Hoàn thiện công tác sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước (P2)

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Để khắc phục tình trạng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, chúng ta cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

-Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và công văn số 1950/ TTg-KGVX ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc đôn đốc thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg.

-Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đầy đủ nhằm đảm bảo tính pháp lý, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ văn bản điện tử (cụ thể như quy định về thay thế chữ ký tay và con dấu bằng chữ ký số, quy định về hệ thống gửi nhận văn bản điện tử thay thế văn bản giấy, vai trò của văn thư, lưu trữ trong quy trình sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử,...).

-Xây dựng Quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính qua mạng giữa các cơ quan hành chính Nhà nước.

-Xây dựng các Quy định, quy chế đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cho việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước với nhau.

-Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp cần gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; đồng thời quyết liệt chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này.

-Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan hành chính nhà nước cần tự thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả.

-Cần có quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của tất cả các thành phần tham gia trong các hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành đảm bảo việc sử dụng văn bản điện tử có giá trị tương đương và thay thế dần việc sử dụng văn bản giấy.

-Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính. Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc.

-Tăng cường công tác cung cấp văn bản về thông tin chỉ đạo điều hành, chiến lược, định hướng, quy hoạch, kế hoạch phát triển, hoạt động của ngành, lĩnh vực, dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công... theo quy định trên các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước.

-Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước để chuẩn hóa hệ thống văn bản, tài liệu và quy trình khi được người đứng đầu cơ quan phê duyệt.

Việc hoàn thiện công tác sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là một yêu cầu tất yếu trong công tác cải cách hành chính và xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử ở Việt Nam. Các cơ quan hành chính nhà nước cần phải có những định hướng cũng như giải pháp, lộ trình thực hiện việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử một cách hiệu quả và phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện cụ thể của từng cơ quan, hạn chế và khắc phục những khó khăn, bất cập góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả, hiện đại, đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ thông tin.

Tài liệu tham khảo

[1].Luật Lưu trữ năm 2013.
[2].Sách Trắng về Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam năm 2013.
[3].Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm   2014của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất luợng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước.
[4].Công văn số 1950/TTg-KGVX ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc đôn đốc thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg.
[5].Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sủ dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
[6].Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, luu trữ của các cơ quan, tổ chức - Quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động năm 2013.

Lê Hùng