Ứng dụng chữ ký số vào hoạt động lưu trữ điện tử

CĐS là động lực phát triển kinh tế, xã hội bền vững. Trong đó, dữ liệu số là nguồn tài nguyên, kết quả quan trọng của quá trình làm việc số, cần được xây dựng, lưu trữ, thống nhất, chia sẻ trên toàn bộ hệ thống, đồng thời bảo đảm tính bảo mật, xác thực lâu dài. LTĐT cũng sẽ hữu ích cho các tổ chức và người dân trong bối cảnh số lượng các hoạt động trực tuyến ngày càng gia tăng.

Hỗ trợ ngành lưu trữ chuyển đổi

Việt Nam là quốc gia có tên trên bản đồ về sở hữu hệ thống lưu trữ phát triển trên thế giới vì được kế thừa một truyền thống về lưu trữ lâu đời. Đặc biệt, Việt Nam có một di sản lưu trữ đồ sộ và trong đó có những di sản được thế giới công nhận. Kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành lưu trữ buộc phải chuyển đổi để bắt kịp với xu thế của thời đại.

Những văn bản của nhà nước, các văn bản giữa các bộ, ngành và giữa các địa phương lưu thông trên Trục liên thông văn bản quốc gia đều là nguồn tài liệu quan trọng. Trước đây, với văn bản, tài liệu giấy được xác thực bằng chữ ký và con dấu của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền sẽ được đưa vào lưu kho vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Nhưng văn bản điện tử cần có một cơ quan đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là cơ quan thứ ba với nhiệm vụ định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống CKS, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử. Việc phát triển hệ thống CKS và LTĐT tập trung sẽ tạo đà để đất nước có những bước tiến đột phá trong việc xây dựng chính phủ điện tử, cải cách hành chính, và CĐS trên tất cả các lĩnh vực.

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh… (trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết: "CĐS, số hóa tài liệu không phải là đưa toàn bộ tài liệu bằng giấy lên không gian mạng. Tài liệu lưu trữ không chỉ mang tính văn hóa, lịch sử mà còn lưu giữ bí mật quốc gia. Do đó, chúng ta cần chọn lọc những tài liệu nào có thể truyền thông, tra cứu rộng rãi. Thay vì đến các trung tâm lưu trữ tìm kiếm dữ liệu, thì thông qua công nghệ, người dân từ mọi miền đất nước có thể dễ dàng tiếp cận thông tin".

Trên thực tế, theo các chuyên gia, việc ứng dụng CKS trong hoạt động LTĐT cũng nhằm xây dựng một hệ sinh thái nhận dạng kỹ thuật số đáng tin cậy cho người dân, cơ quan công quyền và các công ty thuộc khu vực tư nhân.

Tầm quan trọng của LTĐT và vai trò của CKS

Với việc lưu trữ số, cơ quan, doanh nghiệp (DN) có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây. Giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy góp phần bảo vệ môi trường. Loại bỏ các vấn đề tồn tại của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối.

"Chữ ký điện tử đã trở thành một phần quan trọng đối với các công ty tham gia vào việc lưu trữ và quản lý tài liệu", Ron Miller, phóng viên chuyên về mảng Doanh nghiệp của techcrunch.com cho biết.

Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản. Từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc giúp nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách.

Theo ông Kok Ping Soon, Giám đốc điều hành của GovTech (Singapore), chia sẻ: "Dịch vụ ký tài liệu có độ bảo mật cao sẽ giúp DN tiết kiệm chi phí và nhân lực bằng cách giảm bớt nhu cầu xác minh giấy tờ vật lý truyển thống theo cách thủ công".

Khác biệt với việc lưu trữ văn bản giấy, lưu trữ văn bản điện tử cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là yêu cầu định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống CKS, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử.

Nói về LTĐT, ông Hoàng Nguyên Vân, Chủ tịch HĐQT công ty SAVIS - nhà cung cấp CKS từ xa (remote signing) đầu tiên tại Việt Nam nhấn mạnh: “LTĐT là một ngành đặc thù. LTĐT luôn song hành với hệ thống chứng thực điện tử, CKS đóng dấu thời gian Timestamp, ký số lưu trữ lâu dài LTANS, LTV… đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập phục vụ lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn".

Năm 2023 sẽ là năm thúc đẩy mạnh mẽ CĐS ở mọi ngành, mọi cấp, toàn dân và toàn diện, là chìa khóa để Việt Nam phát triển bền vững. Công tác lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng. CKS và lưu trữ tài liệu điện tử giúp hình thành những kho lưu trữ số đáp ứng tiêu chuẩn sẽ tạo nền tảng xây dựng Chính quyền số, công dân số./.