Làm sao để cung cấp dịch vụ CNTT cho khu vực công thành công?

20 tỷ USD là giá trị hàng hóa và dịch vụ mà chính phủ Canada mua hàng năm từ khu vực tư nhân - bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ CNTT. Đó là số tiền mà các công ty CNTT có thể có được nếu sẵn sàng bỏ thời gian và công sức để tham gia vào những quy trình mua sắm phức tạp.

Howard Mains, Giám đốc điều hành của Tactix - một công ty tư vấn mua sắm ở Ottawa, Ontario, cho biết: "Chính phủ liên bang có một hệ thống mua sắm dựa trên quy tắc và nghiêm túc, tuân thủ các hiệp định thương mại khác nhau mà Canada tham gia, phần lớn các yêu cầu mua sắm đều có tính cạnh tranh".

Trong khi đó ở Mỹ và nhiều quốc gia khác, chu kỳ mua sắm sản phẩm và dịch vụ CNTT tại khu vực công diễn ra khá chậm, khoảng cách giữa các yêu cầu mua sắm đầu tiên, nộp hồ sơ và phân tích đấu thầu, ký hợp hợp đồng và thanh toán kéo dài đến hai năm hoặc lâu hơn. Nó cũng phức tạp, với nhiều vòng để các nhà thầu có thể đáp ứng một loạt các yêu cầu của các cơ quan thuộc khu vực công.

Tuy nhiên, đối với các công ty CNTT có nguồn lực, khu vực công là khách hàng đáng giá và có lợi nhuận cao.

Bức tranh lớn

Tại Canada, Shared Services Canada (SSC) là cơ quan chính xử lý việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ CNTT cho chính phủ Canada.

"SSC đăng các thông tin gọi thầu trên BuyandSell.gc.ca và sử dụng giải pháp "mua - trả tiền" (P2P) để quản lý điện tử từ quá trình mua sắm đến quy trình thanh toán," quan chức SSC cho biết.

Quy trình mua sắm chung được quản lý thông qua BuyandSell.gc.ca. Có sẵn bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, trang web cung cấp phương pháp tiếp cận từng bước để đăng ký với chính phủ Canada với tư cách là nhà cung cấp tiềm năng, các cơ hội đấu thầu (còn gọi là RFP) để bán hàng hóa và dịch vụ cụ thể.

Chính phủ Canada mua mọi loại hàng hóa và dịch vụ từ máy bay đến kẹp giấy, và từ dịch vụ đào tạo đến nghiên cứu khoa học. Các giao dịch này được thực hiện thông qua quy trình đấu thầu cạnh tranh hoặc không cạnh tranh.

Cần lưu ý, khu vực công thường được điều hành bởi các quan chức được bầu dưới sự giám sát và tuân thủ các chính sách, quy định và chỉ thị để đảm bảo quy trình mua sắm là minh bạch và được thực hiện một cách liêm chính. Điều này bao gồm các chính sách về công bằng việc làm, hàng hóa và dịch vụ ít gây hại cho môi trường v.v...

Kinh nghiệm từ Canada

Là cơ quan chịu trách nhiệm vận hành và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng CNTT của Chính phủ Canada, SSC có danh sách mua sắm CNTT đa dạng. 

Bởi vì CNTT là không thể thiếu trong hoạt động của khu vực công, cách tiếp cận của Canada đối với việc mua hàng hóa và dịch vụ CNTT được thực hiện trên cơ sở hàng hóa.

John Seguin, Trưởng nhóm Mua sắm của Lumina IT, một công ty tư vấn mua sắm có trụ sở tại Ottawa, Ontario, cho biết: "Do đó, họ có danh sách nguồn được gọi là 'Thỏa thuận cung ứng' và các hợp đồng như 'Chào giá thường xuyên' - mở cho các công ty Bắc Mỹ nhờ vào hiệp định thương mại tự do - nơi các nhà cung cấp có thể đăng ký để được đưa vào danh sách nhà cung cấp tiềm năng".

"Chính phủ tách biệt giữa phần cứng, phần mềm và dịch vụ, mỗi dịch vụ đều có danh sách nguồn hoặc hợp đồng Chào giá thường xuyên riêng. Trong khi đó, nếu bạn đang bán các dịch vụ chuyên nghiệp về CNTT, những dịch vụ này có một loạt danh sách nguồn được thiết lập sẵn được sắp xếp theo loại, trong khi hầu hết phần cứng và phần mềm đều có danh sách Chào giá thường xuyên".

