Kinh nghiệm cải cách hành chính dưới tiền đề số hóa tại Nhật Bản

Ví dụ, chính phủ Nhật bản đang xem xét một dự luật cho phép các thủ tục hành chính nói chung, được thực hiện bằng điện tử. Chính phủ cũng đang làm việc để tích cực thuê các chuyên gia từ khu vực tư nhân để thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu và phát triển hệ thống phản ánh nhu cầu của công chúng.

“Phấn đấu để thay đổi” - Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp đang đi đầu trong những nỗ lực đó. Tạp chí METI đã bài viết tổng quan về nền tảng và tiến trình của những nỗ lực này.

Dịch vụ một cửa, dịch vụ một lần

Vào tháng 7, Bộ đã thành lập Văn phòng Chuyển đổi Kỹ thuật số METI (DX). Với tiền đề thúc đẩy số hóa, văn phòng này đóng vai trò là đơn vị làm việc để cải thiện sự tiện lợi của các dịch vụ hành chính cho các cơ quan doanh nghiệp, và để hoạch định chính sách một cách có hệ thống dựa trên cải tiến dữ liệu và dịch vụ.

Mục đích đằng sau của việc thành lập Văn phòng chuyển đổi Kỹ thuật số là những nhận thức như: “Không có quá nhiều điều để nói rằng chính phủ là trở ngại lớn nhất (theo cách số hóa)”.

Ngày nay, điều phổ biến là mọi người có thể nhận được nhiều dịch vụ hàng ngày chỉ với một chiếc điện thoại thông minh. Ngược lại, các thủ tục hành chính vẫn chủ yếu được xử lý thông qua số lượng lớn giấy tờ và người dân phải đi qua nhiều phòng ban khác nhau. Các quy trình như vậy đặt một gánh nặng to lớn cho những người phải dành thời gian quý báu của mình để hoàn thành các thủ tục như vậy, và còn vô vàn những khó khăn khác.

Nhiều người có thể đã trải qua sự bất tiện khi đến các phòng ban khác nhau để biên soạn các tài liệu cần thiết cho một đơn đề nghị. Các phòng ban này thường rất đông và việc dành thời gian nhiều ngày để chầu chực thời điểm ngay sau khi các văn phòng mở cửa – là thời điểm ít bận rộn nhất – là điều rất khó khăn

Trong trường hợp nộp đơn xin trợ cấp, trước tiên người dân cần phải có giấy chứng nhận về các vấn đề đã đăng ký tại Văn phòng Pháp lý trước khi đến các bộ có liên quan với các tài liệu cần thiết. Sau đó, họ cần phải đợi cho đến khi quá trình sàng lọc thông tin hoàn tất. Khi nhận được sự chấp thuận, họ cần đến các phòng ban này một lần nữa. Toàn bộ hệ thống không được thiết kế để người dân có thể nhanh chóng nhận được sự hỗ trợ khi họ cần.

Những gì chính phủ đang thúc đẩy hiện nay là hợp lý hóa các thủ tục hành chính và cải thiện trải nghiệm các thủ tục từ quan điểm của người dùng. Những nỗ lực này, một khi được nhận ra, được thể hiện bằng thứ được goi là Dịch vụ một lần, trong đó người dân có thể hoàn tất thủ tục hành chính sau một lần truy cập vào một trang web. Nó cũng là dịch vụ một lần duy nhất vì nó không yêu cầu gửi lại thông tin sau khi đã được gửi một lần. Việc thực hiện các dịch vụ như vậy không chỉ cải thiện sự tiện lợi của người dùng, mà còn dẫn đến cải cách phong cách làm việc về mặt hành chính thông qua việc thúc đẩy hợp lý hóa các thủ tục.

Thay đổi dịch vụ dựa trên dữ liệu

Một động lực khác trên lĩnh vực này chính là dòng chảy tăng tốc của số hóa toàn cầu. Các nền tảng khổng lồ như Google LLC, Apple Inc., Facebook Inc. và Amazon.com Inc. - được gọi chung là GAFA - đã dẫn đầu và phát triển các dịch vụ thân thiện với người dùng thông qua việc phân tích lượng dữ liệu khổng lồ.

Những ý tưởng như vậy có thể được áp dụng để hoạch định các chính sách. Có nhiều dữ liệu trong thông tin được gửi bởi các công ty và công dân về việc xây dựng các chính sách khác nhau, những người nhận dịch vụ hành chính. Phân tích những thông tin này có khả năng dẫn đến việc xây dựng được một chính sách có giá trị gia tăng cao. Ngoài ra, nó có thể cung cấp các đề xuất dịch vụ cho người dùng tùy theo nhu cầu của họ thông qua các thông báo.

