Dell Technologies, một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới về chuyển đổi số và giải pháp CNTT, đã quyết định đóng cửa các văn phòng làm việc từ ngày 15/3/2020 và chuyển 90% nhân viên của mình sang trạng thái làm việc từ xa, với quan điểm ưu tiên dữ liệu cũng như sức khỏe và sự an toàn của nhân viên lên hàng đầu.
Theo Tim Rigg, Phó chủ tịch phụ trách Bộ phận Nghiệp vụ An ninh mạng toàn cầu của Dell Technologies (SRO), sự linh hoạt trong công việc và công cụ đánh giá rủi ro của Dell cho phép chuyển đổi dễ dàng và ngay lập tức sang mô hình làm việc tại nhà.
Tim Rigg, Phó chủ tịch phụ trách Bộ phận Nghiệp vụ An ninh mạng toàn cầu của Dell Technologies (SRO)
Phương pháp tiếp cận công việc linh hoạt của công ty cho phép các nhân viên lựa chọn cách làm việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ trong công việc và cả cuộc sống cá nhân. "Chúng tôi tin rằng công việc không gắn với vị trí và thời gian bạn làm việc, mà là những gì bạn làm - và nó là cốt lõi trong văn hóa của chúng tôi bây giờ. Trước tháng 3 năm 2020, 65% đồng nghiệp của chúng tôi thỉnh thoảng tận dụng làm việc linh hoạt và 30% đang làm việc từ xa vào bất kỳ ngày nào trong tuần", Tim Rigg chia sẻ.
Với cơ sở hạ tầng cơ bản như hệ thống, công nghệ, công cụ và sự hỗ trợ của lãnh đạo, cũng như công cụ đánh giá rủi ro sẵn sàng, đã tạo điều kiện để quá trình chuyển đổi diễn ra liền mạch. "Sự linh hoạt mà chúng tôi tạo ra giúp các nhân viên tìm thấy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong khi duy trì năng suất và cam kết luôn đổi mới", đại diện Dell giải thích.
Việc chuyển sang truy cập từ xa và bảo mật kết nối từ xa là rất quan trọng với nghiệp vụ kinh doanh liền mạch và khả năng phục hồi của tổ chức. Sự linh hoạt này cho phép tiếp tục cung cấp lợi thế cạnh tranh cho người dùng và tạo ra giá trị mới bằng cách tung ra nhiều sản phẩm khác nhau trong thời kỳ đại dịch Covid-19.
Để tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn, Rigg và Bộ phận Nghiệp vụ An ninh mạng toàn cầu đã tận dụng công cụ đánh giá rủi ro ban đầu của tổ chức - một cách tiếp cận tổng thể và đa diện - để bảo vệ tài sản vật chất, hàng hóa, thông tin, sản phẩm sở hữu trí tuệ và con người của công ty. Công cụ này đánh giá các tác động tiềm ẩn do sự gián đoạn của các quy trình kinh doanh quan trọng hoặc hợp lý về thời gian. Ban đầu, nó được xây dựng để điều chỉnh theo sức khỏe và sự an toàn của nhân viên và đánh giá việc quản lý rủi ro trong các chuyến công tác và chăm sóc sức khỏe tương ứng.
Rigg giải thích, "Khi đại dịch bắt đầu, việc đánh giá rủi ro và kết quả thu được đã giúp chúng tôi chủ động về sự gián đoạn kinh doanh và điều chỉnh hiệu suất của chúng tôi . Chúng tôi ngừng di chuyển tới các quốc gia, khu vực và toàn cầu để đảm bảo rằng nhân viên của chúng tôi được an toàn nhất. Chúng tôi sắp xếp cho mọi nhân viên trở về nhà an toàn nhanh chóng nhất có thể".
Sau khi chuyển sang làm việc từ xa, ban lãnh đạo của Dell Technologies - với sự tham mưu từ các bộ phận nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, SRO và những đơn vị khác - nhận định: cần phải chuyển đổi công cụ đánh giá rủi ro ban đầu để hướng dẫn cách mở lại các văn phòng của Dell trong khi vẫn giữ gìn sức khỏe cộng đồng.
Rigg chia sẻ: "Khi virus bắt đầu lây lan rộng rãi hơn, vượt qua biên giới và cả đại dương, chúng tôi tiếp tục hoàn thiện công cụ, bổ sung thêm nhiều dữ liệu và biến số, để cho phép một cách tiếp cận nhất quán để đưa ra quyết định. Đó chính là Ma trận Rủi ro Đảo ngược (Inversed Risk Matrix)."
