Quản lý chi phí CNTT và viễn thông trong khu vực công ở Anh

Khi nói đến công nghệ thông tin (CNTT) và viễn thông, các tổ chức trong lĩnh vực công phải đối mặt với một thách thức độc đáo. Dẫn đầu trong lĩnh vực CNTT và truyền thông hiện đại để thúc đẩy đổi mới kỹ thuật số là mục tiêu quan trọng của hầu hết các tổ chức này, nhưng đi kèm với đó là áp lực vô cùng lớn về chi phí và sự giám sát của truyền thông. Những người làm việc trong khu vực công phải đạt được điều này với một ngân sách eo hẹp, đồng thời thể hiện được đầy đủ sự minh bạch và tính trách nhiệm.

Là một phần thiết yếu trong chiến lược của mình, nhiều tổ chức đang hướng tới các giải pháp phần mềm và dịch vụ khác nhau để giúp họ kiểm soát, theo dõi và quản lý tốt hơn các tài sản CNTT và truyền thông. Những giải pháp này cung cấp sự minh bạch cần thiết để kiểm soát chi phí và đạt được khả năng hiển thị.

Ba yếu tố của quản lý CNTT và viễn thông

Trong một tổ chức khu vực công điển hình, các hợp đồng CNTT và viễn thông có thể bao gồm mọi thứ, từ thiết bị di động đến đường dây điện thoại cố định, cước cuộc gọi video, thiết bị IoT và hơn thế nữa. Quản lý tất cả các hợp đồng, tài sản và chi phí liên quan có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nếu không muốn nói là phức tạp. Điều này đặc biệt đúng khi nhiều nhà mạng, văn phòng với các cấu trúc tỷ lệ khác nhau cùng tham gia.

Trong nhiều trường hợp, ba yếu tố hợp đồng, tài sản và chi phí này thường không được kết nối hoặc quản lý tập trung. Do đó, các tổ chức gặp khó khăn trong việc kiểm soát và có được cái nhìn toàn diện, điều này ảnh hưởng đến khả năng làm chủ chi phí.

Đây là lúc Công nghệ quản lý chi phí (Technology Expense Management-TEM) phát huy tác dụng. Những lợi ích của TEM vượt xa việc tiết kiệm chi phí đơn giản. TEM là một cách tiếp cận dựa trên phần mềm cho phép các doanh nghiệp và tổ chức khu vực công quản lý toàn bộ vòng đời tài sản CNTT và viễn thông của mình. Các tổ chức chuyển sang TEM có thể đạt được các điều sau:

• Theo dõi toàn bộ tài sản CNTT và viễn thông bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu tài sản tập trung.
• Có được một cái nhìn rõ ràng về những dịch vụ đã mua, vị trí của chúng và cách chúng được sử dụng.
• Xác định lỗi trong quá trình thanh toán và các tranh chấp chi phí không chính xác.
• Hợp lý hóa quy trình mua sắm để giúp công việc của người mua hàng trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
• Tăng cường sức mạnh đàm phán của tổ chức trong quá trình ký kết hợp đồng.

Giảm chi tiêu chính phủ

Tại Anh, CCS (Crown Commercial Service - cơ quan điều hành và quỹ giao dịch của Văn phòng Nội các Chính phủ Vương quốc Anh) đã phát triển khuôn khổ RM3802 dành riêng cho khu vực công. Khung tiêu chuẩn này giúp các tổ chức nhanh chóng xác định và triển khai giải pháp TEM với mục tiêu là tiết kiệm chi phí ít nhất 20% trên toàn bộ khu vực công.

Mặc dù cắt giảm chi phí là mục tiêu chính nhưng TEM không chỉ đơn giản dừng lại tại đó. Nó được thiết kế để giúp các tổ chức cả quy mô và tối ưu hóa. Nhiều tổ chức chính phủ tích hợp giải pháp TEM vào các công nghệ hiện tại của mình, bao gồm Quản lý Dịch vụ CNTT, Quản lý nguồn nhân lực và Hệ thống kế toán.

