Để làm việc trực tuyến có hiệu quả?

Không chỉ ở Việt Nam, mà trên thế giới, làm việc từ xa đã trở nên quen thuộc với nhiều người. Theo khảo sát của Microsoft, có khoảng 80% lãnh đạo doanh nghiệp trên thế giới muốn tìm kiếm môi trường làm việc thuận lợi từ xa cho nhân viên trong bối cảnh đại dịch Covid-19.

Khoảng 73% nhân viên muốn có nơi làm việc thoải mái, có nghĩa là không nhất thiết ở tại công ty, có thể làm việc ở ngoài hoặc ở nhà; và khoảng 66% lãnh đạo công nghệ thông tin trong doanh nghiệp muốn thay đổi các thiết bị, ứng dụng phù hợp để có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến, làm việc ngoài giờ hành chính, làm việc từ xa mọi lúc, ở mọi nơi thuận tiện.

Còn theo khảo sát của Google tại Mỹ cho thấy, khoảng 56% người lao động được các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức cho phép làm việc online tại nhà. Họp video trên Internet, tổ chức làm việc từ xa theo hình thức online, có thể giúp tiết kiệm chi phí so với làm việc trực tiếp tại văn phòng, công sở… lên đến khoảng 11.000 USD/người/năm.

Giải pháp làm việc trực tuyến cũng chính là một phần của chuyển đổi số. Đại dịch COVID-19 gây ra cú sốc lớn, nhưng ở một khía cạnh tích cực lại thay đổi cách thức vận hành của nền kinh tế, dịch chuyển đầu tư, các quốc gia tập trung đẩy nhanh khai thác thế mạnh về chuyển đổi số để khơi thông chuỗi cung ứng toàn cầu bị gián đoạn bởi đại dịch. Ông Hoàng Quang Phòng, Phó Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chia sẻ:

Chuyển đổi số trong ngành sản xuất không chỉ đơn thuần là việc tự động hóa dây chuyền sản xuất hay phân tích dữ liệu tốt, mà còn liên quan đến sự thay đổi trong suy nghĩ, cách tiếp cận và giải quyết vấn đề mới. Việc sẵn sàng thay đổi tư duy và ứng dụng những công nghệ mới sẽ giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp của mình.

Trước đây, mô hình làm việc từ xa thường thấy ở các công ty đa quốc gia, hoặc ở một số ngành nghề đặc thù như freelancer, kỹ sư v.v… Nhưng khi dịch bệnh bùng phát, doanh nghiệp trên toàn thế giới dần chuyển dịch sang làm việc trực tuyến. Người Việt Nam chúng ta cũng dần thích nghi với mô hình này, dù vẫn còn những bỡ ngỡ.

“Là một giáo viên, mình thấy việc làm việc tại nhà, dạy tại nhà thì nó cũng có khá nhiều bất cập và khó khăn. Ví dụ như trong việc truyền tải kiến thức cho học sinh sẽ khó hơn, mình phải dùng nhiều cách hơn, phải nói nhiều hơn, với cả trong việc quản lý lớp học cũng nhiều khó khăn hơn.” Diệu Hoa - Giáo viên trường THCS Angieri cho biết.

“Làm việc ở nhà thì giai đoạn đầu cũng khá là khó khăn. Nhưng đâu rồi cũng vào đấy thôi. Một thời gian dài khi mà phải sử dụng công nghệ thường xuyên, làm cho việc giao tiếp hiệu quả hơn, chất lượng công việc cũng được nâng cao hơn và cải thiện khá là đáng kể. Bởi vì không chỉ tiết kiệm được thời gian đi lại mà còn có thể tập trung vào công việc hiệu quả hơn. Không bị sao nhãng bởi những ồn ào xung quanh, cũng như là mình có thể sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả và tốt hơn”, Thu Hương - Nhân viên Cty CP chứng khoán Pinetree chia sẻ

Nhưng để làm việc ở nhà một cách hiệu quả là không hề đơn giản. Khác với làm việc tại văn phòng, chỉ cần tập trung vào công việc, làm việc trực tuyến tồn tại không ít những trở ngại mà cả nhân viên và doanh nghiệp phải vượt qua, theo chia sẻ của ông Bùi Trung Thành, Giám đốc kinh doanh của nền tảng Base.vn:

“Đối với các nhân sự, khó khăn trong câu chuyện khi làm việc ở nhà, 1 là liên quan đến vấn đề liên quan đến động lực làm việc, 2 là cách nhân sự được đánh giá chính xác và cũng như là nhà quản lý sẽ nắm bắt được tình trạng hoạt động công việc của nhân viên.

Về động lực với công việc, khi làm việc ở nhà, chúng ta không có đồng nghiệp xung quanh, chúng ta cũng không có tương. Làm sao để chúng ta tập trung vào công việc được, đó là một bài toán khó khăn mà tôi nghĩ là các doanh nghiệp cần cơ chế để giải.

Về câu chuyện đánh giá nhân sự, khó khăn này không chỉ đến từ nhân viên mà đến từ quản lý nhiều hơn. Chúng ta cần đặt mục tiêu. Từ mục tiêu đấy bắt đầu thiết lập kế hoạch công việc. Mục tiêu hay năng lực của nhân sự có thể đo lường bằng cách khác, không chỉ đo lường bằng những chỉ số, phải đo lường nhân sự bằng việc làm việc thường xuyên.”