Đối với quá trình chào hàng và thương thảo hợp đồng giữa các DN và lãnh đạo khu vực công thì "hầu hết các tương tác này, đặc biệt ở cấp quan chức chính phủ cao cấp, phải được đăng ký với Cao ủy Canada về vận động hành lang", Aliénor Peyrefitte, Trợ lý điều hành của Chủ tịch và Giám đốc điều hành tại Samuel Associates, một công ty tư vấn chiến lược và quan hệ chính phủ có trụ sở tại Ottawa, cho biết.

Quy định của Đạo luật vận động hành lang của Canada đảm bảo rằng tất cả các cuộc trò chuyện giữa các nhà vận động hành lang và các quan chức chính phủ là minh bạch đối với công chúng Canada.

Nếu một công ty CNTT đã đăng ký đúng quy trình mua sắm của chính phủ Canada, đáp ứng tất cả các tiêu chí đủ điều kiện/bảo mật cần thiết và có thể cung cấp hàng hóa/dịch vụ có giá cả cạnh tranh, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của RFP, họ sẽ có cơ hội có được hợp đồng.

Mains của Tactix cho biết: "Các hợp đồng được trao trên cơ sở đem lại giá trị tốt nhất cho chính phủ. Điều này được xác định dựa trên việc đánh giá các tiêu chí kỹ thuật cho điểm, giá cả và sự tuân thủ các yêu cầu bắt buộc. Với các hợp đồng lớn hơn, cũng có thể cân nhắc xem xét về kinh tế trong khuôn khổ các Chương trình Lợi ích Công nghiệp và Công nghệ và /hoặc Phát triển Kinh tế bản địa".

Điều này được cho là, "nếu bạn đang đấu thầu trên các hợp đồng về cơ bản lớn hơn khả năng và kinh nghiệm hiện có của công ty bạn, thì rất khó có thể giành được những hợp đồng này do quy trình đánh giá mua sắm nghiêm ngặt. Điều quan trọng là nên tham gia vào các gói thầu mà công ty bạn đã có kinh nghiệm thực hiện và có quy mô phù hợp", Seguin nói.

Thách thức lớn nhất khác đối với nhiều nhà cung cấp là thời gian. Chu kỳ bán hàng của chính phủ dài hơn nhiều so với chu kỳ kinh doanh trong khu vực tư nhân. Do đó, các công ty không nên ký hợp đồng mua sắm với khu vực công với hy vọng được thanh toán nhanh, bởi vì điều đó sẽ không xảy ra. Tương tự như vậy, các nhà cung cấp có dự trữ tiền mặt ít nên suy nghĩ kỹ về việc tìm kiếm và thực hiện các đơn đặt hàng của chính phủ, bởi vì thời gian để được thanh toán có thể là rất lâu.

Cải thiện tỷ lệ thắng thầu

Trừ khi công ty CNTT của bạn hiểu rõ về hệ thống mua sắm của khu vực công, nếu không, bạn nên thuê tư vấn để hướng dẫn trong suốt quá trình tham gia thầu. Peyrefitte nói: "Những hiểu biết sâu sắc và hướng dẫn từ một công ty tư vấn mua sắm chính phủ thực sự có thể giúp định hình chiến lược đấu thầu của một công ty CNTT và cuối cùng là cơ hội giành chiến thắng trong hợp đồng mua sắm của chính phủ".

Seguin nói: "Lời khuyên số một của tôi dành cho những người mới tham gia vào quy trình mua sắm của khu vực công là dựa vào người có nhiều kinh nghiệm mua sắm hướng dẫn trong suốt quá trình này".

"Họ có thể hướng dẫn nội bộ những người ra quyết định của công ty về ý nghĩa của các quy trình và họ cũng hiểu cách giao tiếp hiệu quả giữa cán bộ mua sắm và người mua mà họ đang đại diện, bởi vì đây là hai đối tượng rất khác nhau với các cơ quan chức năng khác nhau để đưa ra quyết định về việc mua sắm phần cứng, phần mềm hoặc dịch vụ tương ứng của chính phủ hoặc bất kỳ sự kết hợp nào tùy từng trường hợp".

Tài liệu tham khảo:

[1]. www.cio.com/article/406456/government-tech-procurement-takes-three-times-longer-than-average

[2]. https://supplier-fournisseur-sscp2pspc.ssc-spc.gc.ca/page.aspx/en/usr/login?ReturnUrl=%2fpage.aspx%2fen%2fbuy%2fhome

[3]. https://buyandsell.gc.ca/procurement-support-for-businesses/pac-service-guide