rộng để đáp ứng theo chủ trương của Chính phủ.

Lượng người dùng và dữ liệu tăng nhanh, thiết kế ban đầu chưa tính toán đầy đủ dẫn đến hiệu năng hệ thống chậm, tính ổn định của hệ thống; ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết TTHC về đăng ký hộ tịch cho công dân.

Đặc biệt, khi một số địa phương đang thực hiện số hóa sổ hộ tịch, hệ thống không đáp ứng được yêu cầu xử lý và lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu lịch sử này. Cùng với đó, cơ sở hạ tầng CNTT, trình độ CNTT của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch của nhiều địa phương cũng còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả triển khai trên toàn quốc.

Thứ hai, quy định về quản lý, khai thác, sử dụng CSDL hộ tịch điện tử chưa hoàn thiện; cơ chế kết nối, trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch với cơ quan quản lý dữ liệu chuyên ngành khác (như bảo hiểm, thuế, giáo dục...) chưa hình thành.

Thứ ba, việc thực hiện nhiệm vụ số hóa còn một số khó khăn như: chưa được quan tâm bố trí kinh phí; nhân lực, cơ sở hạ tầng không đủ đáp ứng; đối với các địa phương triển khai thực hiện số hóa bằng phương pháp giao cho công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện nhập dữ liệu, do công chức tư pháp - hộ tịch, vừa phải làm công việc chuyên môn, vừa thực hiện số hóa nên quá tải, không bảo đảm được tiến độ công việc, chưa kể về kỹ thuật và tâm lý, việc vừa nhập dữ liệu, vừa tự kiểm tra sẽ không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa,...

Thứ tư, đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã hiện đang quá tải trong giải quyết các nhóm đầu việc được giao. Trình độ CNTT của các công chức tư pháp - hộ tịch tại địa phương chưa đồng đều, nên thao tác xử lý chậm.

Thứ năm, nhận thức của người dân, người dân hiện vẫn chưa quen với việc sử dụng dịch vụ trực tuyến. Trực tuyến mà vẫn chậm và mất nhiều thời gian nên bà con vẫn chọn giải pháp trực tiếp.

Một số giải pháp đề xuất

Theo ông Nghiêm Hà Hải, Trưởng phòng Quản lý Hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp, để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cần thực hiện một số giải pháp sau. Đầu tiên là tiếp tục hoàn thiện thể chế, sửa đổi các quy định có liên quan đến thủ tục đăng ký hộ tịch (thành phần hồ sơ, tiếp nhận, trả kết quả) theo quy định tại Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành, tạo cơ sở pháp lý triển khai toàn diện việc đăng ký hộ tịch trực tuyến một cách toàn diện.

Bên cạnh đó cần tập trung nguồn lực triển khai Dự án “xây dựng CSDL hộ tịch điện tử”, bảo đảm các mục tiêu nâng cấp, bổ sung và hoàn thiện hệ thống CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc phục vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch (bao gồm cả các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước và tại các cơ quan điện diện của Việt Nam ở nước ngoài); có khả năng tiếp nhận thông tin điện tử từ các hệ thống của bộ ngành khác phục vụ công tác đăng ký hộ tịch, hướng tới việc giảm giấy tờ cho người dân khi thực hiện đăng ký TTHC về hộ tịch; chia sẻ dữ liệu hộ tịch cho CSDLQG về dân cư, CSDL quốc gia về BHXH, các hệ thống thông tin ngành tư pháp (lý lịch tư pháp, quốc tịch, con nuôi, thi hành án dân sự, ...) và các hệ thống thông tin/CSDL khác; triển khai các chức năng ứng dụng công nghệ tiên tiến phục vụ người dùng và công tác chỉ đạo điều hành,...

Mặt khác, các bộ, ngành đẩy nhanh việc xây dựng giải pháp tổng thể kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa CSDL quốc gia, CSDL của bộ, ngành, địa phương với CCSDL hộ tịch điện tử, CSDL quốc gia về dân cư, bảo đảm đáp ứng các yêu cầu quản lý của các CSDL, phù hợp với các quy định của pháp luật về hộ tịch, pháp luật về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Đồng thời chú trọng tăng cường năng lực (chuyên môn, đạo đức…) cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch trong việc ứng dụng CNTT khi đăng ký và quản lý hộ tịch.

Chương trình CSĐ quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 của Chính phủ triển khai theo hướng CĐS một cách toàn diện với sự tham gia của người dân, cộng đồng doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, để việc CĐS của ngành tư pháp nói chung, CĐS trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch nói riêng đạt hiệu quả thì không chỉ là nỗ lực của toàn ngành Tư pháp, của Bộ Tư pháp, của cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương mà còn cần có giải pháp tuyên truyền, nâng cao nhận thức, đưa CĐS đến gần người dân hơn./