Dịch Covid-19 khiến DN Việt phải đẩy nhanh quá trình CĐS để kinh doanh không gián đoạn

Nguyên tắc "3 cần" "3 không’ giúp DN sống sót trong dịch Covid-19

Chia sẻ tại hội thảo trực truyến với chủ đề "Kinh doanh không gián đoạn - Kinh nghiệm và giải pháp sáng tạo, Tổng Giám đốc FPT Nguyễn Văn Khoa khẳng định, trong 1,5 năm qua, Covid-19 đã tác động vô cùng lớn đến DN, ở tất cả các quy mô với những vấn đề lớn như dòng tiền, tiếp cận khách hàng để bán hàng, an toàn sức khoẻ cho nhân viên và chuỗi cung ứng có gặp vấn đề gì hay không…

Cụ thể, theo ông Khoa, vấn đề đầu tiên mà FPT cũng như các DN khác gặp phải, đó là câu chuyện quản lý dòng tiền, làm thế nào để có thể biết được toàn bộ thông tin tài chính theo thời gian thực, từ việc tiêu cho đến việc thu tiền. 

Để giải quyết bài toán này, FPT với 9 đơn vị thành viên và 5 công ty liên kết, năm 2020, công ty đã xây dựng hệ thống thu thập, phân tích báo cáo các dữ liệu tài chính (Data Lake). Dự án này triển khai trong vòng 1 năm bởi vì quản trị dòng tiền và thông tin tài chính liên tục là một trong những vấn đề trọng tâm cần giải quyết. 

"Dự án này FPT đã có từ lâu nhưng chưa triển khai, vì có nhiều ưu tiên hơn, phải đến khi Covid-19 xảy ra thì chúng tôi mới thấy rằng đây là lúc để thực hiện dự án này, để thấy được bức tranh tài chính toàn cảnh, phân tích dữ liệu theo thời gian thực", ông Khoa bày tỏ.

Để rồi, mỗi buổi sáng, ban lãnh đạo công ty thấy được dòng tiền của FPT trên 27 quốc gia và vùng lãnh thổ, cũng như của các công ty thành viên, từ đó giúp ra quyết định nhanh chóng hơn. 

"Nhiều người cho rằng đây là một hệ thống đồ số, nhưng tôi tin rằng, dù là DN 5 người hay 10 người, doanh thu 10 tỷ hay 100 tỷ thì cũng đều có cách để thực hiện, quan trọng nhất vẫn là cách vận hành của lãnh đạo và hãy bắt đầu từ các bộ phận nghiệp vụ, chức năng. Bởi vì, việc số hoá, quản trị dòng tiền sẽ giúp DN dự báo được sẽ phải làm gì trong thời gian tới, để từ đó đưa ra quyết định kịp thời", ông Khoa cho biết thêm.

Tuy nhiên, dù quản trị dòng tiền tốt nhưng DN sẽ không thể sống sót nếu không có khách hàng, khi mà để ký được hợp đồng thì phải gặp mặt, rồi làm thế nào để chăm sóc khách hàng (CSKH)…, đó là lúc cần tìm đến những nền tảng. FPT sử dụng nền tảng phân tích dữ liệu khách hàng (Customer Insights Platform) giúp nâng cao chất lượng bán hàng, vận hành, CSKH và chính sách phát triển sản phẩm, thay vì dựa trên kinh nghiệm cá nhân như trước. Dữ liệu giúp FPT nâng cao chất lượng và khả năng bán hàng trên chính sản phẩm của mình. 

 "Kết quả, FPT đã chăm sóc chủ động, giữ chân xấp xỉ 38.000 khách hàng, mang lại doanh thu 98,8 tỷ đồng. Còn việc CSKH thông qua tổng đài, ứng dụng công nghệ đã giúp giảm 35.000 cuộc gọi/tháng, giúp tiết kiệm thời gian gọi tổng đài và thời gian làm việc của 12 nhân sự/tháng", ông Khoa nói.

Còn đối với việc hỗ trợ kỹ thuật, FPT đã xây dựng nền tảng Core AI Engine để nắm được vị trí của 6.500 kỹ thuật viên, để tối ưu chặng đường, công việc, vật tư, linh kiện… Kết quả cho thấy, sau 12 tháng, FPT Telecom đã tiết kiệm 65 tỷ đồng chi phí vận hành và nhân sự, tăng 27,6% năng suất lao động, đem trải nghiệm khách hàng vượt trội.

Còn khách hàng DN B2B, FPT cũng đã xây dựng hệ thống phương pháp luận, đơn giản hoá lại quy trình để đưa nền tảng quản trị số vào việc quản trị, triển khai và nghiệm thu các dự án.

