Ký kết điện tử - CĐS phương thức để kinh doanh không gián đoạn

94% DN gặp khó trong việc kí kết với đối tác do giãn cách xã hội

Dù nhu cầu ký kết điện tử rất cấp bách và tăng trưởng nhanh, nhưng các DN vẫn còn nhiều lo ngại. Tham gia khảo sát tại sự kiện Webinar, 94% DN cho biết, họ gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác, tài liệu nội bộ do giãn cách. Bên cạnh đó, có tới 92% DN đồng ý ký kết điện tử sẽ là xu hướng dịch chuyển tất yếu nhưng các DN cũng bày tỏ e ngại về tính pháp lý, chưa hiểu rõ giải pháp ký kết điện tử.

Thấu hiểu những băn khoăn này, tại Webinar "Ký kết điện tử vượt giãn cách – Chuyển đổi phương thức, tăng tốc cạnh tranh", các diễn giả đã lần lượt tháo gỡ những vướng mắc của cộng đồng DN với phương thức ký kết điện tử.

Trên thực tế, đã có hàng trăm DN tiên phong ứng dụng phương thức ký kết điện tử và xem đây là "liệu pháp" hiệu quả không chỉ trong bối cảnh giãn, mà còn là xu hướng chuyển đổi tất yếu trong tương lai gần. Số lượng giao dịch ký kết điện tử tăng từ 89 triệu lên 754 triệu giao dịch trong vòng 5 năm. Thị trường ký điện tử toàn cầu tăng trưởng với tốc độ CAGR (tăng trưởng kép hàng năm) là 26.6% trong giai đoạn dự báo 2021-2030.

Với FPT, số lượng hợp đồng điện tử trên hệ thống FPT.eContract năm 2021 tăng trưởng hơn 300% so với năm 2020, rất nhiều DN nhỏ cũng đang chuyển đổi mạnh mẽ, họ cảm thấy không thể ngồi im trong bối cảnh này. Giải pháp eContract đã được ứng dụng tại hơn 350 DN. Khách hàng của FPT.eContract tập trung các mảng: Logistics vận tải, ngân hàng - tài chính chứng khoán, thương mại bán lẻ dịch vụ, nhà nước, sản xuất, công nghệ, BĐS, tư vấn luật…

Ông Nguyễn Tá Anh, Giám đốc Giải pháp ký kết hợp đồng tài liệu điện tử FPT eContract chia sẻ nhiều ví dụ thực tiễn cho thấy, giải pháp ký kết hợp đồng/hồ sơ điện tử FPT.eContract đang giúp rất nhiều DN từ lớn tới nhỏ đạt được 4 lợi ích vượt trội: Đảm bảo kinh doanh không gián đoạn; Tiết kiệm chi phí; Nâng cao trải nghiệm khách hàng và chiếm lĩnh thị phần.

Ví dụ như với khách hàng ngành sữa, dịch COVID-19 gây ảnh hưởng mạnh mẽ, làm công ty không ký được hợp đồng với nhà cung cấp, đại lý cũng như không ký được giấy tờ kiểm tra, kiểm kê hàng, đối soát nội bộ, quy trình ký phức tạp theo nhiều cấp phê duyệt. Do đó, khách hàng đã đến gặp FPT và mong muốn có thể chuyển dịch mô hình làm việc từ trực tiếp (offline) sang trực tuyến (online) mà vẫn đảm bảo được kinh doanh của mình. Từ đó, khách hàng đã yêu cầu một giải pháp có thể ký điện tử trên nền tảng duy nhất, toàn bộ quá trình phê duyệt đều được thực hiện trên online, ký số toàn diện trên tất cả tài liệu hợp đồng.

"Sau 6 tháng triển khai, nền tảng eContract đã được áp dụng trong toàn bộ hệ thống của khách hàng từ nội bộ và với đại lý. Kết quả cho thấy, quá trình làm việc thông suốt, không bị ảnh hưởng dù toàn bộ tài liệu, hợp đồng ký trực tuyến. Thời gian ký giảm từ 5-7 ngày xuống còn dưới 1 ngày với tổng số hợp đồng, tài liệu được ký thành công trên hệ thống khoảng 8.000", ông Tá Anh chia sẻ.

Tương tự với khách hàng trong lĩnh vực logistic, giải pháp ký kết điện tử đã giúp số lượng tài xế tăng 1,5 lần, tiết kiệm 80% chi phí, giảm thời gian ký hợp đồng ở tất cả các bước thực hiện khi thời gian ký chỉ xấp xỉ 2 phút.

Từ đó, ông Tá Anh cho rằng, để triển khai ký kết điện tử hiệu quả, các DN cần đánh giá lại toàn bộ quy trình nội bộ của mình trước khi áp dụng các công nghệ, nền tảng.

Đặc biệt, bài học kinh nghiệm ứng dụng FPT eContract của đại diện Ford Việt Nam và Công ty cổ phần xây dựng số 1 (COFICO) đã truyền cảm hứng rõ nét trong việc ứng dụng hợp đồng điện tử trong thực tế.

Ông Mai Vị Hoàng, Giám đốc Công nghệ thông tin, Công ty TNHH Ford Việt Nam cho biết, với hệ thống đại lý, trung tâm dịch vụ trên toàn quốc, thông thường, Công ty cần 5-7 ngày để ký một hồ sơ/hợp đồng, nhân với số lượng ký hàng nghìn bản mỗi tháng. Chưa kể, việc thuê kho lưu trữ hợp đồng tốn kém chi phí, gây ra nhiều bất tiện. Ford đã nghiên cứu tìm hiểu phương án ký kết điện tử và chính thức áp dụng nền tảng FPT.eContract từ tháng 6/2021.

