Ký kết điện tử sẽ là bước đệm cho quá trình CĐS trong tương lai

Nhu cầu ký kết điện tử tăng 100% trong giãn cách

Dù nằm trong tâm dịch tại TP. HCM nhưng công ty TNHH BNQ Global mất chưa đến 10 phút để khởi tạo, ký kết các hợp đồng, văn bản với đối tác và khách hàng. Sau đó, gần như ngay lập tức, đối tác và khách hàng của doanh nghiệp này cũng nhận được hợp đồng qua email để hoàn tất việc ký kết.

Đây là một sự thay đổi rất lớn, khi mà trước đây, công ty chuyên giao nhận vận chuyển quốc tế, logistic và thương mại này thường mất ít nhất ba ngày để hoàn thiện quy trình trên. Trong đợt giãn cách xã hội, thời gian ký hợp đồng của nhiều doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái "không thể xác định" bởi các quy định hạn chế di chuyển.

BNQ là một trong số hàng trăm doanh nghiệp đã quyết định đưa hợp đồng điện tử vào danh sách "hàng thiết yếu" trong bối cảnh dịch bệnh, giãn cách xã hội như hiện nay. Thông tin từ FPT cho thấy, trong ba tháng tâm điểm của dịch COVID-19 lần thứ 4, nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số của các doanh nghiệp, tổ chức tăng đến 100% so với thời điểm dịch chưa bùng phát trở lại. Trung bình, mỗi tháng có hàng trăm doanh nghiệp liên hệ với các chuyên gia FPT để nhận tư vấn triển khai giải pháp này.

"Lượng hợp đồng, hồ sơ được xử lý thông qua nền tảng FPT.eContract tăng đến gần 500.000", đại diện FPT cho biết.

Thậm chí, trong 10 ngày đầu tiên khi tung ra gói giải pháp số của chương trình FPT eCovax, đã có 300 doanh nghiệp đăng ký sử dụng. 60% trong số này xem bộ đôi FPT.eContract và FPT.CA là giải pháp cấp thiết, giúp doanh nghiệp đảm bảo giao dịch thông suốt ngay trong thời điểm giãn cách xã hội.

Với hợp đồng điện tử và chữ ký số của FPT, doanh nghiệp có thể quản lý việc khởi tạo, phê duyệt, ký kết và lưu trữ hợp đồng, hồ sơ trên nền tảng duy nhất, tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cắt giảm chi phí 15-20% so với ký kết truyền thống.

94% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư số hóa quản lý nhân sự, văn phòng không giấy tờ

Trước đại dịch COVID-19, với nhiều doanh nghiệp, việc ký kết điện tử không chỉ đảm bảo kinh doanh không gián đoạn mà sẽ là bước đệm cho quá trình CĐS trong tương lai.

Ông Nguyễn Trí Anh, Tổng giám đốc MED GROUP khẳng định, tại công ty, chính ông là người yêu cầu phải áp dụng chữ ký số trong các quy trình hoạt động. Tuy nhiên, không phải người lãnh đạo cũng chủ động như vậy, do đó, ông Trí Anh cho rằng, để thuyết phục cấp trên của mình, thì các nhân viên nên chia sẻ về những khó khăn trong bối cảnh giãn cách xã hội. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ, thời gian và di chuyển. "Trong khi đó, nếu ứng dụng hợp đồng điện tử, thì lãnh đạo có thể quản lý hợp đồng, quản lý tiến trình cũng như biết được đã ký được bao nhiêu chữ ký trong tháng. Việc này rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp", ông Trí Anh chia sẻ.

Khảo sát nhanh gần 400 doanh nghiệp tham gia hội thảo trực tuyến "FPT eCovax – Liệu pháp số vượt dịch cho doanh nghiệp" được tổ chức mới đây cho thấy, 3 khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp tại thời điểm này là: Năng suất suy giảm khi làm việc từ xa (43%); Ùn ứ giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng khi làm việc từ xa (20%) và gián đoạn liên lạc, trao đổi công việc (13%). Để giải quyết những khó khăn này, có tới 94% doanh nghiệp tham gia khảo sát khẳng định sẵn sàng đầu tư cho việc số hóa các hoạt động như quản lý nhân sự, văn phòng không giấy tờ.

