Theo định nghĩa của Viện QTDL Mỹ, "QTDL là một hệ thống quyền quyết định và trách nhiệm giải trình đối với các quá trình liên quan đến thông tin, được thực hiện theo các mô hình đã thỏa thuận, mô tả ai có thể thực hiện các hành động với thông tin nào và khi nào, trong hoàn cảnh nào, sử dụng các phương pháp nào".
Tại sao có một chiến lược QTDL tốt lại quan trọng như vậy? Trên thực tế nếu không QTDL thì có thể dẫn đến dữ liệu kém chất lượng, khó sử dụng, thiếu tính toàn vẹn, dễ bị tấn công bởi các mối đe dọa an ninh mạng, không nhất quán và không phải lúc nào cũng có sẵn cho người dùng của DN. Nói cách khác, từ quan điểm kinh doanh, DN sẽ thu không được lợi ích lợi gì khi có dữ liệu tốt mà không có QTDL.
Mục tiêu của QTDL
Quá trình CĐS đang được đẩy mạnh trong nhiều tổ chức, DN và dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi đó, vì phần lớn thành công của DN phụ thuộc vào dữ liệu tin cậy, an toàn và cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm. Điều đó, đã đặt ra yêu cầu các tổ chức, DN cần phải có chiến lược QTDL hiệu quả để có thể tận dụng tối đa được lợi thế nguồn tài nguyên dữ liệu của mình.
Không có gì ngạc nhiên khi nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ QTDL đang gia tăng. Công ty nghiên cứu MarketsandMarkets ước tính rằng thị trường QTDL toàn cầu sẽ tăng từ 2,1 tỷ USD năm 2020 lên 5,7 tỷ USD vào năm 2025, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 22% trong giai đoạn dự báo.
Báo cáo cũng cho biết, các yếu tố như sự tăng trưởng nhanh chóng về khối lượng dữ liệu, gia tăng các quy định và yêu cầu tuân thủ cũng như hợp tác kinh doanh ngày càng tăng được kỳ vọng sẽ thúc đẩy sự tăng trưởng của thị trường. Với sự ra đời của một số quy định về quyền riêng tư dữ liệu của các tổ chức chính phủ trên khắp thế giới, việc đảm bảo dữ liệu trong tổ chức được lưu trữ, sử dụng và loại bỏ một cách thích hợp đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Theo đó, mục tiêu của QTDL là thiết lập các phương pháp, tập hợp trách nhiệm và quy trình để tiêu chuẩn hóa, tích hợp, bảo vệ và lưu trữ dữ liệu của DN, tổ chức. Theo Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng kinh doanh (BARC), các mục tiêu chính của QTDL là: Giảm thiểu rủi ro; Thiết lập các quy tắc nội bộ để sử dụng dữ liệu; Thực hiện các yêu cầu tuân thủ; Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài; Tăng giá trị của dữ liệu; Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý; Giảm chi phí; Giúp đảm bảo sự tồn tại liên tục của công ty thông qua quản lý rủi ro và tối ưu hóa.
Bên cạnh đó, BARC cũng lưu ý rằng các chương trình như vậy cần luôn được thiết lập ở các cấp độ chiến lược, chiến thuật và hoạt động trong DN, đồng thời chúng phải được coi là các quá trình lặp đi lặp lại liên tục.
Lợi ích của QTDL
Hầu hết các DN, tổ chức cúng đã có một số hình thức quản trị cho các ứng dụng, đơn vị kinh doanh hoặc chức năng riêng lẻ. Theo thông lệ, QTDL là việc thiết lập sự kiểm soát chính thức, có hệ thống đối với các quá trình và trách nhiệm này. Làm như vậy có thể giúp các công ty duy trì khả năng đáp ứng, đặc biệt là khi họ phát triển đến một quy mô mà việc các cá nhân thực hiện các nhiệm vụ chức năng chéo không còn hiệu quả nữa. Một số lợi ích tổng thể của quản lý dữ liệu chỉ có thể được thực hiện sau khi DN đã thiết lập QTDL có hệ thống. Một số lợi ích này bao gồm:
• Hỗ trợ ra quyết định tốt hơn, toàn diện hơn xuất phát từ dữ liệu nhất quán, thống nhất trong toàn tổ chức
• Các quy tắc rõ ràng để thay đổi các quy trình dữ liệu giúp DN và hoạt động của hệ thống CNTT trở nên nhanh nhẹn hơn và có thể mở rộng
• Giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý dữ liệu khác thông qua việc cung cấp các cơ chế kiểm soát trung tâm
• Tăng hiệu quả thông qua khả năng tái sử dụng các quy trình và dữ liệu
• Cải thiện niềm tin về chất lượng dữ liệu và tài liệu về các quy trình dữ liệu
• Cải thiện việc tuân thủ các quy định về dữ liệu
(Hình minh họa)
Bằng cách áp dụng một số phương pháp hay nhất, các tổ chức, DN có thể tạo ra một chiến lược QTDL hiệu quả của riêng mình.