"Việc sử dụng FPT eContract chỉ yêu cầu một buổi đào tạo và triển khai giải pháp trong 1 ngày. Cho tới nay, hoạt động ký kết điện tử đã được sử dụng rộng rộng tại Ford Việt Nam với số lượng hàng chục nghìn hồ sơ/năm. Thời gian ký kết cho một hợp đồng chỉ còn trung bình 5 phút, tiết kiệm hàng chục nghìn đô la mỗi năm", ông Mai Vị Hoàng cho biết.

Trong khi đó, theo ông Nguyễn Mạnh Tuân, Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của COFICO, đảm bảo hoạt động tại công trường là yếu tố mang tính sống còn với công ty. Do đó, các quy trình ký kết, phê duyệt hồ sơ/hợp đồng, đề nghị thanh toán hay đơn giản như thanh toán lương phải được đảm bảo dù trong hoàn cảnh nào. Đứng trước bài toán cấp bách và phải ứng phó ngay, công ty đã xây dựng một quy trình bài bản xác định nhu cầu, đề xuất thay đổi và đưa vào triển khai ký kết điện tử. Hiện tại, công ty đang tiếp tục mở rộng phạm vi ký kết điện tử, cải tiến, điều chỉnh để tích hợp với hệ thống nội bộ, cũng như với các bên liên quan.

Hàng lang pháp lý cho ký kết điện tử đã đồng bộ

Tham dự hội thảo, ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương cho biết, Việt Nam đã ban hành luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 với các điều khoản đầy đủ về chứng từ điện tử/hợp đồng điện tử hay Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử.

"Hành lang pháp lý về hợp đồng nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng đã đồng bộ. Chứng từ điện tử được công nhận tính pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử, trong đó hợp đồng điện tử cũng là một dạng chứng từ điện tử", ông Lê Đức Anh cho biết.

Đặc biệt, đại diện Bộ Công thương chia sẻ thêm, Chính phủ và Bộ Công thương đang nỗ lực hoàn thiện các cơ chế giúp hình thức ký kết điện tử được công nhận rõ nét và có thể liên kết chéo để kiểm tra, xác thực thông tin. Chỉ trong vài tuần tới, Nghị định sửa đổi, bổ sung của Nghị định 52/2013/NĐ-CP sắp ban hành sẽ chính thức quy định quy trình cấp đăng ký cho các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA – Certified eContract Authority).

"Việc này chắc chắn sẽ thúc đẩy xu hướng ứng dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Điều cần làm lúc này là sự đồng hành của các DN để thúc đẩy nhu cầu và việc ứng dụng mạnh mẽ phương thức này", ông Đức Anh khẳng định

Là luật sư có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho các DN trong nước và nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là kinh nghiệm tư vấn pháp lý và hỗ trợ thành công một số DN có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam áp dụng hợp đồng điện tử trong thời gian gần đây, ông Lưu Xuân Vĩnh, Luật sư Điều hành, Công ty Luật TNHH Asia Legal cho biết, theo quy định của pháp luật Việt Nam, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử là không thể bị phủ nhận. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực chữ ký số cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định tính toàn vẹn và đảm bảo của thông điệp dữ liệu, góp phần củng cố thêm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.

"Với việc có thêm đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử trong thời gian tới, DN có thể yên tâm hơn khi sử dụng hợp đồng điện tử trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, tòa án hoặc bên thứ ba", ông Lưu Xuân Vĩnh cho biết thêm.

Ông Mai Vị Hoàng hy vọng cộng đồng DN ủng hộ để việc chuyển đổi số được đẩy nhanh. Từ kinh nghiệm thực tế cá nhân, ông Hoàng thấy rằng, những năm trước việc triển khai dịch vụ điện tử như hóa đơn điện tử cũng gặp nhiều trở ngại do không có nhiều DN sử dụng nên hỗ trợ về mặt pháp lý không đủ lớn. "Nếu các DN cùng nhau triển khai dịch vụ như hợp đồng điện tử trên phạm vi rộng hơn thì hỗ trợ về phía luật pháp sẽ được tốt hơn và mạnh hơn", ông Hoàng bày tỏ.

Hành lang pháp lý đầy đủ, giải pháp sẵn sàng, các diễn giả tham dự Webinar tin tưởng việc ứng dụng ký kết điện tử sẽ tăng trưởng mạnh mẽ hơn nữa tại Việt Nam. Đồng hành cùng DN trong bối cảnh COVID-19, hiện FPT đang triển khai 2 chương trình tiếp sức lớn. Cụ thể, chương trình "FPT.eContract – Chuyển đổi phương thức, tăng tốc cạnh tranh" miễn phí một năm sử dụng hợp đồng điện tử FPT.eContract với 50 lần ký kèm bản quyền cùng với chính sách mua 1 tặng 1. Đồng thời, FPT eContract cũng là 1 trong 4 giải pháp thuộc chương trình FPT eCovax – liệu pháp số giúp DN vận hành, kinh doanh không gián đoạn. FPT dành tặng 1 năm sử dụng gói sản phẩm FPT eCovax cho các DN./.