CNTT và viễn thông là những lĩnh vực không ngừng phát triển và tiềm năng đổi mới của chúng là rất lớn. Chiến lược TEM được lên kế hoạch tốt sẽ là một công cụ thiết yếu thúc đẩy tăng trưởng và hiện đại hóa các dịch vụ để hỗ trợ các cử tri.

Các yêu cầu chính khác mà CCS tập trung trong khuôn khổ RM3802 nhằm hỗ trợ khả năng thực thi và của các tổ chức nằm trong khu vực công cộng ở Anh và giúp họ gặt hái được kết quả ngay lập tức bao gồm:

• Tính dễ sử dụng sẽ giúp các tổ chức có thể tập trung vào các thực tiễn thay vì gỡ rối các mô hình sử dụng.
• Một dịch vụ dựa trên đám mây sáng tạo với quyền truy cập vào các phân tích chi tiết về hóa đơn và chi tiêu.
• Quản lý chủ động các khu vực phân tán, cho phép một bức tranh chân thực về những gì mà xảy ra trong tổ chức.
• Giá trị, tính linh hoạt và sự lựa chọn đa dạng với nhiều gói khác nhau có sẵn để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
• Yên tâm khi biết rằng giải pháp TEM được cung cấp bởi nhà cung cấp được CCS phê duyệt, đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt cần thiết cho các tổ chức khu vực công.

Hiểu biết sâu sắc hơn cho các quyết định chiến lược tốt hơn

TEM cũng có thể cho phép các tổ chức khu vực công có cách tiếp cận chiến lược hơn để phát triển công nghệ trong tương lai - hỗ trợ đổi mới và thúc đẩy thay đổi, thông qua:

• Phân tích dữ liệu của toàn bộ tài sản cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về việc sử dụng và chi tiêu công nghệ, giúp các tổ chức trong khu vực công hiểu được các mô hình hành vi và dự đoán nhu cầu trong tương lai của mình.
• TEM cho phép xác định tất cả các tài sản của một doanh nghiệp ở một nơi và biết được cách chúng đang được sử dụng. Điều đó sẽ giúp các tổ chức phát hiện ra các khu vực cần sửa lỗi nhanh chóng, dẫn đến tiết kiệm chi phí dễ dàng.
• Với các chuyên gia bên ngoài, những người hiểu rõ thị trường CNTT và viễn thông và biết được hướng mà nó sẽ di chuyển, TEM sẽ giúp việc đưa ra quyết định tương lai dễ dàng hơn, đảm bảo rằng một chiến lược CNTT là một chiến lược có thể thực hiện được và hiệu quả về chi phí.

Hướng tới tương lai: tích hợp TEM với các công nghệ khác

Trong tương lai, TEM sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức thuộc lĩnh vực công phát triển các dịch vụ kỹ thuật số của mình bằng cách tích hợp tốt hơn với các công nghệ khác như trí tuệ nhân tạo (AI) và các chương trình chuyển đổi kỹ thuật số. Việc tự động hóa những nhiệm vụ chính sẽ giúp các quy trình hoạt động nhanh hơn và hiệu quả hơn. Cùng với đó, tích hợp công nghệ dựa trên AI với các hệ thống hiện có sẽ tăng thêm tiềm năng của chúng trong việc cung cấp giá trị gia tăng.

Các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số được tích hợp đầy đủ sẽ giúp các tổ chức trong khu vực công thực hiện quá trình chuyển đổi sang cách làm việc hoàn toàn kỹ thuật số dễ dàng hơn, tập trung vào người dùng, hiệu quả và minh bạch hơn cho mọi người.

Theo một nghiên cứu mới về số hóa khu vực công, công nghệ và hệ thống đang giúp các cơ quan nhà nước khởi động những nỗ lực của họ. Cộng đồng cố vấn và hỗ trợ của Anh có một hệ thống quản lý vụ việc mới được phát triển để quản lý thông tin liên lạc một loạt các cơ quan chính phủ từ một nền tảng trung tâm.