ERP: ứng dụng doanh nghiệp đột phá của AI tạo sinh
Việc tích hợp AI tạo sinh vào hệ thống ERP có thể giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, hợp lý hóa quy trình kinh doanh.
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã khiến cho hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có sự thay đổi lớn. Một số chuyên gia coi sự kết hợp này là hoàn hảo, có thể mang lại lợi nhuận cao hơn cho các doanh nghiệp (DN) kết hợp chúng.
Liz Herbert, nhà phân tích của Forrester và là tác giả chính của báo cáo "AI sẽ chuyển đổi ERP như thế nào" cho biết, việc sử dụng AI tạo sinh kết hợp với các hệ thống ERP vẫn đang ở giai đoạn đầu, nhưng sự kết hợp này dự đoán sẽ mang lại một số lợi ích, bao gồm việc giúp nhân viên tự tạo chức năng ERP chuyên biệt thông qua các trình hướng dẫn.
Một số tổ chức đã ứng dụng AI truyền thống vào hệ thống ERP trong nhiều năm, ví dụ, để dự báo xu hướng thị trường hoặc tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Nhưng các khả năng mới của AI tạo sinh sẽ giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại liên quan đến các quy trình kinh doanh cốt lõi, báo cáo cho biết.
“AI tạo sinh sẽ giải phóng nhân viên và hoạt động tài chính khỏi những nhiệm vụ cồng kềnh như báo cáo công việc, email thu thập thông tin khách hàng và tóm tắt tài khoản”, Herbert cho biết. “Thay vì tự mình thực hiện những nhiệm vụ này một cách đơn điệu và thủ công, nhân viên sẽ đóng vai trò là người đánh giá công việc do AI tạo ra”.
Bà cho biết, khi đó nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những công việc khác, giúp tăng năng suất. Đồng thời, AI tạo sinh sẽ giúp cho việc thanh toán nhanh hơn, với chi phí thấp hơn, dẫn đến tăng lợi nhuận, báo cáo cho biết thêm.
Herbert cho biết, vì việc sử dụng AI tạo sinh trong các hệ thống ERP vẫn đang ở giai đoạn đầu nên các lãnh đạo CNTT (CIO) vẫn đang tìm cách tính toán ROI (tỷ suất hoàn vốn). Tuy nhiên, các công ty đang tiến hành các dự án AI tạo sinh cho ERP - một chủ đề lớn tại hội nghị SAP Sapphire vừa diễn ra - một số công ty tự xây dựng AI, một số khác làm việc với các nhà phát triển AI, và nhiều công ty sử dụng sự kết hợp giữa phát triển nội bộ và hỗ trợ bên ngoài.
Tiết kiệm hơn 20% thời gian của nhân viên
Báo cáo của Forrester có sự đồng cảm với Omar Kouhlani, CEO của Runmic, nhà phát triển ứng dụng hỗ trợ AI dùng để phân tích các cuộc họp và cuộc gọi bán hàng. Công ty không chỉ sử dụng AI trong nền tảng phân tích cuộc trò chuyện của mình mà trong gần một năm, công ty này đã sử dụng AI nội bộ theo một số cách mà báo cáo của Forrester mô tả. Ví dụ, Runmic sử dụng AI để tạo báo cáo, soạn thảo email, hỗ trợ phát triển và thử nghiệm mã, Kouhlani cho biết, đồng thời nói thêm rằng, nhiệm vụ này trước đây nhân viên phải mất nhiều giờ để hoàn thành.
"Bây giờ họ chỉ cần xem lại nội dung do AI tạo ra, và có thể quay lại với các nhiệm vụ chiến lược hơn", ông nói. "Nó thực hiện các nhiệm vụ tầm thường của chúng tôi, cung cấp thông tin chi tiết chính xác và kịp thời trong khi chúng tôi tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định".
Kouhlani cho biết, thật khó để ước tính mức tiết kiệm chi phí tại Runmic vì công ty đã áp dụng AI ngay từ đầu trong lịch sử ngắn ngủi của mình. Tuy nhiên, ông ước tính mức tiết kiệm thời gian của nhân viên là 20% trở lên.
Tất nhiên, AI lại có những giới hạn khác, Kouhlani thừa nhận. Ví dụ, Runmic phải tập trung nhiều vào bảo mật dữ liệu, và phải chú ý nhiều hơn đến bối cảnh pháp lý thay đổi chi phối việc sử dụng AI, ông nói.
Các tài liệu do AI tạo ra cũng cần được giám sát. Ông nói: "Cuối cùng, con người vẫn cần phải xem xét công việc do AI thực hiện".
Khách hàng "muốn" AI
Các giám đốc điều hành tại NILG.AI, một công ty đào tạo và phát triển AI, và VAI, một nhà phát triển phần mềm ERP, nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng đối với việc kết hợp AI với các hệ thống ERP.