Một dấu ấn lớn của FPT trong việc kí kết hợp đồng với khách hàng, đó là việc xây dựng bộ tổng tham mưu, cấp tập đoàn, đơn vị thành viên. "Bộ tổng tham mưu của FPT là bước ngoặt và dấu ấn từ quản trị sang chỉ huy, trước đây chúng tôi mất từ 1-2 tháng hoặc nhanh cũng là một hai tuần để ra quyết định, nhưng giờ đây quyết định trong 24 tiếng. Sự thay đổi này đã giúp FPT ký được nhiều hợp đồng lớn ở Nhật, Mỹ, Pháp… ngay trong giai đoạn Covid-19", ông Khoa chia sẻ.

Từ đó, Tổng Giám đốc FPT cho rằng, đây là thời điểm tốt nhất để lãnh đạo các đơn vị xem lại hệ thống quản trị của DN mình, chỗ nào có vấn đề, chỗ nào là điểm yếu thì phải quyết tấm để sửa chữa và thay đổi, để khi đại dịch qua đi thì có thể tăng trưởng trở lại.

Cụ thể, ông Khoa để đưa ra nguyên tắc "3 cần, 3 không". Đối với "3 cần", đó là cần đảm bảo dòng tiền; cần ứng dụng công nghệ trên mọi khoá cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự, cần chủ động, linh hoạt, sáng tạo tìm nguy trong cơ

Để có thể thay đổi triệt để trên tất cả khia cạnh, DN cần ưu tiên triển khai đồng bộ các giải pháp đảm bảo ba "không". Đầu tiên là "Không bị động" khi cần chủ động xây dựng các kế hoạch, chương trình hành động giảm thiểu các tác động của đại dịch và đón đầu, sẵn sàng ứng biến trước những thay đổi của xã hội, thị trường, công nghệ…

Tiếp theo là "Không gián đoạn", liên tục, linh hoạt triển khai các cách làm mới, nắm bắt cơ hội mới từ thị trường và ứng dụng công nghệ để nhanh chóng thích ứng, đảm bảo sản xuất, kinh doanh không gián đoạn; thông suốt trong quản trị, vận hành. 

"Cuối cùng là "Không chạm" bằng cách tăng cường tương tác đa kênh đảm bảo kết nối không tiếp xúc nhưng liền mạch, tăng cường trải nghiệm cho khách hàng, đối tác, CBNV dựa trên công nghệ", ông Khoa nói.

CĐS là hành trình dài hơi của tất cả thành viên trong công ty

Theo bà Lâm Thị Kiều Oanh, nhà sáng lập và Tổng Giám đốc Twitter Beans Coffee (TBC), đơn vị này đã chuẩn bị cho quá trình CĐS từ trước Covid-19, để có thể chủ động phát triển bễn vững vượt qua những khó khăn. Cụ thể, TBC đã phải đối mặt với 3 bài toán, bao gồm: Thúc đẩy tinh thần nhân viên và gắn kết nghiệp trong giai đoạn giãn cách; Kinh doanh trong giai đoạn không giãn cách cần phải ra mắt các sản phẩm mới; Làm thế nào để triển khai công việc hiệu quả khi WFH

Với bài toán đầu tiên, TBC đã làm các công việc có ý nghĩa mang niềm vui đến cho mọi người trong công ty và truyền thông các việc này trên mạng xã hội, qua Base Inside (Ứng dụng Mạng truyền thông nội bộ do Base.vn phát triển) - đảm bảo tương tác giữa các nhân viên, Base Office (Ứng dụng quản lý thông báo và công văn) - đảm bảo công việc được thông suốt để mọi nhân viên đều cảm thấy vui vẻ và gần nhau.

Với bài toán thứ 2, nhờ có công nghệ, tận dụng hiệu quả, triệt để tất cả các công cụ của Base.vn để ra mắt được sản phẩm nhanh và hiệu quả, công ty chỉ mất 7 ngày để ra mắt sản phẩm, trước đây mất cả tháng.

Còn bài toán cuối cùng, do đặc thù là DN bán lẻ nên chia thành các khối khác nhau như khối hỗ trợ, khối bán hàng (back office và front office) nên để ra quyết định thông suốt, nhanh chóng và chính xác, TBC đã sử dụng công cụ Base work plus dựa trên các dữ liệu kinh doanh và vận hành được tổng hợp trên nền tảng của Base.

Chia sẻ về kinh nghiệm CĐS của TBC, bà Oanh cho rằng có 2 thách thức lớn nhất, đầu tiên là yếu tố con người, cần hiểu rõ giá trị và mục tiêu, từ đó có quyết tâm để đi theo một hành trình như thế này. "CĐS là hành trình dài hơi, đồng thời cần có quản lý dự án hiểu rõ về DN cũng như công nghệ quản trị dự án để sử dụng nguồn lực trong công ty…", bà Oanh nói.