Ma trận Rủi ro Đảo ngược của Dell Technologies
Ma trận rủi ro đảo ngược tổng hợp tất cả dữ liệu sức khỏe về COVID-19 - số ca nhiễm, số ca nhập viện, ca hồi phục, đường phát triển của dịch bệnh, v.v. - để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, có hướng dẫn việc quay trở lại làm việc tại văn phòng một cách có trách nhiệm, đặt sức khỏe và sự an toàn của nhân viên và cộng đồng lên hàng đầu. Ma trận thu thập dữ liệu từ ba nguồn công cộng đáng tin cậy: Đại học Johns Hopkins, Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC) và Tổ chức Y tế Thế giới.
Ngoài ra, ma trận đã sử dụng tổng cộng 15 biến số khác nhau, tất cả đều được cân nhắc một cách thích hợp, để tính điểm rủi ro tổng thể trên 182 quốc gia và 173 tỉnh hoặc tiểu bang nơi công ty hoạt động. "Công cụ này không chỉ giúp chúng tôi mở lại các văn phòng của Dell một cách an toàn ở một số địa điểm nhất định mà còn giúp chúng tôi duy trì an toàn phòng dịch và đưa ra các quyết định khác về du lịch, sự kiện, v.v.", Rigg lưu ý.
Khi dịch Covid-19 phát triển trên bình diện toàn cầu, khu vực và địa phương, các công cụ liên quan đến rủi ro và ứng phó của công ty cũng cập nhật theo. "Vào ngày 29/6/2021, chúng tôi đã ra mắt công cụ Tham chiếu Rủi ro COVID-19 mới. Công cụ này đánh giá mức độ rủi ro của một khu vực dựa trên các trường hợp COVID-19, số ca tử vong và tỷ lệ người dân được tiêm chủng trong khu vực đó. Công cụ này cho phép chúng tôi tiếp tục phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu, nhất quán trên toàn cầu về cách chúng tôi mở lại hoạt động của Dell Technologies.".
Trước những thách thức do đại dịch gây ra, Dell Technologies gần đây cũng đã thông báo nội bộ rằng công ty sẽ mở lại các văn phòng chưa mở vào ngày 4/1/2022.
Trong giai đoạn đầu của đại dịch, việc tổng hợp dữ liệu và sau đó xác định dữ liệu nào phù hợp để thông báo các quyết định kinh doanh gặp khá nhiều khó khăn, cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Tuy nhiên, tất cả các công cụ được tạo bởi Bộ phận Nghiệp vụ An ninh mạng toàn cầu đã giải quyết vấn đề đó cho Dell, như sau:
- Báo cáo tình hình hàng ngày cho ban lãnh đạo và nhóm quản lý trong hơn 800 cuộc họp liên quan đến COVID-19;
- Lãnh đạo và điều phối các nhóm quản lý khủng hoảng cấp tổ chức, khu vực và quốc gia để đánh giá các nhu cầu và quyết định quan trọng trong toàn hệ thống, nhân viên và người dùng;
- Sơ tán cho các nhân viên và gia đình mắc kẹt do chuyến bay bị hủy hoặc các yêu cầu cách ly;
- Cung cấp giải pháp cho người dùng và các công ty trong nhiều ngành khác nhau như chăm sóc sức khỏe, tài chính, giáo dục, chính phủ, v.v.
Rigg nói, "ưu tiên hàng đầu của Dell là sự an toàn và sức khỏe của nhân viên và cộng đồng nơi chúng tôi sống và làm việc. Mặc dù công việc không bị gián đoạn nhờ văn hóa làm việc linh hoạt, các công cụ mà chúng tôi tạo ra giúp chúng tôi tiếp cận theo hướng thận trọng, nhất quán trên toàn cầu và căn cứ trên cơ sở dữ liệu để đưa hoạt động trở lại bình thường".
Tại Dell Technologies, sự kết hợp trong lĩnh vực bảo mật, CSO, môi trường, sức khỏe và an toàn, nhân sự, bất động sản và cơ sở vật chất, và đội ngũ truyền thông là trụ cột để ứng phó với khủng hoảng trong đại dịch COVID-19. Tất cả các bộ phận nhóm họp thường xuyên và sử dụng các công cụ được phát triển để giúp đưa ra các quyết định nhất quán, sáng suốt trên toàn cầu về sức khỏe và sự an toàn của các thành viên trong nhóm và cộng đồng để trở nên mạnh mẽ hơn thông qua sự gián đoạn và thúc đẩy văn hóa phục hồi.