Còn theo ông Nguyễn Mạnh Hải - đại diện Công ty Technical Specialist, đối tác của Google, để làm việc trực tuyến có hiệu quả, không chỉ cần những phương án, chính sách phù hợp mà chúng ta cũng cần áp dụng hiệu quả các công cụ, nền tảng công nghệ:

Hiện tại một không gian làm việc không chỉ là một văn phòng cố định truyền thống nào đó. Bây giờ, ngôi nhà hoặc không gian riêng tư của chúng ta có thể trở thành một cái work space cùng với sự tiến bộ của Internet. Thời đại công nghệ 4.0, có những công cụ để chúng ta làm việc tại nhà một cách hiệu quả, an toàn. Đây là một điều cần thiết, thiết yếu trong thời đại hiện nay.

Hiện một số doanh nghiệp lớn trên thế giới như Facebook, Google, Ford.. đã mở màn cho xu hướng làm việc từ xa vô thời hạn. Làn sóng này có làm thay đổi phong cách làm việc ở Việt Nam hay không, hiện vẫn là một câu hỏi. Ông Nguyễn Văn Minh, viện trưởng Viện Đào tạo và tư vấn doanh nghiệp cho rằng, kinh doanh, làm việc trực tuyến là xu thế của thời đại. Doanh nghiệp nào thực hiện càng sớm thì khả năng thành công càng cao:

“Kinh doanh trực tuyến, làm việc trực tuyến thật ra cũng chỉ là một phần trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp, nên tập trung trí tuệ, suy nghĩ một cách nghiêm túc về cách thức chúng ta chuyển đổi mô hình kinh doanh, mô hình hoạt động, chuyển đổi sản phẩm để thích ứng với khách hàng số, kinh tế số.

Có tư duy tổng thể như vậy, chúng ta sẽ thấy được công cụ số, làm việc số, kinh doanh số nối kết với nhau như thế nào. Khi chúng ta có hình dung tương đối như vậy, thì chúng ta sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nền tảng nào và cách thức ra làm sao.”

Đối phó với những trở ngại khi làm việc trực tuyến

Theo chia sẻ của đại diện Công ty Technical Specialist, đối tác của Google tại Việt Nam, nghiên cứu cho thấy tại Hà Nội có khoảng 500 – 800 nghìn lao động văn phòng làm việc tại nhà cho đến khi dịch COVID-19 được khống chế. Con số này có thể tiếp tục tăng trong thời gian tới.

Có thể nói, làm việc trực tuyến đã trở thành một nét văn hóa của “bình thường mới” hiện nay. Nhưng để bắt kịp với điều bình thường mới này, chúng ta cũng phải đối mặt với không ít trở ngại.

Trở ngại đầu tiên chính là quản lý thời gian. Làm việc tại nhà, nhiều nơi không quy định cụ thể giờ vào làm hay chấm công, khiến chúng ta dễ có xu hướng “dễ dãi với bản thân” với những ý nghĩ như “ngủ thêm một lúc rồi dậy làm”, hay “cái này chốc nữa làm cũng được”.

Một số người có thể cho rằng, làm việc tại nhà tức là họ có nhiều thời gian hơn. Nhưng thực tế, khi không bị những quy định ràng buộc, nếu ta không kiên định, một buổi làm việc rất dễ trở thành vô tác dụng bởi những suy nghĩ như vậy. Cuối cùng, ta sẽ thấy một ngày trôi qua mà không làm được bất cứ việc gì.

Thứ hai, đó là sự tập trung khi làm việc. Điều này có lẽ xảy ra thường xuyên với những ai không có không gian hay phòng làm việc riêng. Tác nhân gây ra sự mất tập trung khi làm việc tại nhà rất nhiều, từ con trẻ, việc nhà, âm thanh tivi, báo đài v.v… Chỉ cần một vài khoảnh khắc khiến ta mất tập trung, công việc bạn đang thực hiện hoàn toàn có thể bị gián đoạn. Một nghiên cứu của Đại học California (Mỹ) từng chỉ ra rằng, trung bình chúng ta mất 23 phút 15 giây để thực sự tập trung trở lại với công việc sau khi đã bị phân tâm. Như vậy, trong trường hợp công việc của bạn liên tục gián đoạn do thiếu tập trung khi làm việc ở nhà, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để tiếp tục xử lý.

Do đó, chúng ta cần phải nghiêm khắc với bản thân hơn khi làm việc tại nhà. Cơ quan, doanh nghiệp có thể đặt ra giờ điểm danh trực tuyến với nhân viên. Nếu không, hay tự đặt ra cho mình một lịch làm việc và mục tiêu mỗi ngày, sau đó tuân thủ chặt chẽ theo lịch làm việc/mục tiêu đó.

Để đối phó với sự mất tập trung cũng có nhiều cách. Việc đầu tiên là phải xác định rõ nguyên nhân khiến ta mất tập trung, từ đó đưa ra cách giải quyết phù hợp, như đóng cửa phòng trong giờ làm việc để vật nuôi hay trẻ em không chạy vào làm gián đoạn công việc; hay chủ động tắt Facebook, Youtube… để tránh khỏi sự “cám dỗ” từ các mạng xã hội này.

Và cuối cùng, đừng cố gắng làm việc quá sức. Bạn càng làm việc lâu không nghỉ, bạn càng khó tập trung. Hãy sắp xếp thời gian biểu hợp lý, đảm bảo cho bản thân có thời gian để nghỉ ngơi, giải trí, giao tiếp với người thân.

Dù làm việc ở nhà hay cơ quan, hãy luôn cố gắng cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đó là cách tốt nhất để giữ cho bản thân luôn tràn đầy năng lượng, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.