Covid-19 và lời kêu gọi các doanh nghiệp chuyển đổi số

Mọi người cần phải thay đổi đáng kể cuộc sống hàng ngày của mình để thích nghi với những điều không bình thường, trong khi các doanh nghiệp phải chuẩn bị đối phó với các tác động kinh tế tiêu cực. Tất cả những điều này sẽ dẫn đến việc chúng ta phải thay đổi thói quen trong tương lai cho cả kịch bản ngắn hạn và dài hạn. 

Liệu điều này là tốt hay xấu, chúng ta hoàn toàn không thể biết, và ngay cả dịch bệnh Covid-19 sẽ kéo dài bao lâu chúng ta cũng không xác định được vì hiện tại chưa có vắc-xin ngăn ngừa để chống lại nó, cũng không rõ bất kỳ phương pháp điều trị nào đã được phê duyệt để có thể làm chậm quá trình lây lan dịch bệnh. 

Tuy nhiên, một điều chắc chắn là chúng ta phải thay đổi thói quen trong cuộc sống hàng ngày và doanh nghiệp cũng không thể đứng ngoài sự thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh. Và đây cũng là thời điểm công nghệ phát huy thế mạnh để có thể vượt qua khủng hoảng tốt nhất. Chính vào thời điểm này, là lúc các doanh nghiệp hãy nhanh chóng chuyển đổi số, bởi đó là giải pháp duy nhất để vươt qua khung hoảng, cả trong và sau dịch COVID-19.

COVID-19 và doanh nghiệp số

Virus corona đang thay đổi hoàn toàn việc mua sắm, sản xuất cũng như tất cả các thói quen trong mối quan hệ kinh doanh, bên cạnh hành vi của người tiêu dùng. Các tổ chức doanh nghiệp đang làm quen không chỉ với việc làm việc từ xa mà còn thay đổi cách họ làm kinh doanh trở thành phân tán.

Sự bùng phát của virus corona đã thay đổi mạnh mẽ thói quen mua hàng của người tiêu dùng và cách thức điều hành của các tổ chức kinh doanh. Các dịch vụ mà chúng ta có thể sử dụng mà không cần rời khỏi nhà tiếp tục phát triển theo cấp số nhân mỗi ngày: mua sắm online, thanh toán online, học online,…

Nhiều công ty đã đầu tư đáng kể vào công nghệ trong những năm gần đây, với mục tiêu chuyển đổi số để cải thiện việc ra quyết định, tăng sự linh hoạt và tăng cường sự cộng tác giữa các nhóm làm việc quan trọng như nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Có thể trước đây họ đã không biết hết những giá trị của chuyển đổi số, nhưng giờ đây những khoản đầu tư đó đang cho thấy được hiệu quả lớn khi triển khai các đối sách trong cuộc khủng hoảng sức khỏe cộng đồng COVID-19.

Có thể thấy những người tự cách ly hoặc cô lập với xã hội ngày càng bị thu hút bởi các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi các công ty khởi nghiệp khác nhau, từ giáo dục đến giải trí, từ mua sắm đến làm sạch và chăm sóc sức khỏe. Các cơ quan chính phủ đề xuất sử dụng ứng dụng chính phủ điện tử. Việc sử dụng dữ liệu Internet cũng đang tăng nhanh. Do đó, các doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng khả năng phục hồi hoạt động cần thiết để tồn tại trong thực tế mới này. Bên cạnh những tác động tiêu cực, đại dịch COVID-19 cũng đã cho thấy giá trị của chuyển đổi CNTT và kỹ thuật số và các tổ chức nên sử dụng thời gian này để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

IDC đã thực hiện một cuộc khảo sát tại Trung Quốc vào tháng 2/2020 và thu thập ý kiến của 32 CXO trong 10 ngành công nghiệp về tác động của virus corona đối với hoạt động kinh doanh của công ty, giá trị của CNTT và chuyển đổi số trong cuộc chiến chống lại sự bùng phát và các biện pháp chuyển đổi số mới sau đại dịch. IDC đã phát hiện ra những tác động tiêu cực và tích cực của COVID-19 đối với các doanh nghiệp. 

