Tập dượt làm việc online để đổi mới phương pháp làm việc

Hiệu quả cao, giảm chi phí, an toàn

Đón nhận tin “cả nước hạn chế ra ngoài 15 ngày, từ 1/4/2020” với vẻ khá bình thản, anh Nguyễn Minh Ngọc, Giám đốc Công ty TNHH Xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ Minh Quang cho biết: “Công ty đã cho làm việc từ xa 2 tháng nay. Điểm hiệu quả đầu tiên là công việc vẫn trôi chảy, đơn hàng xử lý online, nhập hàng, bán hàng đều online, nên gần như không bị ảnh hưởng nhiều. Chỉ cần hàng ngày mình yêu cầu, giao việc cho nhân viên, gặp vấn đề gì họ sẽ gọi để mình giải quyết. Tôi đang tính hết dịch tổng kết lại, bỏ thuê hội sở văn phòng, chuyển qua làm việc online chỉ giữ lại 1 văn phòng giao dịch nhỏ thôi để giảm chi phí”.

Theo VNPT, Việt Nam đang trên hành trình chuyển đổi số từ Chính phủ tới doanh nghiệp, người dân. Với các doanh nghiệp đang thực hiện việc chuyển đổi số, làm việc online từ xa là đợt thực hành tốt nhất trong môi trường thực tế, để sau khi dịch bệnh kết thúc, cách làm việc, tương tác, chia sẻ cũng sẽ thay đổi, góp phần thúc đẩy cách làm việc trực tuyến.

“Ban lãnh đạo công ty vẫn điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi, quản lý các công việc đã giao cho từng bộ phận, cá nhân một cách rõ ràng, minh bạch. Qua gần 2 tháng sử dụng, nhất là đợt cao điểm dịch bệnh, nhiều bộ phận làm việc online, tôi vẫn nắm bắt đầy đủ thông tin, kịp thời đưa ra các quyết định chính xác", bà Đinh Thu Hiền, Giám đốc Điều hành một công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục nhận xét.

Khảo sát nhanh các doanh nghiệp làm việc online thời gian qua cho thấy, vấn đề họ lo ngại nhất là hiệu quả công việc không đảm bảo. Vấn đề tiếp theo là an ninh, bảo mật và quản lý nhân sự.

G-Group, Công ty có tới hơn 1.000 nhân viên và 8 công ty con cũng đã áp dụng chính sách làm việc luân phiên từ xa, lịch làm việc online - offline, không quá 20 người tại văn phòng. Trước đó, nhân viên G-Group nhận được tài liệu hướng dẫn làm việc từ xa hiệu quả, cùng với quy định của công ty về chấm công, điểm danh qua video call báo cáo nghiêm ngặt đầu giờ sáng và cuối giờ chiều hàng ngày, tương tác online, phần mềm họp nhóm để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Đây cũng là “kịch bản” phổ biến của phần lớn các công ty từ thời điểm đầu tháng 3/2020 đến nay. Gần 90% công ty được hỏi đánh giá làm việc online vẫn đảm bảo hiệu quả nếu có phương pháp quản lý khoa học và giám sát chặt chẽ.

“Ngoài ra, một vấn đề chúng tôi nhận thấy là làm việc online sẽ tiết giảm được nhiều chi phí thường xuyên như tiền điện, nước, vận hành quản lý tòa nhà… Nếu chuyển hẳn làm việc online còn tiết giảm rất nhiều chi phí lớn như thuê văn phòng, giảm nhân lực và chi phí bộ phận bảo vệ, phục vụ”, Giám đốc một công ty chia sẻ.

Xu hướng trong tương lai

Đánh giá về giải pháp làm việc từ xa, PGS-TS. Lê Thị Lan Hương, nguyên Viện trưởng Viện Khoa học lao động và Xã hội (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) cho biết, xu hướng làm việc từ xa được nhiều quốc gia trên thế giới áp dụng trong thời đại công nghệ 4.0. Khi dịch bệnh hoành hành, giải pháp này còn giúp giảm khí thải gây ô nhiễm môi trường, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Ưu điểm của cách thức làm việc này là mang lại cho nhân viên sự thoải mái và tự do sáng tạo, tránh được những áp lực tại cơ quan. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ phù hợp với các công ty lớn, công ty đa quốc gia và một số ngành nghề, bởi nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam chưa chuẩn bị cho hệ thống làm việc từ xa. Chưa kể, thiếu sự giám sát có thể dẫn đến nhân viên không tự giác, thiếu tập trung trong công việc.

Hiện tại, đây là giải pháp tạm thời được các doanh nghiệp, đơn vị áp dụng trong mùa dịch, nhưng sẽ là xu thế làm việc mới trong thời gian tới tại Việt Nam. Trong cái rủi có cái may, các doanh nghiệp sẽ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống, tạo ra những yếu tố mới. Bên cạnh đó, cách làm việc này cũng tạo ra sự phân công lao động mới, thay cho mô hình truyền thống làm việc tại văn phòng. “Quan trọng nhất là không gian làm việc mới, không gian tương tác trên mạng giúp rút ngắn các công đoạn trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội sau dịch bệnh”, bà Hương nhận xét.