Thách thức tiếp theo là việc làm sao có sự cân bằng giữa bài toán quản trị với sự thực thi của nhân viên. Bởi vì, nếu nhân viên không hiểu mục tiêu cũng như không thay đổi tư duy thì sẽ coi hành trình CĐS như một vấn đề và có phản ứng không tích cực.

"Bên cạnh việc giải quyết bài toán DN, lãnh đạo cần giải quyết bài toán của nhân viên, đồng hành cùng họ trong quá trình sử dụng công nghệ mới. Chỉ khi tháo gỡ vấn đề của mỗi cá nhân giúp họ tăng hiệu suất công việc và thấy được giá trị lợi ích của CĐS thì mới có thể đồng hành cùng công ty đi tiếp", bà Oanh nhấn mạnh.

Do đó, bà Oanh khẳng định, để hành trình CĐS thành không không chỉ nhờ đóng của quản trị dự án mà còn phụ thuộc tất cả mọi thành viên trong công ty.

Trước khi ứng dụng công nghệ hiệu quả, Nhựa Bình Minh từng 2 lần CĐS thất bại

Còn theo ông Nguyễn Hoàng Ngân - Phó Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty CP Nhựa Bình Minh (BMP), dịch Covid-19 khiến mọi DN đều bất định. Như với BMP, các nhà máy đều nằm trong Khu công nghiệp ở các vùng kinh tế trọng điểm bị tác động bởi các quyết định của Chính phủ, địa phương về phòng chống dịch. BMP chia các yếu tố ra làm 3 nhóm, nhóm thứ nhất liên quan đến nhân viên, công ty cố gắng làm sao số hóa được dữ liệu nhân viên và chủ động giám sát hoạt động của nhân viên dựa trên thiết bị di động cá nhân, dựa trên bản đồ, khoanh vùng, dựa trên các công cụ của chính quyền để có thể đảm bảo an toàn cho người lao động.

Còn đối với nhóm hoạt động sản xuất, trong vài năm qua công ty đã có các giải pháp được tự động hóa, hạn chế việc phải sử dụng quá nhiều lao động. BMP đang tiến từ tự động hóa thiết bị, từng dây truyền, từng công đoạn để tiến tới tự động hóa nhà máy. "Chúng tôi gần như đã tự động hóa hoàn toàn nhà máy ở Bình Dương và hi vọng trong năm nay sẽ hoàn thành dự án tự động hoá nhà máy ở Long An", ông Ngân chia sẻ.

Với nhóm quy trình ít tiếp xúc trong công ty hay với khách hàng, BMP đã có sự chuẩn bị và tích hợp giải pháp ERP cách đây 5 năm. Các hoạt động liên quan đến khách hàng như đặt hàng qua mạng, hóa đơn điện tử, quản lý quan hệ khách hàng cũng đều đã thực hiện và hiện đã tương tác với khách hàng qua phần mềm này. 

"Còn trong hoạt động công ty, chúng tôi cũng đã cho phép nhân viên làm việc từ xa tối thiểu 50% nhân sự và cố gắng ít bị động dựa trên các công cụ công nghệ", ông Ngân nói.

Để rồi, trong năm 2020, doanh thu BMP đã tăng được 8%, lợi nhuận tăng 24%, tăng thị phần 2%…và đạt được mục tiêu giữ vững ngôi đầu, khẳng định được vị thế, thương hiệu, vai trò của nhựa Bình minh trên thị trường.

Nói về quá trình CĐS của BMP, ông Ngân cho rằng, BMP đã chủ động tiến hành từ trước chứ không phải đến khi Covid-19 diễn ra mới bắt đầu. "Mặc dù Covid-19 có nhiều yếu tố tiêu cực nhưng với doanh nghiệp có một yếu tố tích cực là đẩy nhanh quá trình số hóa, CĐS", ông Ngân khẳng định.

Ông Ngân cho rằng, trước khi có được những kết quả nhờ CĐS như hiện nay, BMP đã 2 lần thất bại khi triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình vào năm 2011 và 2015.

Cũng trong khuôn khổ sự kiện, FPT đã giới thiệu bộ giải pháp kinh doanh không gián đoạn được FPT x Base.vn phát triển, gồm 22 sản phẩm, được chia ra những mảng: Tư vấn; Vận hành số; Tiếp thị và bán hàng; Quản trị tài chính; Công tác hiệu quả; Hạ tầng số

Bộ giải pháp nằm trong Hệ sinh thái các sản phẩm, giải pháp, nền tảng Chuyển đổi số toàn diện Made by FPT, được đúc kết trong hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực CNTT và kinh nghiệm triển khai chuyển đổi số tại nhiều doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Bộ giải pháp DN cắt giảm đến 60% chi phí, tiết kiệm 30-70%, thậm chí tiết kiệm lên tới 90% thời gian ở một số quy trình so với trước khi áp dụng./.