Theo đó, 3 tác động tiêu cực hàng đầu là: (i) Không có khả năng gặp trực tiếp khách hàng; (ii) Hiệu suất bán hàng giảm đáng kể; (iii) và không có khả năng tiếp tục sản xuất. Ba tác động tích cực hàng đầu là: (i) Cải thiện khả năng hợp tác của công việc từ xa; (ii) Nâng cao nhận thức về giá trị của chuyển đổi số và CNTT trong tất cả các nhân viên; (iii) Tăng cường các khả năng tiếp thị và phát triển kinh doanh trực tuyến.

Ở các quốc gia như Ý, nơi mà các hạn chế để chống dịch COVID-19 đã mạnh hơn, quốc gia này đã cho thấy sự gia tăng mạnh mẽ trong học tập trực tuyến, phát hàng trực tuyến và mua sắm trực tuyến. Khi các công ty phát triển để trở nên "kỹ thuật số hơn", ngày càng nhiều tương tác với khách hàng sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính hay là điện thoại hơn là tương tác trực tiếp.

Riêng đối với lĩnh vực quản trị nhân sự, với các hình thức công việc hợp tác từ xa - Remote Working, các chuyên gia của Business Chief Magazine đã thống kê rằng với chiến lược lực lượng lao động từ xa, họ có thể tìm ra giải pháp cho rất nhiều thách thức về kinh doanh trong 20 năm qua. Đó là: không có giới hạn để tìm kiếm các nhân sự tài năng cho công ty; giảm chi phí vận hành trên mỗi đầu người; sự tham gia cộng tác của nhân viên nhiều hơn; tiếp cận nguồn nhân sự tài năng toàn cầu dễ dàng hơn; tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và quan trọng giảm lượng khí thải carbon của một công ty tác động vào môi trường, đây cũng là một trong những chiến lược phát triển bền vững của một số tập đoàn toàn cầu.

Sandy Shen, nhà phân tích kiêm giám đốc cấp cao của Gartner đã nói: giá trị của các kênh, sản phẩm và hoạt động kỹ thuật số hiện giờ rất rõ ràng đối với các công ty ở khắp mọi nơi ngay tại thời điểm này.

Đây là một lời cảnh tỉnh cho các tổ chức đã tập trung quá nhiều vào nhu cầu hoạt động hàng ngày với các hoạt động ít tương tác số. Các doanh nghiệp có thể chuyển đổi năng lực công nghệ và đầu tư sang nền tảng kỹ thuật số sẽ giảm thiểu tác động của sự bùng phát và giữ cho các công ty của họ hoạt động trơn tru và trong thời gian dài sau này.

Tuy nhiên doanh nghiệp đã sẵn sàng chuyển đổi số chưa?...

Khi sự cách ly xã hội trở nên gần như bắt buộc để hạn chế sự lây lan của virus, tuy nhiên cách thức này đã được chứng minh là sẽ gây khó khăn trong thực tiễn hàng ngày vì nó phá vỡ chính cách chúng ta sống bấy lâu nay. Điều này đã gây ảnh hưởng lớn đến nhiều công ty đã có thời gian vận hành dài theo cách truyền thống và trực tiếp, hiện tại đang chịu ảnh hưởng nặng nề vì COVID 19. Việc chuyển đổi số các hoạt động, cách chúng ta thực hiện các hoạt động hàng ngày và chuyển sang các chế độ hoạt động không tiếp xúc nhiều hơn trở thành một điều cần thiết chứ không phải là một điều xa xỉ nữa. Tuy nhiên liệu có dễ dàng như thế ?