Ngay cả FPT không phải là ngoại lệ trong đại dịch, công ty cũng đối diện nhiều thử thách khi hoạt động. Trước đây, có những vấn đề FPT nhận thấy, nhưng vì tập trung vào việc kinh doanh hoặc mở rộng hoạt động mà chưa thể giải quyết. "Hiện tại, tôi nhận thấy giai đoạn COVID chính là thời điểm để chúng ta rà soát lại các vấn đề và tập trung giải quyết, để sau này không cần phải nhìn lại nữa", ông Khoa chia sẻ thêm.

Mới đây, khi ra mắt gói giải pháp FPT eCovax cho các doanh nghiệp, ông Trương Gia Bình, Chủ tịch FPT cho biết, các giải pháp này đều đã được FPT sử dụng trong các hoạt động nội bộ của mình. "Khi dịch COVID-19 xảy ra, FPT đã giới thiệu nhiều giải pháp để đảm bảo sự sinh tồn của chính mình. Tuy nhiên, đứng trước sự sinh tử, FPT không chỉ có trách nhiệm lo cho chính doanh nghiệp của mình mà phải cung ứng các "vũ khí" về công nghệ cho các doanh nghiệp khác, cung cấp nhận thức cho doanh nghiệp khác", ông Bình nhấn mạnh.

FPT.eContract là một trong số những giải pháp trong gói FPT eCovax được ra đời vào tháng 5/2020, để giải quyết những vấn đề của chính FPT cũng như các doanh nghiệp khác trong "mùa dịch", khi không thể ký kết hợp đồng trực tiếp theo cách truyền thống, đảm bảo vận hành liên tục và bứt phá trong kinh doanh.

FPT.eContract là giải pháp đầu tiên tại Việt Nam giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện khởi tạo, tự thiết lập luồng xem xét và ký điện tử để tạo ra các hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý trong thời gian ngắn nhất với công nghệ ký số hiện đại nhất, từ đó thay thế phương thức giao kết hợp đồng truyền thống bằng phương thức điện tử, xây dựng doanh nghiệp "không giấy tờ", doanh nghiệp số.

Chỉ một thời gian ngắn sau khi ra mắt, gần 40.000 hợp đồng điện tử đã được ký thành công qua nền tảng FPT.eContract, giúp doanh nghiệp giảm tới 70% chi phí, 80% thời gian ký kết so với phương thức ký truyền thống.

Trước những ý kiến lo ngại về tính ứng dụng và pháp lý của hợp đồng, văn bản điện tử trong các giao dịch với ngân hàng, cơ quan nhà nước, theo FPT, hiện tính pháp lý của các giao dịch này được quy định rõ trong nhiều văn bản. Tính bảo mật cũng được đảm bảo bởi các công nghệ có độ tin cậy cao.

Bên cạnh đó, hành lang pháp lý cho việc ký kết điện tử đa lĩnh vực đang ngày càng được mở rộng, thông qua hàng loạt các văn bản như Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, Nghị định số 130/2018 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Luật lao động số 45/2019/QH14 cho phép ký hợp đồng lao động điện tử....

Đại diện FPT cho biết, giải pháp eContract của tập đoàn này được xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, bảo mật thông tin ISO 9001:2008, ISO 2700 và CMMI3. Hệ thống này áp dụng nhiều giải pháp, lớp bảo mật khác nhau: Firewall, Web-App Firewall, mã hóa kênh truyền, mã hóa dữ liệu, multi-tenancy, Pentest, các biện pháp bảo mật chống tấn công từ bên ngoài 24/7. Hợp đồng, tài liệu điện tử được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu duy nhất tại Việt Nam, đạt an toàn thông tin ISO 27001:2013 và 22301:2012./.