Doanh nghiệp cần lưu ý gì để không chuyển đổi số thất bại sau đại dịch?

Theo một cuộc khảo sát toàn cầu giám đốc điều hành các DN của McKinsey, đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy các công ty tăng tốc quá trình CĐS của họ, mà nhẽ ra quá trình CĐS này phải diễn ra từ 3 - 4 năm, thì nay diễn ra chỉ trong vài tháng. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo DN cũng cho biết họ mong đợi các thay đổi sẽ kéo dài để họ đang thực hiện các khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo rằng các thay đổi đó phù hợp với sự phát triển.

Tuy nhiên, nghiên cứu trước đó của McKinsey cho biết 70% dự án CĐS thất bại. Vì vậy, hơn bao giờ hết, điều quan trọng với nhiều tổ chức là khi bắt tay vào - hoặc đang ở giữa quá trình CĐS, là làm thế nào để đảm bảo các dự án thành công?

Theo các chuyên gia, những cạm bẫy phổ biến khi các DN thực hiện CĐS thường là do thất bại trong quản lý sự thay đổi, ngại thay đổi văn hóa công ty hoặc thiếu giao tiếp và tầm nhìn rõ ràng. Vì vậy, học hỏi kinh nghiệm từ các sáng kiến CĐS trước và trong đại dịch sẽ cho chúng ta bài học về CĐS sau đại dịch - và xác định một con đường rõ ràng về phía trước.

Khi DN chuyển từ “chế độ khẩn cấp” sang “chế độ bảo trì”

Gần như tất cả những DN trả lời khảo sát của McKinsey đều cho biết các DN ít nhất đã đưa ra các giải pháp tạm thời để đáp ứng các nhu cầu mới, nhiều giải pháp được đưa ra nhanh hơn nhiều so với những gì họ có thể nghĩ đến trước đại dịch.

Những DN trả lời khảo sát tin rằng những thay đổi lớn nhất - chuyển sang làm việc từ xa, chuyển sang đám mây, chuyển sang mua hàng trực tuyến hoặc cung cấp dịch vụ và chi tiêu nhiều hơn cho bảo mật dữ liệu - là những thay đổi có nhiều khả năng xảy ra trong quá trình phục hồi khi cuộc sống trở về “bình thường mới”. Nếu chúng ta nghĩ rằng những thay đổi này sẽ tiếp tục, tại sao trước đây chúng ta không đầu tư vào những vấn đề này?

Với nhiều người, rất có thể đó không phải là vấn đề cần được ưu tiên. Có lẽ chúng ta đã không thể có được sự liên kết và tập trung mà một cuộc khủng hoảng toàn cầu đã buộc chúng ta phải làm. Hoặc có thể chúng ta sợ khách hàng sẽ phản ứng với sự thay đổi.

Khi đại dịch xảy ra lần đầu tiên, các công ty đã nhanh chóng nỗ lực, đưa ra quyết định, đầu tư nhanh và thay đổi sâu rộng để đảm bảo khả năng tồn tại của DN. Nhưng sau khi cuộc khủng hoảng kết thúc, làm thế nào chúng ta đi tiếp mà vẫn giữ được tốc độ CĐS mạnh mẽ như trong đại dịch? 

Sau đây là một số lưu ý khi các DN tiếp tục chặng đường CĐS sau đại dịch.

Có tầm nhìn rõ ràng về chiến lược số.

Trong đại dịch, chúng ta đã đưa ra những quyết định nhanh chóng cần thiết để phản ứng với cuộc khủng hoảng và đảm bảo mọi việc không bị đóng lại. Nhiều sáng kiến xuất hiện, được dẫn dắt bởi các nhóm quản lý luôn cố gắng làm việc hiệu quả nhất có thể. Bây giờ đã đến lúc hợp nhất các dự án “phát sinh” đó thành một chiến lược CĐS rõ ràng, giữ lại những dự án đã hoạt động và có hiệu quả, đầu tư vào những dự án có tiềm năng lớn hơn để quản lý hiệu quả năng lượng và tài nguyên.

