Quản lý vòng đời thông tin trong CĐS: bài toán khó cho DN

Cơ sở dữ liệu (CSDL) và thông tin được xem là các yếu tố được quan tâm hàng đầu trong việc phát triển hay vận hành của một DN. Tuy nhiên, các DN cũng đang đối diện với thực trạng là đáng buồn là rất nhiều CSDL hay thông tin vẫn đang tồn tại dưới dạng văn bản giấy, việc khai thác thông tin hay bảo mật vẫn đang được áp dụng bằng các phương pháp truyền thống và cũ kỹ, điều này vô hình chung làm cho các DN phải đối diện với nhiều khó khăn, thử thách và rủi ro.

Bài học thành công từ một ngân hàng từng phải tái cơ cấu

Bên cạnh những thách thức và rủi ro thì cũng có nhiều thuận lợi và cơ hội, đó là sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Đặc biệt, trong đại dịch COVID-19, công nghệ đã giúp chúng ta duy trì công việc thông qua hoạt động làm việc từ xa qua các nền tảng trực tuyến. Hàng triệu, hành tỉ người trên thế giới, thông qua các nền tảng xã hội, nền tảng dùng chung mà vẫn có thể duy trì được công việc và cuộc sống. Đó là nhờ phần lớn vào công nghệ, và điển hình là công nghệ chuyển đổi số (CĐS). CĐS là một trong những công cụ, giải pháp, lối đi để giúp cho các tổ chức, cá nhân, có thể giải được nhiều bài toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau.

Theo ông Nguyễn Hùng Sơn, Tổng giám đốc Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ (FSI), tại một hội thảo liên quan đến CĐS vừa diễn ra tại TP.HCM: "Tôi có thể chia sẻ một ví dụ thành công về CĐS tại Việt Nam, ngân hàng Tiên Phong (Tiên Phong Bank - TPBank) năm 2011 nằm trong danh sách 9 tổ chức tín dụng yếu kém phải tái cơ cấu của Ngân hàng Nhà nước. Nhưng sau đó, ban lãnh đạo mới tiếp quản và họ đã thay đổi ngân hàng theo hướng CĐS, và đến năm 2021, lợi nhuận sau thuế của TPBank đã đạt 6.000 tỷ và dự kiến lợi nhuận trong năm 2022 sẽ đạt mức 8.000 tỷ đồng". 

"Đằng sau thành công này là CĐS và cải cách mạnh mẽ trong hệ thống của TPBank. Chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, 2 năm vừa qua, họ đã đưa vào khoảng 200 robot tự động, chạy trên hệ thống CNTT của TPBank và giúp cho họ tăng trưởng doanh số và tăng trưởng lợi nhuận lớn nhưng nhân viên không tăng, thậm chí một số bộ phận còn giảm, chi phí giảm", ông Nguyễn Hùng Sơn nói tiếp. 

Vẫn theo ông Sơn: "Hiện tại các ngân hàng ở Việt Nam không được mở thêm chi nhánh nhưng TPBank lại mở được hơn 200 "phòng giao dịch" không có nhân viên, chỉ có bảo vệ (những nơi an ninh tốt thì còn không cần cả bảo vệ). Tại các phòng giao dịch này, khách có thể tự thực hiện các giao dịch, gửi, rút tiền, và nhiều giao dịch khác nhau vốn trước đây phải tới phòng giao dịch truyền thống, có nhân viên để thực hiện... và như vậy là đã có những thay đổi rất lớn, không chỉ ở công nghệ mà còn cả ở mô hình kinh doanh, thay đổi suy nghĩ, nhận thức và thay đổi về phương pháp làm việc, đã giúp cho nhiều ngân hàng, DN và tổ chức tại Việt Nam có những bước phát triển mạnh mẽ".

Và để có được những thành công trong CĐS tại Tiên Phong Bank hay nhiều ngân hàng và tổ chức tài chính khác nói riêng và các DN, tổ chức nói chung là nhờ phần lớn vào việc họ đã tiến hành số hoá CSDL và thông tin một cách khoa học và bài bản. 

Bài toán quản lý vòng đời thông tin trong CĐS

Liên quan đến câu chuyện CĐS trong đó có số hoá CSDL và thông tin tại Việt Nam, ông Trần Việt Hùng, Giám đốc Thương mại của Iron Mountain tại Việt Nam cho biết: "Chúng tôi đã gửi câu hỏi về lộ trình số hoá của DN đang diễn ra như thế nào, việc số hoá, lưu trữ giấy tờ, trong tương lai chúng ta làm như thế nào cho một số DN? Các phản hồi được gửi về làm cho chúng tôi ngạc nhiên, tới 70% số phản hồi nói rằng việc số hoá vẫn đang diễn ra, nhưng chỉ đạt mức 20 - 50% của lộ trình". 