Thực tế thì luôn có hai mặt, khi các công nghệ mới mang đến cơ hội mạnh mẽ cho các tổ chức, thì nó cũng đưa ra những thách thức. Tốc độ thay đổi trong CNTT là rất lớn vào thời điểm này và các bộ phận CNTT của các doanh nghiệp (nếu có) có vẻ tỏ ra bối rối không biết làm thế nào để chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống: máy tính, máy chủ, danh sách dài các ứng dụng hỗ trợ, sự tương tác tích hợp giữa các hệ thống, an toàn thông tin cho các hệ thống. Các thiết bị di động và công nghệ trên đám mây mang lại rất nhiều khả năng cũng mang lại nhiều sự phức tạp về các thiết bị, nền tảng và ứng dụng cho các bộ phận CNTT và cả ban quản trị doanh nghiệp quản lý và bảo mật. Một số tổ chức biết nắm bắt nhanh thì đây không phải là rào cản lớn. Tuy nhiên, điều này đối với một số doanh nghiệp hầu như lại là những thách thức rất lớn vì đã quen với lối làm việc truyền thống, đặc biệt là dựa vào con người và giấy tờ sổ sách, các tư duy về quy trình làm việc đã lạc hậu. Và đối với nhiều tổ

chức, những thách thức đó làm tăng thêm chi phí đáng kể: chi phí thuê và đào tạo công nhân có trình độ, mua cơ sở hạ tầng để hỗ trợ các công nghệ mới và giữ cho hệ thống luôn cập nhật, cùng sự an toàn.

Nghe có vẻ rất rối rắm, phức tạp và khiến cho nhiều nhà lãnh đạo nản lòng với chuyển đổi số. Thực tế không khó khăn như vậy, theo đánh giá của các chuyên gia thì những rào cản này không đáng lo ngại. Vì cùng với sự phát triển công nghệ, nhiều giải pháp dựa trên công nghệ đám mây đã ra đời để giúp các doanh nghiệp. 

Thay vì "đấu tranh" để bắt kịp với công nghệ, nhiều công ty đang chuyển sang các nhà cung cấp dịch vụ để được giúp đỡ. Gánh nặng này có thể được giải quyết bằng cách tin tưởng một bên thứ ba, chẳng hạn như các đơn vị tích hợp hệ thống, các đơn vị cho thuê giải pháp (Subscription), để xử lý việc triển khai các giải pháp đám mây, ứng dụng di động, công cụ cộng tác và bảo mật, các tổ chức có thể tập trung thời gian và nguồn lực của mình vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

…đến liệu doanh nghiệp đã muốn thay đổi và lực lượng lao động làm việc từ xa đã sẵn sàng?

Sự thay đổi mạnh mẽ trong chuyển đổi số đòi hỏi các doanh nghiệp phải vận hành dịch vụ phải có tư duy, quy trình và công cụ phù hợp. Có thể hiểu được, hầu hết các doanh nghiệp thiếu lực lượng nhân sự để cho phép họ đạt hiệu quả trong thời gian như vậy.

Phong cách làm việc "Số" linh hoạt mới hướng tới giải quyết thách thức cân bằng công việc/cuộc sống phát sinh trong thế giới hiện đại của chúng ta. Chúng ta thường nghe "Toàn cầu hóa" có nghĩa là nhu cầu giao tiếp với các đồng nghiệp trên toàn thế giới và ở các múi giờ khác nhau đã kéo dài ranh giới của ngày làm việc bình thường của chúng ta từ 8h30 sáng đến 5h30 chiều và khi nào là thời điểm thích hợp nhất để nói chuyện khi làm việc từ xa? Chúng ta đã chuẩn bị sẵn những thói quen sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả chưa?

Điều này có nghĩa là nhân viên không chỉ có thể giải quyết các thách thức trong công việc khi thích hợp nhất mà còn có thể làm việc khi họ thấy hiệu quả nhất và có quyền truy cập vào nhóm và các dự án của họ bất cứ khi nào có cơ hội. Và khi nhu cầu về sự tăng trưởng về năng suất cao, nhân viên làm việc giao tiếp và cộng tác nhiều hơn là rất lớn, cách thức tương tác như thế liệu có gây trở ngại cho doanh nghiệp?

Vì thế câu hỏi đặt ra lớn nhất cho các nhà lãnh đạo là "Các nhân sự trước đây đã quen với lối làm việc cũ, liệu họ đã có thể thích nghi nhanh với những phong cách làm việc "số" và cách ly mới hay chưa? Việc lực lượng lao động đã có những kỹ năng hay quen với những việc sử dụng công nghệ để phát huy hết khả năng của mình để duy trì kết nối, làm việc với trẻ em ở nhà, sự mất kết nối xã hội và sức khỏe tâm thần… cũng là những thách thức hiện hữu. Vì thế, ở góc độ lãnh đạo, các doanh nghiệp cần phải có những chính sách động viên, đào tạo, truyền thông và lãnh đạo giúp nhân viên của mình vượt qua giai đoạn này.