Giới kinh tế có kỳ vọng lớn cho những nỗ lực của Văn phòng Chuyển đổi Kỹ thuật số. Chủ tịch NEC Nobuhiro Endo lưu ý: “Giá trị thu được từ các nỗ lực của Văn phòng Chuyển đổi Kỹ thuật số sẽ không phải là tối ưu hóa một phần cho một đơn vị, một công ty hoặc văn phòng hành chính. Một nỗ lực cấp nhà nước là điều cần thiết để tạo ra điều đó”

Theo ông Endo: trong một kỷ nguyên số hóa, nơi dữ liệu phong phú sẽ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, điều quan trọng để Nhật Bản có thể duy trì lợi thế cạnh tranh quốc tế là những sáng kiến ​​của chính phủ nước này, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của Văn phòng Chuyển đổi Kỹ thuật số.

Nếu khu vực công và tư nhân có thể chia sẻ và sử dụng dữ liệu, nỗ lực sẽ mở rộng khả năng để cung cấp một cách hiệu quả hơn các dịch vụ xã hội.

Vượt qua các cuộc thảo luận trong quá khứ

Trong quá khứ, có một loạt các sáng kiến ​​và kế hoạch về số hóa các quy trình hành chính. Một số sáng kiến có thể vẫn còn trong trí nhớ của nhiều người chính là Chiến lược Nhật Bản điện tử được công bố vào năm 2001. Sáng kiến ​​kêu gọi hiện thực hóa Nhật Bản thành một quốc gia có công nghệ thông tin tiên tiến nhất trên thế giới.

Trong những nỗ lực cải cách hành chính trong quá khứ, hầu hết các trường hợp xử lý số hóa trực tiếp các thủ tục hiện có. Nhưng những gì chính phủ hiện nay nhắm đến là cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách xem xét toàn bộ khái niệm về hành chính công phản ánh quan điểm của họ. Ngoài ra, mục tiêu bao gồm tạo điều kiện cho môi trường xã hội tạo ra các giá trị mới, thông qua việc cộng tác dữ liệu và dịch vụ một cách toàn diện.

Kế hoạch hành động của Chính phủ kỹ thuật số được xây dựng vào tháng 1 năm 2018, giới thiệu một hệ thống thực hiện các thủ tục hành chính thông qua ứng dụng điện tử nói chung, để người dân có thể nhận được các dịch vụ đó mọi lúc mọi nơi. Nó cũng tìm cách sửa đổi các luật và quy định có liên quan để bãi bỏ việc nộp các tài liệu cần thiết trong các quy trình hành chính. Ngoài ra, nó có kế hoạch giới thiệu một biện pháp nhận dạng phù hợp với một quy trình sửa đổi trên tiền đề của số hóa.

METI đang thúc đẩy nỗ lực xây dựng cơ sở hạ tầng xác thực chung, cho phép các công ty thực hiện các thủ tục hành chính chỉ với một ID và phát triển hệ thống ứng dụng trợ cấp. METI có kế hoạch thử nghiệm cơ sở hạ tầng mới cho các thủ tục từ năm tài chính 2019, nhằm mục đích truyền bá sáng kiến ​​này đến các bộ và cơ quan khác từ năm tài chính sau.

Thông qua những nỗ lực này, chính phủ tìm cách thiết lập một nền tảng kỹ thuật số cho phép tất cả các thủ tục hành chính của công ty được hoàn thành bằng kỹ thuật số.

Khi làm việc để cải cách các dịch vụ hành chính dựa trên Kế hoạch hành động của Chính phủ kỹ thuật số, chính phủ cũng đã xem xét các chính sách trong quá khứ.

Mặc dù các sáng kiến ​​trong quá khứ đã góp phần thúc đẩy sự phát triển cơ sở hạ tầng như băng thông rộng, nhưng không nhất thiết là chúng đã tạo ra tác động đầy đủ về mặt giá trị cụ thể cho khách hàng, chẳng hạn như cải thiện khả năng sử dụng trong các thủ tục ứng dụng và cải thiện môi trường kinh doanh. Ngoài ra, Kế hoạch hành động cũng lưu ý rằng bản thân số hóa không phải là mục tiêu, mà là ý định thực hiện ý tưởng thiết kế dịch vụ dựa trên nhu cầu của khách hàng.