"Việc lưu trữ thông tin trên giấy tờ, chiếm tới 70% các hoạt động của DN, đây là con số cực kỳ ngạc nhiên đối với chúng tôi, rằng việc lưu trữ giấy tờ vẫn đang ở cách rất truyền thống, như là chúng ta có 1 cái kho và chúng ta lưu trữ giấy tờ trong đó, và việc truy xuất khi cần những thông tin cần thiết lại tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc v.v...

Theo FSI, hồ sơ dữ liệu và thông tin là tài sản quý giá nhất của bất kỳ DN nào, nó quyết định đến 70% thành công của một giao dịch. Tuy nhiên tại Việt Nam hiện nay, hơn 70% các thông tin dữ liệu vẫn được lưu trữ trên giấy và hơn 90% DN vẫn đang khai thác tài sản này theo cách truyền thống thông qua lưu trữ trong các kho, tủ, giá kệ… và thời gian lưu trữ có thể kéo dài từ vài năm đến vĩnh viễn tùy theo yêu cầu của pháp luật và DN.

Vẫn theo ông Trần Việt Hùng: "Hồ sơ dữ liệu và thông tin là tài sản quý giá nhất của bất kỳ DN nào, tuy nhiên hơn 90% DN vẫn đang khai thác tài sản này theo cách truyền thống. Giai đoạn hậu COVID-19, DN cần chuẩn bị sẵn sàng cho những bứt phá mới và việc quản lý vòng đời của hồ sơ dữ liệu chính là bước khởi đầu quan trọng". 

Việc lưu trữ các tài liệu theo cách truyền thống khiến DN tốn kém nhiều chi phí và có thể gặp các rủi ro trong vấn đề bảo mật thông tin, mất mát dữ liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nếu lưu trữ không cẩn thận. Cụ thể, theo IDC, hàng năm chỉ riêng tại Mỹ đã tốn 25 - 35 tỷ USD cho việc nộp hồ sơ, lưu trữ và truy xuất giấy; mỗi tủ tài liệu 4 ngăn chứa được từ 10.000 - 12.000 tài liệu, chiếm khoảng 2,7m2 diện tích sàn và tốn 1.500 USD/năm để duy trì.

Vậy làm sao để chúng ta có thể tối ưu hoá được khoảng không, tối ưu hoá cách phân loại, lưu trữ tài liệu, tự động hoá qui trình truy xuất và tiết kiệm chi phí trong hoạt động lưu trữ? ông Bùi Ngọc Bình, Phó Giám Đốc FSI - chi nhánh TP.HCM cho rằng: "Trong bất kỳ quá trình CĐS của DN hay tổ chức này thì cũng nên lấy dữ liệu làm trung tâm. Biến đổi tối đa nguồn dữ liệu sang dạng số, ứng dụng các phần mềm, hệ thống để quản lý và tạo ra nguồn dữ liệu số mới".

Ngoài ra các chuyên gia cũng cho rằng, hiện có nhiều giải pháp để gỉai bài toán quản lý vòng đời thông tin trong CĐS từ các tập đoàn, tổ chức chuyên nghiệp trong việc số hoá dữ liệu, ví dụ như các giải pháp quản lý dữ liệu đám mây, tự động hóa quy trình công việc, dịch vụ dữ liệu hình ảnh, phục hồi và di chuyển dữ liệu v.v... các DN nên sử dụng các giải pháp này để thực hiện bước số hoá dữ liệu trong tiến trình CĐS của mình. 

Cuối cùng, đại dịch COVID-19 khiến DN và người lao động cũng có sự chuyển dịch lớn, nhiều mô hình làm việc mới, công việc mới ra đời thay thế cho cách thức vận thành truyền thống. Điều này đòi hỏi các hình thức khai thác, quản trị dữ liệu, cũng như cách thức vận hành, làm việc cũng phải thay đổi để thích nghi với thời kỳ "bình thường mới".

Căn cứ các quy định của pháp luật, tình hình thực tế về tài liệu lưu trữ và khả năng về kinh phí, khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan/DN khi số hóa lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử, nên thực hiện theo các tiêu chí sau: Tài liệu quý hiếm, Nội dung tài liệu có giá trị cao; Tần suất khai thác sử dụng nhiều và Tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp./.