Ngoài ra, một trong những thách thức chính đối với làm việc từ xa là sự cộng tác, tuân thủ tính kỷ luật. Nếu không có những yêu cầu này, nhân viên có thể cả ngày lướt mạng xã hội, xem YouTube và đọc báo. KPI, thời hạn công việc chính là cách thức để các doanh nghiệp quản lý nhân viên trong môi trường làm việc từ xa, và nhân viên cần phải hoàn thành công việc tương tự từ xa như trong văn phòng. Việc thiếu cộng tác và kết nối sẽ dần kéo tụt năng lượng làm việc của toàn bộ tổ chức đi xuống dẫn đến hoạt động không hiệu quả. Nhân viên - và gia đình và bạn bè của họ - cần hiểu rằng làm việc tại nhà là công việc. Mặc dù nhiều nhà tuyển dụng cung cấp một số linh hoạt giờ làm việc vào bất kỳ ngày nào, nhưng công việc vẫn phải hoàn thành.

Chuyển đổi số không phải là về các công cụ hoặc quy trình số hóa, mà nhiều hơn là một tư duy thay đổi từ trên xuống dưới trong một tổ chức để đảm bảo doanh nghiệp có thể mở rộng, đáng tin cậy và có thể hoạt động ở chế độ lành mạnh bất kể thế giới thay đổi nhanh như thế nào. Câu trả lời tùy thuộc vào việc các lãnh đạo doanh nghiệp đã sẵn sàng làm những điều cần thiết để doanh nghiệp của mình tồn tại trước những tác động biến đổi hay chưa?

Thời điểm đãđến hãy hành động quyết liệt

Mặc dù khủng hoảng do virus chưa lắng xuống, nhưng thực tế là các doanh nghiệp và thị trường khác nhau sẽ phải điều chỉnh các cách thức mới để tiến hành kinh doanh. Điều này không chỉ nhằm đảm bảo an toàn cho lực lượng lao động mà còn là sự tồn tại của doanh nghiệp và phục vụ cộng đồng và khách hàng của họ. Gần đây chúng ta đã thấy nhiều dịch vụ mới đã phát triển mạnh mẽ trong thời điểm COVID-19 bùng phát, có thể kể đến như: Thương mại điện tử; Tiếp thị điện tử; Sự kiện ảo; Giáo dục trực tuyến và từ xa; Hợp tác và hội họp từ xa; Công cụ theo dõi công việc từ xa…

Đó là những ví dụ về thị trường phải nhanh chóng theo kịp hành trình chuyển đổi số thông qua các công cụ, cơ sở hạ tầng, mô hình kinh doanh. Điều quan trọng là phải thay đổi tư duy để phù hợp với trật tự thế giới mới đang đặt ra, khi chúng ta là những cá nhân đang thích nghi với các điều kiện và thói quen mới. Đây cũng là một lời cảnh tỉnh cho các tổ chức đã tập trung quá nhiều vào nhu cầu hoạt động hàng ngày với ít chi phí đầu tư vào kinh doanh kỹ thuật số và khả năng phản ứng khi có biến động.

Lời khuyên được đưa ra là các doanh nghiệp hãy nghiêm túc xem xét việc đẩy nhanh các kế hoạch chuyển đổi số; Hãy tìm những chuyên gia để thực hiện chiến lược đúng đắn, lựa chọn các công cụ tốt nhất và có thể thực hiện kiểm tra sức khỏe hiện trạng của doanh nghiệp để xác định những gì đã có và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho tổ chức. Hãy dũng cảm đối mặt với nó, thay đổi là không thể tránh khỏi, tuy nhiên sự thay đổi này sẽ mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp sau này.

(Bài đăng trên ấn phẩm in Tạp chí Thông tin và Truyền thông Số 2 tháng 4/2020)