Xác định các yếu tố dữ liệu quan trọng và coi dữ liệu như một nguồn tài nguyên chiến lược
Không phải tất cả dữ liệu đều có tầm quan trọng như nhau đối với tổ chức và một phần của QTDL tốt là biết khía cạnh nào của cơ sở hạ tầng dữ liệu là quan trọng nhất đối với DN.
Jack McCarthy, CIO của State of New Jersey – Judiciary cho biết: "Khi nhìn tổng thể khắp miền, bạn sẽ thấy rằng những yếu tố quan trọng có thể liên quan đến hàng chục, hàng trăm hệ thống và ứng dụng. Các phần tử dữ liệu quan trọng này được tìm thấy trong toàn hệ thống. Bằng cách xác định các yếu tố chính và quan trọng, bạn có thể truy tìm nguồn gốc của chúng và xác định các chính sách và thủ tục phù hợp có thể áp dụng".
Ở cấp độ cơ bản hơn, các tổ chức cần nắm bắt được mức độ quan trọng của thông tin đối với sự thành công của DN. Điều này có thể giúp tạo ra một nền văn hóa hỗ trợ QTDL mạnh mẽ, bao gồm cả ở các cấp cao nhất của tổ chức.
"Kinh nghiệm của tôi là hiệu quả QTDL đến từ việc DN sẵn sàng và có thể sử dụng dữ liệu như một tài sản chiến lược quan trọng", Bill Balint, CIO tại Đại học Indiana University of Pennsylvania chia sẻ.
Thiết lập các chính sách và thủ tục cho toàn bộ vòng đời dữ liệu
Dữ liệu không tồn tại ở một thời điểm duy nhất. Nó được tạo bởi một nguồn, được làm sạch, cập nhật, lưu trữ, phân tích, truyền, sao lưu, xóa... Có những điểm tiếp xúc tiềm năng trong mỗi bước của vòng đời và việc quản lý tốt dữ liệu qua các giai đoạn khác nhau đòi hỏi phải có các chính sách và quy trình cho từng giai đoạn.
Theo McCarthy, cần xác định ai là chủ sở hữu hệ thống hoặc người nào có thể thay đổi dữ liệu trong suốt vòng đời của nó. Bằng cách này, các tổ chức có thể cung cấp các lộ trình kiểm tra và các điểm kiểm tra dữ liệu khác nhau để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ và thấu đáo về các yếu tố dữ liệu.
Thu hút người dùng của DN tham gia vào quá trình quản trị
Người dùng của DN thường nằm trong số những người hưởng lợi lớn nhất từ việc QTDL tốt, vì nó giúp họ có sẵn dữ liệu chất lượng cao để thực hiện công việc của mình tốt hơn. Do đó, họ nên tham gia vào quá trình quản trị, nếu và khi điều đó có ý nghĩa.
Bryan Phillips, Phó Chủ tịch cấp cao về công nghệ và CIO của Công ty đóng gói Alpha Packaging cho biết: "Tôi thích thành lập một nhóm người dùng với chủ sở hữu dữ liệu. Sau đó, tôi muốn cho họ kiểm soát ngân sách ở mức độ nào đó đối với những gì đang được thực hiện và ưu tiên".
Theo Phillips, điều này giúp thúc đẩy sự hợp tác, chia sẻ kiến thức và thậm chí có thể tạo ra một chút cạnh tranh thân thiện giữa các bộ phận khác nhau.
Chủ sở hữu dữ liệu thường là những người phù hợp nhất để lập danh mục dữ liệu của họ. "Không ai biết dữ liệu tốt hơn họ", Phillips cho biết thêm. Do đó, sử dụng nhóm này để xác định nơi các vấn đề tồn tại và giải quyết chúng.