Tránh quay lại những cách làm việc đã được thiết lập sẵn.

Đại dịch khiến sự thay đổi được chấp nhận dễ dàng hơn. Tất cả chúng ta đều ở trong những môi trường khác nhau, làm việc khác với bình thường, và thực tế chứng minh sự “khác với bình thường” đó cũng rất hợp lý. Khi chúng ta trở lại văn phòng và làm việc như trước đại dịch, điều quan trọng là cần tránh quay trở lại những thói quen cũ, làm việc một cách chậm rãi và thoải mái. Chẳng hạn, không phải là giờ đây chúng ta đã có thể tiếp tục sử dụng giấy tờ để làm việc như trước, và chúng ta lại tiếp tục với công việc giấy tờ, mà không làm việc trên môi trường số.

Tiếp tục đầu tư vào đội ngũ CNTT và cơ sở hạ tầng. 

Mặc dù đại dịch có thể buộc chúng ta phải đẩy nhanh quá trình CĐS, nhưng để thành công, chuyển đổi phải là một quá trình liên tục thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh. CĐS thành công đòi hỏi đầu tư vào con người, cơ sở hạ tầng và công nghệ. Hãy đảm bảo rằng công ty đang đầu tư vào việc tuyển dụng, vào tài nguyên CNTT và nâng cao kỹ năng khi cần thiết.

Nhiều công ty đang phát hiện ra rằng đại dịch COVID-19 đã buộc họ phải thay đổi đáng lẽ đã xảy ra từ nhiều năm trước. Khi chúng ta trở lại làm việc trong “bình thường mới”, đây chính là cơ hội để chúng ta tiếp tục tốc độ, phục hồi ổn định và hiệu chỉnh lại, đảm bảo rằng công cuộc CĐS vẫn hoạt động.

Nhiều tổ chức chống lại những thay đổi cần thiết vì họ sợ khách hàng sẽ phản ứng. Chẳng hạn, nếu khách hàng đã quen phương thức trao đổi là gọi điện cho người đại diện, họ sẽ giải quyết thế nào khi công ty triển khai đặt hàng trực tuyến? Đặc biệt nếu một tổ chức tập trung lợi thế cạnh tranh xung quanh các mối quan hệ với khách hàng được xây dựng trên dịch vụ cá nhân hóa, một đối một, thì thật hợp lý khi họ lo lắng rằng việc CĐS sẽ phá vỡ các mối quan hệ được xây dựng trên nhiều năm trải nghiệm tương tự.

Tuy nhiên, khi xem xét các sáng kiến CĐS bắt đầu trong đại dịch và lập chiến lược tiếp tục những sáng kiến này, đừng quên đội ngũ lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo chủ yếu tập trung vào sản phẩm và lợi nhuận, hay họ tập trung cung cấp giá trị thông qua công nghệ và trang bị kiến thức chuyên môn kỹ thuật số? Trong thế giới số ngày nay - và thế giới sẽ ngày càng trở nên kỹ thuật số hơn nữa do các biến cố như đại dịch - các nhà lãnh đạo mắc kẹt trong quá khứ sẽ không đạt được thành công như họ đã từng làm.

Vì vậy, có được một giám đốc dữ liệu dường như là chìa khóa của thành công. Rốt cuộc, công ty không thể CĐS nếu không có người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu. Tuy vậy, cần lưu ý dù có một giám đốc dữ liệu, nhưng nếu đội ngũ lãnh đạo không nhận ra giá trị của dữ liệu - họ không tăng giá trị của dữ liệu và đảm bảo rằng việc ra quyết định đều dựa trên dữ liệu - công cuộc CĐS sẽ không thành công.

