Lưu trữ số: Từ nhu cầu đến giải pháp

Lưu trữ số: Đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Ngày 21/6/2024, Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ (sửa đổi). Luật Lưu trữ (sửa đổi) gồm 8 chương, 65 điều, quy định về: những quy định chung, quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, lưu trữ tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ, quản lý nhà nước về lưu trữ, điều khoản thi hành.

Việc ban hành Luật Lưu trữ (sửa đổi) nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin (CNTT) đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; đổi mới hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, khắc phục những bất cập, hạn chế trong thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay.

Chia sẻ tại Hội nghị Lưu trữ số - The Next in Archive vừa được tổ chức mới đây, ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho biết: “Đây là hội nghị toàn quốc đầu tiên triển khai nội dung liên quan tới Luật Lưu trữ (sửa đổi) 2024 và phần khó nhất của Luật là lưu trữ số. Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động trong bối cảnh chuyển đổi số (CĐS) nhằm gìn giữ bằng chứng pháp lý về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lưu giữ thông tin có giá trị cho thế hệ tương lai. Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”.

Nhận định này là xác đáng khi Việt Nam đang trải qua giai đoạn CĐS mạnh mẽ, với sự phát triển vượt bậc của CNTT và truyền thông. Lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hàng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay cho lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng… dẫn đến mất mát và không có khả năng phục hồi. Luật Lưu trữ (sửa đổi) 2024 nâng chuẩn yêu cầu về quản lý tài liệu số của Chính phủ được coi là “hồi chuông” thúc giục các doanh nghiệp (DN), tổ chức cần mau chóng hành động.

“Cùng với sự phát triển hết sức nhanh chóng của khoa học và công nghệ, Nhà nước ta đang đặt ra cho ngành Lưu trữ Việt Nam những yêu cầu rất mới trong việc quản lý, bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì vậy, chúng tôi nhận định việc CĐS trong Nhà nước và trong từng tổ chức, DN đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn, nhưng cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở bảo đảm được một hạ tầng pháp lý rõ ràng, một hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, một nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ CĐS trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai”, ông Hoàng Quốc Tuấn, Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam chia sẻ về bối cảnh và yêu cầu của lưu trữ số hiện tại.

Trong nội dung “Luật Lưu trữ (sửa đổi) 2024 và những yêu cầu đặt ra với Lưu trữ số”, TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý VTLT II, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã giới thiệu, phân tích các nội dung chính, điểm mới của Luật. Trong đó, bà Chinh chỉ ra các quy định, cơ sở rõ ràng về chính sách lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về CĐS gồm các vấn đề về CSDL tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, các chuẩn kỹ thuật lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hiểu rõ và làm cơ sở triển khai.

“Các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các bộ ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, CSDL và tài liệu lưu trữ", TS. Nguyễn Thị Chinh nhấn mạnh.

Đánh giá về các thách thức và vấn đề tồn trọng trước bài toán lưu trữ số, theo bà Chinh, hiện nhiều tổ chức chưa có hệ thống lưu trữ điện tử, hồ sơ/tài liệu được số hóa nhưng chưa khai thác được và nhiều vấn đề khác như độ bảo mật, thời gian lưu trữ, công nghệ lưu trữ…

Lời giải cho bài toán lưu trữ số

Luật Lưu trữ (sửa đổi) 2024 mở ra một thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu CĐS trong lĩnh vực lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

Chia sẻ thông tin về nền tảng lưu trữ số quốc gia, các đại biểu cho biết nền tảng Lưu trữ số quốc gia đã được triển khai bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam, với sự tham gia đồng hành của FPT IS. Nền tảng được xây dựng theo mô hình OAIS mở theo chuẩn hiện đại của nhiều quốc gia, trên cơ sở ứng dụng giải pháp ArchiveNex do FPT IS nghiên cứu và phát triển, có thể được xem là một giải pháp tin cậy và toàn diện để giải quyết và quản lý bài toán lưu trữ cho Việt Nam.

Đại diện đơn vị công nghệ, ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia chia sẻ: “CĐS nói riêng và lưu trữ số nói chung đã và đang trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển của mọi tổ chức và nền kinh tế, đặc biệt khi đến năm 2050 số lượng tài liệu lưu trữ được dự đoán sẽ tăng lên 1.000 lần. Luật Lưu trữ mới đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc định hình và quản lý hệ thống lưu trữ số quốc gia. Trong bối cảnh đó, FPT IS vinh dự là một trong các đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và áp dụng chuẩn hệ thống lưu trữ mở OAIS vào lĩnh vực quản lý lưu trữ tại Việt Nam".

Cũng tại sự kiện, với tư cách là đơn vị đối tác công nghệ đồng hành cùng các bài toán của quốc gia, địa phương trong 30 năm qua, các chuyên gia FPT IS đã đưa ra các góc nhìn công nghệ và giới thiệu các giải pháp giúp các tổ chức, DN lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu có chữ ký số, số hóa dữ liệu…

Ông Nguyễn Trung Hiếu - Giám đốc Giải pháp ArchiveNex – FPT IS cho biết: “Hiện nay, mặc dù đã quan tâm đến lưu trữ điện tử nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ có kiến trúc phù hợp đảm bảo cả 3 mục tiêu: Lưu trữ an toàn, bảo quản lâu dài, khai thác hiệu quả cũng như chưa có kiến trúc chung để tạo dựng nền tảng chia sẻ, phát huy tối đa giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Để giải quyết vấn đề trên, FPT IS đã xây dựng giải pháp ArchiveNex dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng Lưu trữ số quốc gia đảm bảo tuân thủ mô hình OAIS - ISO 14721:2012 đạt chuẩn thế giới. Bên cạnh đó, FPT IS có lợi thế am hiểu các bài toán về kho dữ liệu số, hệ thống chính quyền số cũng như các bài toán CĐS cấp bộ, ngành”.

Cụ thể, ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý, lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài; tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, DN có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau thông qua NAS, SAN, API, S3…

Để đầu vào dữ liệu lưu trữ được số hóa chuẩn từ nguồn, giải pháp số hóa dữ liệu iSoma sẽ giúp số hóa tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, bản sao số các di sản văn hóa đa dạng quy mô, với dịch vụ xử lý số trên nền tảng số hoàn chỉnh từ bước phân tích nhu cầu lưu trữ đến tạo nội dung với các công nghệ AI tiên tiến nhất. Dữ liệu đầu ra được thể hiện đa dạng cách thức như các ấn phẩm in, thiết bị điện tử, web và cả trên môi trường thực tế ảo./.