Hướng dẫn cách kết thúc email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh dành cho dân văn phòng

Có thể nói, chưa nói đến phong thái, kết thư còn mang chức năng thực tế. Nó giúp "xác định tính chân thành trong nội dung email". Nó cũng là cơ hội để xác định hoặc tái xác định quan hệ của người nhận thư với người viết thư. 

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu một số cách kết thúc email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh cũng như ý nghĩa của từng cách để bạn có thể biết được khi nào cần dùng, khi nào cần tránh.

1. Thanks (cảm ơn)

"Cảm ơn" và các biến thể ("cảm ơn một lần nữa", "cảm ơn!", "Cảm ơn rất nhiều" và vv) có thể gây cảm giác không thật. Nếu viết thư xin ai đó điều gì, tốt nhất không nên sử dụng từ thanks.

2. Sincerely (chân thành)

Bạn chỉ nên dùng từ "Sincerely" trong thư xin việc mà thôi vì nó rất trang trọng. Ngoài ra, nên dùng kèm với phần mở đầu là "Dear" thì vô cùng thích hợp.

3. ... soon (sớm nói chuyện)

" Talk soon ", " speak to you soon " hoặc " more soon " được dùng khi bạn muốn nói chuyện với người đó lần nữa. Nếu bạn thực sự muốn nói chuyện thì ổn, còn không thực sự có ý định đấy thì sẽ thể hiện bạn là người không thành thật.

4. Tên bạn

Cách viết tên của mình để kết thúc email được đa số người cho rằng khá "lạnh lùng" và "đột ngột".

5. Tên viết tắt

Chỉ dùng cách viết chữ cái đầu của tên khi người nhận thư biết rõ bạn, nếu không thì đừng để họ phải đoán xem "W" là "Will" hay "William"

6. Không viết gì cả

Nếu là loạt email qua lại trong thời gian ngắn để trao đổi thông tin liên tục thì không cần câu mở đầu lẫn kết thư. Trên thực tế, hai bên gửi-nhận tự động loại bỏ điều này vì vấn đề thời gian, cần tập trung vào nội dung trao đổi chính, trừ email đầu tiên.

7. Respectfully (Tôn kính)

Từ "Respectfully" ở kết thúc thư được xem là quá trang trọng, thích hợp dùng khi viết thư cho Tổng thống hay Nữ hoàng... Nếu gửi email cho quan chức chính phủ, bạn có thể dùng "respectfully yours" cũng được.

8. XX

Nếu là email thương mại thì việc sử dụng "xx" hoàn toàn không chuyên nghiệp, nhưng nếu là đối tác đã cộng tác lâu năm rồi thì có thể chấp nhận được nếu hai bên hiểu nhau và dùng để hồi đáp nếu đối phương dùng trước.

9. Best

"Best" là cách kết thư an toàn nhất, vô hại và có thể dùng được vào mọi lúc. Vì vậy, khi nào bạn băn khoăn không biết dùng từ nào cho phải, hãy dùng "Best", “best wishes” hoặc “all the best”.

10. Yours

"Yours", và các biến thể của chúng ("yours truly ", " yours faithfully "...) có tính trang trọng hơn. Giống như "best", trang trọng càng tăng thêm nếu bạn thêm các hậu tố.

11. Regards (Trân trọng)

"Regards" là cách kết thư trang trọng nhưng hơi ngắn. "Best regards" và "Thanks &Best regards" được dùng phổ biến hơn vì có vẻ như đã trang trọng thì viết nên dài một chút. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt thành "Rgds", bởi nó khiến người đọc nghĩ rằng bạn quá bận, không viết nổi một từ kết thư cho nghiêm chỉnh.

12. Look forward to hearing from you (Mong muốn được nghe từ bạn)

Giống như “cảm ơn”, đây không phải là cách tốt để kết thúc email. Nếu bạn đang nhờ cậy người khác mà kết thư "Looking forward to hearing from you" sẽ tạo áp lực cho người đó. Đồng thời, câu kết này cũng đưa người viết vào thế bị động bởi phải chờ đợi động thái của đối phương.

14. Cheers

Nếu bạn thực sự là người Anh thì việc dùng từ này cũng ổn, nếu không thì không nên dùng.

15. As ever (Như mọi khi)

Đây là một trong những cách kết thúc thư yêu thích của nhiều người dành cho các địa chỉ lặp đi lặp lại nhiều lần. Rằng: "Bất kể bạn là gì, bạn vẫn là như thế và không có gì thay đổi".