Tránh rơi vào "cái bẫy" hấp dẫn của công nghệ

Hầu hết chúng ta hiện đã quen với việc vận hành trong chế độ khủng hoảng, thay đổi nhanh chóng để tồn tại. Tuy nhiên, khi trở lại bình thường, chúng ta dễ rơi vào “cái bẫy” hấp dẫn của công nghệ. Nó giống như so sánh một người lạ thú vị với cuộc sống hôn nhân ổn định: sức hấp dẫn của tự động hóa có thể khiến bạn dễ dàng bỏ qua những gì trước đó đang hoạt động, khi đuổi theo những thứ mới và thú vị.

Thay vì tập trung vào những điều mới, hãy tập trung vào những gì phục vụ cho tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của bạn. Nếu bạn thoát ra khỏi đại dịch và muốn thử một cái gì đó mới, trước khi bắt tay vào sáng kiến CĐS, hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi:

Nên thay đổi công nghệ hay mô hình kinh doanh? Thông thường mọi người dễ cho rằng thực hiện CĐS đã có nghĩa là sửa chữa những gì đã có. Sẽ thú vị hơn nhiều nếu mua công nghệ mới thay vì xem xét mô hình kinh doanh để tìm ra những lỗ hổng và điểm yếu và khắc phục chúng - chủ yếu vì điều đó đòi hỏi phải phối hợp với những người có thể không thích những thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần suy xét và trả lời câu hỏi này.

CĐS giúp đạt mục tiêu như thế nào? Cho dù DN của bạn đang tìm cách số hóa trải nghiệm khách hàng, xây dựng mô hình kinh doanh mới dựa trên công nghệ số hay sử dụng công nghệ để cải thiện hoạt động nội bộ, CĐS phải giúp đạt được mục tiêu chiến lược. Nếu không, đó chỉ là nỗ lực lãng phí.

Thành công sẽ được đo lường như thế nào? CĐS đòi hỏi phải được theo dõi và can thiệp liên tục để đảm bảo DN đang đưa ra những quyết định đúng đắn về nỗ lực CĐS. Hãy đảm bảo hỗ trợ các sáng kiến số bằng những tài nguyên cần thiết và theo dõi diễn biến thị trường, lợi tức đầu tư tổng thể.

Cẩn thận với “hội chứng đại dịch”

Trong một bài viết trên Washington Post, cụm từ “hội chứng đại dịch” đã được đề cập đến, đó là hội chứng mọi người cảm thấy gia tăng nỗi buồn hoặc sự lo lắng, kèm theo là sự thôi thúc phải thay đổi mạnh mẽ một điều gì đó trong cuộc sống. Khi đại dịch kéo dài, nhiều người trong chúng ta cũng đối mặt với hội chứng đại dịch tại nơi làm việc - họ bị thôi thúc phải thay đổi điều gì đó, bất cứ điều gì, chỉ để cảm thấy một sự khởi đầu mới mẻ.

Nhưng sự chuyển đổi chỉ vì lợi ích của chuyển đổi chưa bao giờ thành công - trong trường hợp này, đó là tiến hành CĐS chỉ vì … CĐS. Các DN như Procter & Gamble, GE hoặc Nike đã từng CĐS thất bại là vì họ tiến hành CĐS vì mục tiêu chuyển đổi, mà không tính đến hiệu quả.

Vì vậy, CĐS phải phù hợp với tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu của DM - vị trí DN đang ở hiện tại cũng như mục tiêu hướng tới trong tương lai. Tuy nhiên, nếu chần chừ CĐS, hoặc chờ đợi một sự kiện như đại dịch thì bạn mới bị thúc đẩy phải CĐS, DN có thể bị tụt hậu và sa sút. 

Hãy dành thời gian chuyển đổi DN, trước khi chờ đợi một thứ gì đó (đại dịch hoặc đối thủ cạnh tranh) thúc đẩy DN. Đó cũng chính là bài học mà chúng ta đã học được qua đại dịch COVID-19. Nhiều DN tiến hành CĐS, hoặc tăng tốc CĐS “vì đại dịch”. Nhưng nay, quá trình CĐS sẽ diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, và nếu một DN không chủ động cải cách, sẽ dễ bị loại khỏi cuộc chơi./.