Đừng bỏ bê việc quản lý dữ liệu chủ
Quản trị nên bao gồm quản lý dữ liệu chủ, vì dữ liệu này cung cấp các thông tin cho tất cả các giao dịch kinh doanh. Quản lý dữ liệu chủ hiệu quả có thể dẫn đến tính nhất quán và độ chính xác cao hơn của dữ liệu.
Phillips cho biết, cần phải tập trung mạnh mẽ vào tiêu chuẩn hóa hoặc tham chiếu chéo dữ liệu chủ. Đây thường là khu vực bị bỏ qua nhiều nhất. Nếu không, dữ liệu có thể bị chặn và không có cách nào để liên kết dữ liệu giữa nhiều miền liên quan lại với nhau. Điều quan trọng là phải có một nhóm thực hiện điều này và hợp tác chặt chẽ với người dùng của DN.
Nhóm chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu chủ nên là một nhóm thuộc chức năng kinh doanh liên quan đến nhiều bộ phận hơn là một phần của CNTT, Phillips nhấn mạnh.
Hiểu giá trị của thông tin
QTDL nếu không hiểu rõ thì rất dễ là công cụ gây nhầm lẫn vì nó không nhất thiết phản ánh giá trị thực thu thập được từ thông tin.
Marc Johnson, Cố vấn cấp cao và CIO ảo tại Công ty tư vấn chăm sóc sức khỏe Impact Advisors cho biết: Thông tin là mối tương quan của dữ liệu tạo ra giá trị cho một tổ chức, bao gồm hồ sơ tài chính, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ nhân viên,...
"Quản trị cần nhiều thứ hơn là phân loại dữ liệu. Nó cần phân loại thông tin. Phân loại thông tin chỉ ra giá trị đối với tổ chức và tác động sau đó nếu bị mất, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy", Johnson cho biết.
QTDL đòi hỏi sự thẩm định chi tiết để biết ai có quyền truy cập vào thông tin nào và thông tin đó có giá trị như thế nào đối với tổ chức, khách hàng, nhân viên, đối tác và những người khác.
Johnson cũng nhấn mạnh thêm: "Nếu một tổ chức không đi đủ sâu vào quy trình QTDL, họ có nguy cơ khai thác quá mức hoặc thậm chí là không đảm bảo kỹ thuật trong việc bảo vệ, tính khả dụng và phục hồi nền tảng thông tin kinh doanh của họ".
Đừng hạn chế quá mức việc sử dụng dữ liệu
Do giá trị cạnh tranh của các nguồn thông tin và những rủi ro đáng kể về bảo mật và quyền riêng tư, các giám đốc điều hành CNTT có thể có xu hướng hạn chế mạnh mẽ cách dữ liệu được phân phối và sử dụng. Điều này làm cho việc quản trị có vẻ như là một hoạt động tiêu cực hơn là một hoạt động tích cực trong các tổ chức và cuối cùng không khuyến khích sự đổi mới.
Theo Brandon Jones, CIO của nhà cung cấp bảo hiểm bảo đảm toàn cầu cho nhân viên các cơ quan công quyền (WAEPA): Hạn chế nặng nề có thể dẫn đến việc hạn chế tạo ra giá trị kinh doanh và sự bất bình, thiếu sự chấp nhận của người dùng đối với các công nghệ của DN.
Jones cho biết, WAEPA đã xây dựng một nền tảng tích hợp và toàn diện, tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành một nền tảng tận dụng nhiều hình ảnh hóa dựa trên nhu cầu của các bên liên quan trong kinh doanh. Trong đó, các mục tiêu là cải thiện khả năng truy cập, độ chính xác và tính đầy đủ của dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định tự tin hơn.
Các nhà lãnh đạo tổ chức, DN phải liên tục phát triển theo nhu cầu của DN và để làm được điều đó, mỗi bên liên quan cần có khả năng đóng góp. Mọi người cũng cần quyền truy cập dễ dàng và an toàn vào thông tin phù hợp với những gì họ đang làm. "Ban quản trị vào cuộc để đảm bảo rằng các vấn đề được giải đáp và dữ liệu đang được sử dụng đúng cách để đưa ra các quyết định nhằm giải quyết những vấn đề tương tự", Jones nói./.