NILG.AI đã giúp hàng chục khách hàng tích hợp AI với các hệ thống ERP và CRM (quản lý quan hệ khách hàng), Kelwin Fernandes, giám đốc điều hành và đồng sáng lập công ty cho biết. Tối ưu hóa CRM, tập trung vào hành trình của khách hàng, là điểm vào chung cho AI, nhưng Fernandes thấy AI cũng được sử dụng với ERP để hỗ trợ dự báo nhu cầu, định giá, trích xuất dữ liệu phi cấu trúc và để lập lịch, định tuyến và các hoạt động hiệu quả khác.
“Tôi cho rằng bất kỳ quy trình nào đưa ra quyết định đều sẽ là mục tiêu tiềm năng của AI”, ông nói.
Tuy nhiên, Fernandes cho biết AI không phải là lựa chọn đúng cho mọi quy trình.
"Không giống như phát triển phần mềm truyền thống, bạn không thể kiểm soát và hiểu đầy đủ kết quả AI", ông nói. "Bạn phải kết hợp một kế hoạch dự phòng để xử lý lỗi".
Ông lưu ý rằng các công ty phải chấp nhận sai sót trong một số quy trình kinh doanh, bao gồm cả việc lập kế hoạch cho năng lực sản xuất dựa trên ước tính nhu cầu. Ông nói: "Miễn là AI có thể đưa ra dự đoán chính xác hơn con người thì sẽ dễ dàng được chấp nhận".
Giống như Runmic, VAI, một nhà phát triển ERP tập trung vào thị trường trung cấp, sử dụng AI nội bộ, Kevin Beasley, CIO tại VAI cho biết. Thông qua quan hệ đối tác với IBM, công ty bắt đầu sử dụng AI truyền thống để phân tích vào năm 2016, và để chứng minh sức mạnh của AI cho khách hàng, ông nói.
VAI cũng sử dụng AI, cùng với ứng dụng di động, để nâng cao hoạt động kho của khách hàng. Beasley cũng thấy khách hàng tầm trung của VAI đang sử dụng chatbot hỗ trợ AI có thể được đào tạo để hiểu thông tin cụ thể của công ty hoặc ngành bằng các kỹ thuật tạo tăng cường truy xuất (RAG).
Cần xác định vấn đề mà AI có thể giải quyết
Các công ty vừa và nhỏ đang trong "cơn sốt" đầu tư vào AI, Beasley nói, và AI có thể là công cụ cân bằng giúp các công ty tầm trung cạnh tranh với các DN lớn hơn. Nhưng trước tiên, các công ty nên xác định một vấn đề mà AI có thể giải quyết, ông khuyên.
"Các công ty tầm trung không có nguồn lực vô tận để thử nghiệm AI", ông nói. "Họ cần hiệu quả nhất so với số tiền bỏ ra, với các giải pháp giải quyết những thách thức cụ thể".
Ông nói thêm rằng, trong cơn sốt AI, các công ty có xu hướng bắt đầu "chơi" với AI và nhồi nhét nó vào những nơi không phù hợp. "Rõ ràng là bạn có thể thử nghiệm nhiều thứ, và đôi khi, bạn có thể tạo ra thứ mà bạn chưa từng biết là mình cần".
Beasley nhìn thấy những cơ hội lớn nhất cho thị trường tầm trung tại giao điểm của thương mại điện tử (TMĐ) và AI. Ông cho biết TMĐT có thể liên quan đến hầu hết mọi bộ phận trong chuỗi cung ứng của công ty, bao gồm đặt hàng, tiếp thị và giao hàng.
Beasley và Kouhlani của Runmic khuyên các công ty nên bắt đầu từ quy mô nhỏ khi kết hợp AI với hệ thống ERP. Sẽ có một số thất bại.
“Bắt đầu khảo sát xem AI tạo sinh có thể làm được gì cho ERP của bạn,” Kouhlani nói. “Sau đó, giống như việc bạn đưa một thực tập sinh mới vào làm việc, hãy giao cho họ những nhiệm vụ ít rủi ro như báo cáo thường ngày hoặc nhập dữ liệu, trong đó nếu có lỗi thì cũng sẽ ít tác động nhất. Theo dõi chặt chẽ đầu ra của AI tạo sinh và nếu hài lòng, hãy dần dần mở rộng vai trò của nó trong ERP của bạn”.
Trong khi việc sử dụng AI tạo sinh với các hệ thống ERP là một hiện tượng mới, Kouhlani nhìn thấy tiềm năng của các hệ thống ERP tự động có khả năng tự động thích ứng với các điều kiện kinh doanh thay đổi và điều chỉnh hướng đi theo thời gian thực.
Ông cho biết: “Tôi cũng thấy AI đóng vai trò nổi bật hơn trong việc lập kế hoạch chiến lược, giúp mô phỏng các kịch bản kinh doanh phức tạp với tốc độ cực nhanh và giúp đánh giá các kết quả tiềm năng”./.
.jpg "Thất bại của dự án ERP có thể bắt đầu ngay từ giai đoạn tiền triển khai")
