HappyTime.vn - Trợ thủ đắc lực trong việc quản lý ca làm phức tạp

Không chỉ dừng lại ở việc phân công thời gian hợp lý mà điều này còn đòi hỏi sự ứng biến linh hoạt nhằm điều chỉnh nguồn lực và tối ưu ngân sách hiệu quả. Đối mặt với thách thức này, một phần mềm nhân sự thông minh sẽ là trợ thủ đắc lực cho mỗi doanh nghiệp (DN).

Nổi lên là một phần mềm Saas thông minh và tiên phong trong việc tích hợp nhiều cụm tính năng từ Quản lý chấm công, tính lương; Thiết lập, lưu trữ và quản lý đơn từ trực tuyến; Quản lý thông tin doanh nghiệp và Hồ sơ nhân viên; Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và Gia tăng trải nghiệm nhân viên; Phần mềm nhân sự HappyTime được đánh giá cao bởi khả năng cung cấp các tính năng giúp giải quyết các bài toán khó liên quan đến quản lý ca làm việc.

Phân loại ca làm việc thông minh

Lợi thế của phần mềm này giúp người quản lý khai báo, thêm, sửa, xóa danh mục ca làm việc của DN để làm căn cứ thực hiện các nghiệp vụ phân ca, chấm công cho nhân viên.

Với cách phân loại ca chi tiết và cụ thể, các chủ DN hoàn toàn có cơ sở để quản lý ca làm hiệu quả. Bên cạnh ca hành chính phù hợp với các bộ phận nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp thường có lịch làm việc cố định theo giờ hành chính, 8h/ngày thì phần mềm này còn cho phép thiết lập ca đơn. Ca đơn cho phép tại các ca làm việc với với thời gian khác nhau trong ngày, phù hợp với các đơn vị dịch vụ, thương mại có bộ phận nhân viên làm việc part-time như nhân viên phục vụ tại nhà hàng, nhân viên bán hàng tại cửa hàng.

Ngoài ra, dành cho những trường hợp đặc biệt phức tạp như ca nâng cao, phần mềm nhân sự HappyTime cho phép thiết lập các điều kiện và công thức ứng với từng chỉ số tính công, phù hợp với các đơn vị có quy định chấm công đặc thù, riêng biệt (Khung giờ làm việc không cố định, đi muộn về sớm có cơ chế trừ công, chỉ số ghi nhận công đặc biệt, chỉ số làm thêm,...).

Hình thức phân ca đa dạng

Bên cạnh chia ca, người quản lý có thể khai báo các quy tắc phân ca chi tiết cho từng nhóm đối tượng toàn công ty: Từ phòng ban, vị trí hoặc nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

Đối với những nhân viên, đơn vị có lịch làm việc cố định hoặc lặp lại theo chu kỳ thì người quản lý có thể thiết lập các bảng phân ca thủ công để ghi nhận nhanh ca làm việc trong một khoảng thời gian dài cho đối tượng này.

Bên cạnh đó, đối với các nhân viên, đơn vị có số lượng ca kíp đa dạng, không có lịch làm việc cố định mà thay đổi định kỳ hàng tuần/tháng hoặc đột xuất theo nhu cầu công việc thì người quản lý hoàn toàn có thể phân ca cho nhân viên nhanh chóng bằng cách nhập các mã ca cần phân loại cho từng nhân viên tại từng ngày cụ thể vào file excel và sau đó tiến hành tải lên hệ thống. Các thông tin này sẽ được tính toán, đồng bộ và tự động cập nhật, giúp hoạt động quản lý diễn ra hiệu quả.

Bên cạnh đó, chủ DN và đội ngũ quản lý có thể thông qua bảng phân ca để kiểm soát về lịch làm việc của từng nhân viên, bộ phận hàng ngày. Từ đó có thể theo dõi và chỉnh thêm/bớt ca làm việc cho từng nhân viên ở từng ngày tùy theo nhu cầu công việc, tối ưu ngân sách cho DN.

Đăng ký ca và Đổi ca

Đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực mang đặc thù ca kíp phức tạp, đội ngũ HappyTime hiện chuẩn bị triển khai cơ chế đăng ký ca cho phép nhân viên chủ động đăng ký thời gian làm việc theo kế hoạch cá nhân và gửi quản lý duyệt nhanh trên phần mềm. Tính năng này được kỳ vọng hỗ trợ giảm thiểu thời gian và nguồn lực của người làm quản lý, khi số lượng nhân viên lớn và có nhiều ca làm việc trong tuần.

Tương tự, với tính năng đổi ca, nhân viên có thể chủ động đưa ra đề nghị đổi ca trên ứng dụng, trong trường hợp không thể đi làm theo đúng lịch làm việc đã được phân trước đó cần đổi ca vào một ngày khác hoặc ca khác. Tính năng này được đánh giá đặc biệt hữu ích đối với lĩnh vực dịch vụ và F&B khi nhân lực trong ngành chủ yếu tập trung ở các lao động trẻ: Là sinh viên, với lịch làm việc linh hoạt.

Trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng hiện nay, phần mềm nhân sự được xem là một công cụ không thể thiếu. Tận dụng hiệu quả những phần mềm này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu các hoạt động kinh doanh và quản lý mà còn giúp tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, công bằng cho nhân viên. Tin rằng, đây sẽ là lợi thế không nhỏ hướng tới sự đồng hành và gắn kết lâu dài của người lao động, cùng doanh nghiệp phát triển trong dài hạn.